Автоматизированное управление проектами. 13 критериев для осознанного выбора ИСУП, которые изменят ваш подход

Некоторые системы заточены под предоставление информации по ключевым показателям топ-менеджменту, но при этом они крайне «тяжеловесны» и не подходят для текущей работы. Другие – наоборот, подходят для операционки, распределения ответственности за задачи, учета зависимостей этапов работ… Но не формируют прозрачные отчеты для топ и мидл-менеджмента, чтобы принимать своевременные решения.

Как выбрать идеальную информационную систему управления проектами? От чего зависят критерии выбора? На что важно обращать внимание?

13 осознанных критериев для выбора ИСУП описаны ниже в этой статье.

Что система может и что она автоматизирует, включая: автоматизацию процессов и действий, а также автоматизацию управленческой отчетности.

📌 Автоматизация процессов и действий. Например, внесение данных по затратам, обновление информации по срокам, построение календарных планов, формирование запроса на ресурсы — прежде всего всё то, что требует в вашем бизнесе основных усилий при управлении проектом.

📌 Автоматизация отчетности. Это возможность получать из системы нужные данные или информацию в удобном виде. Проверьте, какие инструменты для построения отчетности уже есть в системе – готовые отчеты, настраиваемые статичные отчеты, “плоские” динамические отчеты или интерактивная многомерная отчетность. Также важно проверить, может ли система предоставить данные в требуемом виде для построения отчетности в другом ПО. К базе данных ИСУП должно быть легко подключиться. Производитель ПО должен обеспечить всю необходимую техническую документацию и инструменты для извлечения нужных данных и интеграции.

Важно, чтобы система предоставляла возможность раздать пользователям права доступа на определенные действия (создание, редактирование, просмотр) и информацию в зависимости от роли сотрудника в конкретных проектах и в организации в целом с учетом политики безопасности. Это, например, позволит хранить даже самые "уязвимые" данные в единой системе, а также работать в ИСУП вместе с подрядчиками, не компрометируя конфиденциальную информацию.

Ни одна корпоративная ИТ-система не статична во времени. Ни одна даже самая продвинутая компания до внедрения ИСУП не знает, что ей понадобится на горизонте 1-3 года на 100% (хотя часто думает, что знает). Потребности в новых функциях и отчетности растут вместе со зрелостью управленческих процессов и опытом использования системы.

В идеале ИСУП можно донастроить на трех уровнях:

1 уровень. Пользовательская настройка отчетов, гибкость в "косметических" изменениях с точки зрения пользователя.

2 уровень. Возможность использовать формулы для расчета метрик, автоматизировать сценарии работы и т.д.

3 уровень. Возможность дорабатывать систему (делать доработки непосредственно на платформе или в интегрированных с ней приложениях).

Если одна компания объединяет производителя софта и интегратора, внедряющего решение, у нее возникает своеобразный конфликт интересов. Производитель софта прежде всего заинтересован в создании универсального продукта для широкого круга клиентов, продаже лицензий и снижении стоимости лицензий. Интегратор заинтересован в том, чтобы успешно внедрить продукт, завоевать авторитет у клиента и остаться на развитие и сопровождение. При отсутствии конкуренции интеграторов или наличии доходов от продажи лицензий мотивация на то, чтобы повышать экспертизу во внедрении ИСУП, часто не слишком высока.

Выбирая ПО для управления проектами, обратите внимание на наличие и стоимость нужных экспертов на рынке для выполнения отдельных работ или найма внутрь организации. Если экспертов достаточно и они стоят разумных денег, вы легко сможете найти себе специалистов в штат. Иначе вы обречены на зависимость от производителя и интегратора.

Посмотрите, какие технологии уже есть в компании. Весьма вероятно, что платформа, на которой можно развернуть ИСУП, уже используется для решения определенных задач компании (например, 1С: УНС, 1С: ЭДО или Jira).

У выбора уже знакомой в компании платформы много преимуществ:

📌В вашей компании уже есть эксперты, знакомые с используемыми ИСУП технологиями.

📌Гораздо проще добавить новые модули к уже используемой технологической платформе, чем внедрять новую.

📌Использование знакомой системы упрощает знакомство технических специалистов и пользователей с ИСУП, выполнение интеграций, выгрузки и загрузки данных.

📌Сотрудники уже привыкли работать с аналогичным интерфейсом.

📌У компании уже есть опыт поддержки и развития платформы.

📌Возможные проблемы платформы уже известны.

При выборе ИСУП важно оценивать стоимость лицензий для разных категорий пользователей: кто-то будет конфигурировать систему, кто-то непосредственно работать с ней, кому-то нужен доступ только для просмотра информации, а другим пользователям необходимо использовать ИСУП для оформления заявок на доработки. Важно помнить, что реальная стоимость владения часто выясняется в процессе эксплуатации системы.

Позволяет оценить потенциал ИСУП и убедиться, что система уже успешно применялась и эффективно развивается в похожих компаниях и способна решать задачи, с которыми сталкивается ваш бизнес.

При выборе ИСУП учитывайте, насколько систему легко интегрировать с другими системами – финансово-бухгалтерской, системой электронного документооборота, системой подготовки управленческой отчетности. Интеграция позволяет упростить процессы обработки информации, устранить дублирование данных и минимизировать ошибки.

Не так давно Atlassian объявил об уходе Jira из России, в связи с чем многие компании сейчас ищут системе замену. Учитывайте этот фактор риска при выборе ИСУП. Обращайте внимание на наличие в составе платформы компонентов и модулей, которые потенциально могут перестать поддерживаться производителем или интегратором из-за санкционных рисков.

Чем больше внедрений, тем больше обратной связи от пользователей и тем лучше при прочих равных будут протестированы различные сценарии использования, следовательно, по ним будет куда меньше багов. Так, например, софт, который пишется под задачи отдельной компании, не будет настолько же всесторонне протестирован, как софт системы с более, чем сотней клиентов.

Трудоемкость одних и тех же действий может отличаться между ИСУП в несколько раз, что может приводить не только к замедлению процессов, но и отторжению системы пользователями или саботажу наиболее трудоемких операций. Обязательно сравните трудоемкость совершения операций с уже привычными инструментами, например, MS Excel.

В рамках этого пункта обязательно смотрите на:

📌Скорость, с которой можно выполнять те или иные действия (например, вносить изменения в задачу: нужно ли для этого открывать каждую задачу и переходить в отдельный экран или можно сделать это проще с меньшим количеством действий).

📌Ошибкоемкость — насколько легко сделать ошибки при совершении наиболее частых действий и насколько сложно эти ошибки потом исправлять.

Именно в течение этого времени становятся понятны сильные и слабые стороны ИСУП, возможность ее развивать с учетом потребностей компании, реальные затраты и ресурсы, необходимые для ее развития и поддержки.

Больше полезных постов, статей, гайдов и видео в моем телеграм канале, где я каждый день делюсь современными методами и инструментами, кейсами и инсайтами в области управления проектами и изменениями. Подписывайтесь!