Управление проектами в консалтинговой компании: опыт Intapplex
Любая компания, которая занимается консалтингом, сталкивается с необходимостью управления временем сотрудников. Здесь не всегда подходит scrum-подход со спринтами: в рамках недели или двух клиент может полностью изменить видение проекта, что вся предыдущая работа будет нуждаться в серьезной корректировке.
И дело не в клиенте, а в динамике, в которой развивается бизнес. Об управлении проектами в консалтинге расскажет наш партнер и клиент, команда Intapplex.
Кейс проектного планирования
Коллеги из Intapplex специализируются на автоматизации планирования и бюджетирования бизнеса, где на каждый проект выделена отдельная команда. Однако в сезон высокой занятости, когда количество проектов увеличивается, появляется необходимость более точечно подходить к распределению ресурсов.
В консалтинге важно приоритизировать задачи и понимать у какого специалиста с каким уровнем квалификации в какой момент снижается или увеличивается загрузка. Такое отслеживание помогает понять, где требуется участие директора в проекте, правильно ли оценили время для выполнения задачи, а если нет, то в чем состоит трудность.
Такой точный учет помогает оценить прибыльность реализации проекта, необходимость дополнительного обучения сотрудников, а также понять есть ли в компании возможность взять новый проект в работу или нет.
Раннее коллеги использовали трекер для проектов, но такой подход оказался не самым удобным.
Например, большинство трекеров работают только на постановку задач, а фиксация и общий подсчет времени, как в разрезе проекта, так и по сотрудникам, в них не предусмотрен.
Кроме этого, коллегам требовалось рассчитывать финансовый результат по проекту, а трекеры не позволяют привязывать ставку конкретного специалиста к отработанным часам.
В итоге все финансовое управление компанией реализовывалось в таблицах Excel.
Все бы ничего, но проекты бывают разные: одни занимают 6-12 месяцев, другие - 2-3 месяца, а некоторые и вовсе несколько недель. В итоге, для расчета результата за квартал приходилось оперировать Excel таблицами с макросами и VBA-запросами.
Для более удобного управления процессом коллеги решили реализовать проектное планирование и расчет финансового результата в Планум.
Автоматизация проектного планирования
У каждого сотрудника есть табель, где указан код проекта и задачи. В конце дня сотрудник указывает время, затраченное на выполнение проектных задач.
В итоге менеджеру достаточно выгрузить ранее созданный отчет, где указано время затраченное на выполнение проекта по группе сотрудников (архитектор, разработчик, консультант), ставки и итоговый финансовый результат.
К этим данным можно добавить плановые значения и посмотреть на итоговую реализацию, которая входит в KPI менеджера.
Также ушла проблема с заведением новых проектов в систему: все данные проставляются в одной директории, система автоматически проставляет номер проекта.
При этом менеджер может самостоятельно выдать права нужным сотрудникам на заполнение табелей по проекту.
Итоги проекта
Конечно, упростилось управление проектом. В одной модели и задачи, и загрузка персонала, и финансы.
Не надо тратить время на сведение файлов и формирование итогового отчета.
Адаптация персонала к новому порядку управления прошла успешно: у большинства сотрудников был опыт работы в крупных консалтинговых компаниях, где внедрена такая система управления.
Чтобы узнать, как Планум может помочь решить ваши задачи управления, переходите на наш сайт.