От Excel к «Битрикс24» в управлении проектами. Планировали сэкономить сотни, заработали миллионы

«Полмиллиона рублей в месяц — столько нам стоят бесконечные совещания!» — так начал встречу с нашим бизнес-аналитиком собственник проектной компании с оборотом более полутора миллиардов рублей в год. За несколько месяцев после этого разговора собственник смог сократить количество встреч в календаре в три раза (с 20 до 6–7 в неделю). При этом работа не завалилась. Наоборот процент проектов с просрочкой снизился на 20%. Что было сделано?

«Однажды мы просидели на совещании 4 часа подряд. Собственник (он же генеральный), зам, финансовый, начальник производства, начальник снабжения, у всех зарплаты топ-менеджеров. Посчитали — 50 тысяч рублей нам стоит одно такое совещание». А в месяц их как минимум с десяток.

Собственник проектной компании устал работать одновременно ещё и проектным менеджером, и надсмотрщиком с палкой. Решил навести порядок, автоматизировать работу компании и обратился к нам за помощью во внедрении Битрикс24.

Мы — это INVO Group, топ-5* интегратор Битрикс24. Я директор по продукту Николай Емельяненко. Под моим руководством бизнес-аналитики INVO помогли уже больше чем 1000 компаний в России перейти на управление бизнесом с помощью Битрикс24.

Я взял интервью у собственника проектной компании через три месяца после переезда в Битрикс24 и сейчас расскажу по шагам, как мы помогли им сократить долгие совещания и освободить время топ-менеджеров для важных задач.

Затянутые совещания оказались только верхушкой айсберга. Наши бизнес-аналитики копнули глубже и разобрались, в чем их причина. Оказалось, что:

После того как мы отрисовали as is (как есть сейчас), стало понятно, что львиная доля времени уходит не на совещания сами по себе, а на неэффективное управление проектами.

Вот пример, который вызвал взрыв негодования у собственника. От постоянного клиента пришла заявка на тендер. Менеджер продаж пошёл к производству за расчётами для коммерческого предложения. Задача где-то потерялась. Производству некогда. В итоге уже напрямую собственник получает звонок от клиента: «Ну и где ваше КП? Через два часа закрывается подача заявок на тендер».

И завертелось. Собственник вызывает менеджера продаж, тот на встрече с клиентом, трубку не берёт. Производство не может найти информацию, что за КП нужно. Все на ушах, нигде нет данных. В итоге КП всё же отправляют, но в последний момент, сделанное из того, что было. При этом собственника оторвали от работы на несколько часов, потому что без него, как обычно, ничего бы не решилось.

Если производство просрочит задачу, об этом сразу станет известно менеджеру. Задача подсветится красным и у исполнителя, и у постановщика. Тогда продажник забьёт тревогу, позвонит или ногами побежит на производство, чтобы их поторопить. И это будет не в последний момент.

И даже если менеджер продаж заболел, исчез, забыл про задачу, просроченное дело увидит руководитель отдела продаж — ноги в руки и протолкнет задачу по тендеру. И тоже не в последний момент. А главное, полностью без волшебного пенделя от собственника.

В деталях описать всю систему в рамках одной статьи не получится. Но я покажу самые важные блоки и их пользу:

Польза: Вместо 3 недель коммерческое предложение теперь готовится в среднем 1 неделю.

Было: Раньше информацию пересылали друг другу в почте. В простом случае менеджеру продаж требовался только ответ от менеджера производства. Но часто нужны были также согласования от начальника производства или от генерального директора. Эти согласования растягивались на недели. Менеджер продаж всем писал, напоминал, а в итоге бегал ногами в попытке проникнуть в кабинет генерального между совещаниями.

Стало: Теперь процесс работы со всеми коммерческими предложениями происходит онлайн в воронке отдела продаж.

Менеджеру производства на расчёты по умолчанию даётся 2 рабочих дня. Если он не сделает их вовремя, задача окрасится красным цветом и ему придет уведомление о просрочке.

Менеджеру продаж не надо бегать за генеральным директором для согласования. Достаточно сформировать коммерческое предложение в системе, и оно автоматически уйдет руководству.

Руководитель отдела продаж регулярно контролирует срок подготовки коммерческих предложения и за три месяца добился от менеджеров ускорения с 3 недель до 1 недели в среднем.

Начальник производства ставит свою визу в задаче на согласование коммерческого предложения.

Генеральный директор согласует КП в два клика, просто нажав кнопку «Принять работу». Или отправляет на доработку.

При автоматизации согласований пришлось поломать копья на встречах с собственником. Поначалу он был против переноса согласования в систему, опасался, что его завалят мелкими контрактами. Хотелось тратить время только на крупные сделки, хотя бы от миллиона рублей.

Мы придумали выход. Теперь система сама создаёт задачу на согласование контракта только для сделок, где указана сумма более 1 миллиона рублей. А более мелкие пропускает дальше по воронке без согласования. В компании два согласователя — начальник производства и генеральный директор. Сначала свою визу в задаче ставит начальник производства. А потом генеральный нажимает финальную кнопку.

Польза: количество проектов с просрочкой снизилось на 20%. Сократилось время совещаний по проектам — прогресс по ним руководитель проверяет в системе.

Было: проекты велись в Excel-таблицах. Часто информации терялась, кто-то не записал или устно передал на словах. Новых сотрудников приходилось «за ручку» вести по процессу и контролировать каждый шаг.

Стало: Все проекты ведутся в воронке проектов по стадиям. Вся картина теперь на рабочем столе руководителя отдела.

Например, упало много заявок на стадию «Новые заявки» и их некому раздавать. Оперативно можно согласовать с отделом продаж, какие проекты более срочные, а какие перенести на более поздние даты. Либо начать найм новых сотрудников.

Другой пример, проекты зависают на стадии составления графика работ. Можно разобрать именно эту стадию. Что мешает сотрудникам составлять графики в срок? Может, нужны новые договоренности с командой, регламент или прокачка в принятии решений.

В проекте всегда назначена задача со сроком. Невозможно передвинуть проект по воронке, не завершив текущую задачу. Руководитель на планерке оперативно разбирает только «красные» просроченные задачи, а не проходится по всем.

Раньше в компании вручную раз в месяц собирали статистику, сколько проектов сдаётся в срок. Теперь эту статистику можно смотреть хоть каждый день с помощью фильтра по дате завершения проекта. Руководитель выбирает все проекты, у которых до завершения меньше месяца, и, если где-то грозит просрочка, оперативно поднимает по ним приоритет.

За счёт еженедельного контроля количество проектов сданных в срок за 3 месяца увеличилось на 20%.

Все ссылки, документы, переписка хранятся в карточке проекта. Даже если ответственного сотрудника нет на месте, данные доступны.

Раньше новый менеджер проекта мог перепутать последовательность действий, что-то сделать не по регламенту. Ему приходилось отрывать руководителя вопросами. Теперь часть задач создаётся автоматически, сразу со ссылкой на регламент.

Сотрудник как будто проходит квест. Сделал задачу — перешёл на следующий этап и снова получил задание от системы.

Польза: Снизился процент потерянных из-за просрочки клиентов. Раньше теряли 1-2 крупных заказа в месяц из-за скорости. За последние три месяца потерь не было.

Было: Сроки подготовки КП не измерялись. Было очевидно, что проблема есть, потому что нередко поступали звонки от клиентов с напоминанием. А часть заказов терялась из-за долгой подготовки.

Стало: Статистику по срокам подготовки коммерческих предложений можно оценить в динамике в любой момент.

На дашборде видно:

Если КП отправлено раньше срока, то строка подсвечивается в таблице зелёным. Срок по умолчанию — 10 рабочих дней. Но по факту чаще всего КП отправляются уже через неделю.

Польза: Сократилось количество просроченных оплат.

Было: Менеджеры продаж забывали вовремя запросить у клиента постоплаты. Проект завершен, а отдел продаж про это не знает. Пока узнал, оплата уже в просрочке. Проектов сделали много, а на счетах по нулям и компания на грани кассового разрыва.

Стало: Мы связали воронку продаж и воронку проектов. Теперь когда проект в воронке производства переходит на стадию «Реализован», в воронке отдела продаж карточка сделки автоматически передвигается со стадии «Производство запущено» на стадию «Производство завершено/Контроль оплат», а на менеджера продаж создастся задача по получению постоплаты и приходит напоминание.

Все текущие оплаты хранятся в системе со статусом «Оплачено», а постоплаты со статусом «Не оплачено». Руководителю отдела продаж проще стало контролировать получение денег в срок, а финансовому директору — прогнозировать поступления и избежать кассового разрыва.

Мы посчитали вместе с собственником количество встреч в его календаре до и после.

Ключевое изменение в работе компании: трансформация работы по проектам. Теперь вместо того чтобы вслух пересказывать все проблемы в проекте, достаточно быстро просмотреть отчет в системе. Не приходится всей толпой на планёрках обсуждать вопрос, который касается кого-то одного.

«У меня сократилось количество встреч и появилось пространство в жизни и в мыслях, чтобы подумать, что-то спланировать. Раньше я просто разгребал завалы из просрочек, разруливал конфликты на совещаниях. Теперь всё по каждому проекту в системе. Контроль удалось делегировать руководителям проектов. Конечно, много недочетов, не все ещё привыкли вносить данные. Но за три месяца прогресс огромный. Я теперь вообще не понимаю, как можно было работать раньше без единого портала».

Если вы собственник или топ-менеджер и хотите систематизировать работу в проектах, освободить свое время и делегировать работу руководителям направлений, давайте познакомимся ближе и обсудим вариант автоматизации под ваш бизнес. Запишитесь на встречу с нашим бизнес-экспертом здесь. Увидимся!

*INVO Group по итогам 2023 года входит в топ-5 компаний по объему продаж облачной версии Битрикс24 среди 13 тысяч интеграторов по данным компании «1С-Битрикс».