Бот-планер в Телеграм для совместной работы: инструкция и идеи для тайм-менеджмента

Совместные списки дел сильно упрощают работу и повседневные задачи. Поэтому мы выпустили для нашего бота Тукан очень полезное обновление: теперь можно давать пользователям доступ к вашим папкам и вместе работать над проектами. Теперь Тукан – это личный органайзер, таск-трекер и удобный планировщик, и всё это прямо в Телеграм.

Расскажем, как работает новый функционал, и для каких целей его можно использовать.

В двух словах напомню: мы создали бот-планер Тукан, с помощью которого можно сортировать заметки в Телеграм по категориям, превращать их в задачи и помечать выполненными. Вот здесь я рисовал для него логотипы через ChatGPT.

Теперь мы добавили в бот командный доступ. Можно создавать общие папки, добавлять в них других пользователей и совместно работать над задачами. Почти как в больших таск-менеджерах, только внутри мессенджера, быстро и без особой мороки с оформлением. Покажу, как это работает.

Выдаём разрешение:

1. Для начала создаём папку с названием проекта через меню и добавляем туда заметки. Чтобы открыть один из разделов для общего доступа, нужно зайти в меню и нажать /share.

2. Бот покажет список папок, которыми можно поделиться. Чтобы выдать кому-то разрешение, жмём «Дать доступ» под нужной папкой.

3. Появится вот такое сообщение. Чтобы поделиться папкой, нужно отправить username пользователя в ответ на сообщение бота.

4. Вот так это будет выглядеть:

Если всё прошло удачно, бот сразу сообщит о том, что разрешение выдано.

К каждой папке можно подключить любое количество людей. При этом они будут видеть только задачи в разделе с открытым доступом, а остальные останутся приватными.

Чтобы было нагляднее, подготовили короткую видеоинструкцию о том, как предоставить доступ к папке.

Получаем разрешение:

А теперь посмотрим, как всё это выглядит со стороны человека, которому дали доступ к папке. После выдачи разрешения он получает сообщение об этом внутри планера. Вот так оно выглядит:

Папки с общим доступом хранятся там же, где и все остальные: меню → /show (показать категории).

Если открыть список всех папок, сначала бот покажет личные, а под ними – общие папки с доступом.

Можно открыть папку, посмотреть заметки, поменять статус задачи, добавить новую заметку. При этом все пользователи, подключенные к этой папке, будут получать уведомления о новых записях или изменении статуса задачи.

Если совместный доступ больше не нужен, можно в любой момент отозвать разрешение. Вот наглядная инструкция о том, как это сделать:

Новый функционал Тукана отлично подходит для оптимизации личного и рабочего времени. Расскажу, как сам его использую, и подскажу несколько идей.

В повседневных делах бот поможет эффективно спланировать день/неделю/месяц, структурировать цели/задачи для всех членов семьи и не поругаться, если кто-то забыл купить молоко. Например, Тукан помогает планировать:

1. Совместные покупки. Ответственный за наличие продуктов в холодильнике создаёт в планере раздел «Продукты», добавляет туда разные позиции и даёт доступ тому, кто пойдёт в магазин. Вот так будет выглядеть папка со списком покупок:

Адресат купил продукт → нажал «Выполнено» → владельцу папки сразу пришло сообщение от бота.

Ещё это удобно, если покупками в семье занимаются все понемногу: один купил хлеб, другой – кофе, третий – зубную пасту. Планер поможет ни о чём не забыть и не купить лишнего. Заметили, что дома заканчиваются какие-то продукты → добавили в общий список → кто-то из семьи это купил и отметил задачку выполненной.

2. Подготовку к мероприятиям. Если готовитесь к свадьбе, дню рождения или любому другому мероприятию, в планере можно расписать этапы подготовки, сделать из них задачи и отслеживать выполнение. К задачкам легко добавляются референсы, голосовые сообщения, чек-листы, фото и видео.

3. Семейные проекты. Часто появляются задачи, которые надо планировать и выполнять совместно: ремонт, генеральная уборка, подготовка к отпуску или просто распределение обязанностей.

С помощью Тукана можно сначала расписать задачи в общей папке, а потом распределить между членами семьи: например, сделать отдельные категории для папы, мамы и ребёнка, а потом выдать доступы. Или дать доступ к общей папке и предложить членам семьи самим выбрать себе список дел на день.

Когда кто-нибудь из семьи переведёт задачу в выполненные или добавит новую, все остальные получат оповещение об этом. Благодаря такой синхронизации, список всегда поддерживается в актуальном состоянии.

В рабочих проектах Тукан легко заменит нагруженные таск-менеджеры, в которых обычно приходится долго разбираться. Особенно он удобен для проектов, где все рабочие переписки ведутся в Телеграм. Заметки, референсы, задачи будут храниться в одном месте, не придётся создавать десятки чатов для согласования всего на свете.

Например, через планер можно:

1. Создавать и отслеживать задачи. Например, создать несколько папок, чтобы распределить проекты по приоритету: например, «Срочные», «Задачи на неделю», «Сделать когда-нибудь» и т.д. Грамотно распределить рабочий график для всей команды -

К любой задаче можно добавлять референсы – ссылки на посты, картинки, видео и т.д.

2. Делить проект на этапы. Например, руководитель создаёт папку, называет её «Задачи по проекту», добавляет туда разные задачки и подключает команду. Сотрудники разбирают себе задачи и переносят в раздел «В работе», потом отправляют в категорию «На проверку», а потом просто помечают выполненными. Всё наглядно и удобно.

3. Общаться с клиентами внутри планера. Если вы СММ/администратор групп в ТГ и ведёте сразу несколько проектов, можете создать внутри планера папки под разные проекты и дать доступ разным клиентам. Туда можно скидывать референсы, идеи для согласования или готовые посты.

Запустить бота можно по этой ссылке: https://t.me/to_can_bot

При первом запуске активируется тестовый доступ на 30 дней. Этого вполне хватит, чтобы протестировать все возможности бота и понять, будет ли он эффективен для ваших целей. Дальше подписка будет стоить 70 руб./мес. Делали для себя и команды, поэтому цену пока выставили чисто символическую.

Ещё один важный момент: чтобы пользователь получил приглашение, у него уже должен быть запущен Тукан. Иначе бот просто не найдёт пользователя по нику в своей базе. То есть сначала предлагаем человеку запустить бота из его личного аккаунта, а потом открываем доступ к нашей папке. При этом для всех будет действовать пробный период 30 дней.

На месте мы не стоим, поэтому в планах создание декстоп-версии планера, интеграция напоминалок и дедлайнов. И куда без искусственного интеллекта?) Никуда. Мы обдумываем варианты внедрения, чтобы тукан стал полноценным помощником, чтобы можно было работать голосовыми командами, искать свои заметки, ставить новые и пр.

А как вам новый функционал Тукана, что бы добавили/убрали? Делитесь своим мнением в комментариях.