Переход на КЭДО по всем правилам и шаблоны ЛНА

Автоматизация кадровых процессов значительно сокращает время на обработку документов, уменьшает риск ошибок и повышает эффективность работы. Но перейти на КЭДО без подготовки нельзя — сначала придется оформить все необходимые локальные нормативные акты (ЛНА).

Электронный кадровый документооборот постепенно вытесняет классическое кадровое делопроизводство на бумаге. Бизнес стремится по максимуму цифровизировать процессы и системы КЭДО как раз помогают это сделать с наименьшими усилиями. Но желание быть технологичной компанией — не единственная причина перехода на КЭДО. Вот, почему еще компании выбирают электронный кадровый документооборот:— Сокращаются затраты. Компания больше не тратит деньги на бумагу, принтеры и архивное хранение документов — сэкономленные ресурсы можно перенаправить на другие важные задачи.— Ускоряются процессы. Электронные документы обрабатываются быстрее, чем бумажные. Например, согласование отпуска сотрудника в электронном виде может занять считанные минуты, тогда как в бумажном формате этот процесс иной раз растягивается на несколько дней.— Легче работать на удаленке. В условиях удаленной работы КЭДО позволяет сотрудникам и работодателю обмениваться документами без посещения офиса или почты. Это особенно важно для компаний с распределенной структурой.

До непосредственного перехода на электронный кадровый документооборот компании надо обеспечить юридическую значимость электронных документов. Без должной подготовки и оформления локально-нормативных актов (ЛНА), КЭДО нельзя считать легитимным. Сам порядок перехода на КЭДО и дальнейшей работы с электронными кадровыми документами зафиксирован в ст. 22.2 ТК РФ «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот».

Положение о переходе на КЭДОПоложение определяет порядок и основные условия перехода компании на кадровый электронный документооборот.Что должно быть в документе?— Сведения об выбранной информационной системе КЭДО;— Список документов, переводимых в электронный формат;— Перечень категорий работников, в отношении которых действуют правила перехода на кадровый электронный документооборот;— Срок уведомления сотрудников о переходе на КЭДО;— Сведения о дате начала ведения кадрового учета в электронном виде.Также по желанию работодатель может добавить в положение цели и задачи перехода на КЭДО, порядок проверки электронных подписей.

Что должно быть в документе?— Утверждение и дата начала действия Положения о переходе на КЭДО;— Список сотрудников, ответственных за внедрение;— Сроки и этапы внедрения системы КЭДО;— Информация о необходимых подготовительных мероприятиях;— Инструкция о действиях сотрудников в связи с переходом на КЭДО.Приказ юридически оформляет начало процесса перехода на электронный документооборот, утверждает Положение и назначает ответственных за его реализацию.

Что должно быть в документе?— Наименование ЛНА, с которыми ознакомлены сотрудники;— Список сотрудников, ознакомившихся с ЛНА;— Подписи сотрудников, подтверждающие факт ознакомления;— Дата ознакомления;— Лицо, ответственное за проведение ознакомления, и его подпись.Работодатель должен ознакомить сотрудников с Положением и Приказом и зафиксировать факт ознакомления под роспись. Это можно сделать по-разному: предложить сотруднику оставить запись в журнале ознакомления с ЛНА, составить отдельный лист ознакомления или включить пункт об ознакомлении в уведомление о переходе на КЭДО (о нем поговорим дальше).

Что должно быть в документе?— Причины и цели перехода на КЭДО;— Перечень документов, которые будут вестись в электронном виде (по желанию);— Информация о правах и обязанностях сотрудников в связи с переходом на КЭДО;— Порядок действий сотрудников по подписанию согласия.Этим документом работодатель предупреждает сотрудников о предстоящем переходе на КЭДО и просит дать свое согласие.

Документ подтверждает добровольное согласие сотрудника на использование электронных документов в кадровом учете.Важно! Заставить сотрудника подписать согласие — нельзя, иначе работодатель рискует получить штраф. Если сотрудник не хочет переходить на КЭДО, можно попробовать объяснить ему плюсы нового формата работы с документами. Как это сделать, рассказываем в другой статье.

— Полное наименование работодателя;— Должность, ФИО и подпись сотрудника;— Дата подписания и дата, с которой сотрудник готов перейти на КЭДО.

Такое согласие пригодится, если работодатель устанавливает систему КЭДО в стороннем облаке и передает вендору персональные данные работников для создания личного кабинета (ст. 88 ТК, ч.4 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Согласие надо подписывать на бумаге, потому что документ передается вендору до перехода компании на КЭДО.Что должно быть в документе?— Полное наименование работодателя и ФИО сотрудника;— Перечень персональных данных, подлежащих обработке и передаче;— Цели обработки и передачи данных;— Название системы КЭДО;— Права и обязанности сторон в отношении обработки данных;— Подпись сотрудника и дата подписания.

Документ фиксирует правила работы с электронной подписью в КЭДО. Соглашение надо заключать, если хотя бы одна из сторон (работодатель или сотрудник) использует УНЭП или ПЭП вместо собственноручной подписи.

— Полное наименование работодателя и ФИО сотрудника;— Описание видов электронной подписи, используемых в компании в рамках КЭДО;— Порядок получения и использования электронной подписи;— Обязанности сторон по защите ключей электронной подписи;— Порядок проверки подлинности электронной подписи;— Ответственность за неправильное использование электронной подписи;— Подпись сотрудника и дата подписания.Мы подготовили шаблоны четырех основных документов для перехода на КЭДО — оставьте заявку, чтобы получить весь пакет на электронную почту.