Как сеть заведений P.Love ускорили время согласования документов в несколько раз с помощью ELMA365
Как было раньше (точка А):
До внедрения ELMA365 процесс согласования счетов в “P.Love” был неэффективен и трудоемок:
- Сотрудники формировали счета и отправляли их по WhatsApp финансовому директору.
- Финансовый директор, в свою очередь, согласовывал или отклонял счет и перенаправлял его в бухгалтерию или обратно сотруднику на доработку.
- Весь документооборот велся в WhatsApp, что не позволяло вести учет документов и контроля за их статусом.
Что мы сделали:
Мы провели анализ текущего состояния и разработали план по автоматизации процесса согласования документов с использованием платформы ELMA365.
Создание и реализация объектной модели:
1. Раздел “Счета”
- Приложение “Реестр платежей” — для создания, хранения и управления счетами.
- Приложение “База контрагентов” — для создания, хранения и управления данными контрагентов.
- Приложение “База договоров” — для создания, хранения и управления договорами.
- Справочник “Назначение платежей” — для создания и хранения назначений платежей.
- Приложение “Создать счет” — для запуска процесса согласования счетов.
2. Бизнес-процесс:
- Разработан и настроен бизнес-процесс “Согласование счетов” с 8-ю зонами ответственности.
- Введена возможность выбора определенного согласующего из доступного набора, который может варьироваться у разных сотрудников.
- Интеграция с DaData: при вводе ИНН контрагента автоматически подтягивается вся необходимая информация.
- Настроены уведомления об изменении статуса счета, что позволяет инициатору всегда быть в курсе этапов согласования.
- Настроены статусы счетов, определенные клиентом.
3. Права доступа:
- Настроены группы пользователей и организационная структура, что позволило ограничить функционал пользователей и исключить случайные ошибки.
4. Интерфейс:
- Учитывая требования клиента, формы были адаптированы для отображения на мобильных устройствах, обеспечивая удобный доступ к системе с любых устройств. Карточка счета в ELMA365
Форма создания счета через мобильное приложение ELMA365
Сроки реализации этапа
Описанный этап по разработке бизнес-процесса “Согласование счетов” был реализован в течении 1-го спринта (2 рабочие недели).
Результаты
Внедрение ELMA365 позволило сети заведений “P.Love” существенно повысить эффективность и прозрачность процесса согласования счетов:
- Время на согласование счетов сократилось в несколько раз.
- Снизилось количество ошибок и дублирования данных.
- Повысилась удовлетворенность сотрудников благодаря прозрачности и контролируемости процессов.
- Управление документооборотом стало централизованным и удобным.
Заключение
Автоматизация процесса согласования счетов с помощью ELMA365 позволила “P.Love” не только оптимизировать внутренние бизнес-процессы, но и создать прочную основу для дальнейшего роста и развития компании. Опыт успешного внедрения ELMA365 демонстрирует, как современные технологии могут улучшить эффективность и конкурентоспособность бизнеса.
Хотите, чтобы ваш бизнес также стал более эффективным и конкурентоспособным? Обратитесь к нам для консультации по внедрению ELMA365! Мы поможем вам автоматизировать бизнес-процессы и добиться значительных улучшений в работе вашей компании.