Пять основных заблуждений тайм-менеджмента
О том, что временем можно управлять и успевать за то же время сделать больше, чем обычно, написано много статей. Сервис управления делами ЛидерТаск предлагает свои рецепты организации работы и экономии времени, которые отлично работают. Однако стоит избавиться от неоправданных иллюзий и самых распространенных заблуждений, которые связаны с сокращением времени.
Заблуждение #1. Тайм-менеджмент управляет временем
Иллюзия о том, что время можно растягивать, как резиновое, самая распространенная. Если мы получили в пользование инструменты тайм-менеджмента, то кажется, что можно остановить рабочие часы и вместить в рабочий день целую неделю. Увы, 24 часа в сутках не растягиваются ни в 48, ни даже в 25, с этим необходимо смириться.
Что делать? Четко понимать, что с помощью тайм-менеджмента можно разгрузить свой рабочий день от ненужной работы и организовать его более результативно. Но важно помнить о том, что даже самый совершенный инструмент тайм-менеджмента не застрахует вас от ошибок и форс-мажоров. Даже в самом организованном режиме работы будут иногда сбои — примите это, как данность. Научитесь получать удовольствие от того, что основная часть работ все-таки сделана.
Заблуждение #2. Время ограничено
То, что мы не сделали сегодня, можно сделать завтра — одно из принятых заблуждений человечества. Кажется, что ничего нет страшного в том, если какое-то дело можно отложить. Ведь даже в природе животные действуют по наитию — охотятся, когда проголодаются, спят, когда устанут... Но отложенная на завтра работа имеет обыкновение нагромождаться неподъемными пластами, и разгребать их будет намного тяжелее.
Что делать? Не откладывать на завтра то, что нужно сделать сегодня. Новый день поставит новые задачи, а невыполненные дела будут висеть камнем на шее. Время — ограниченный ресурс, поэтому важно записывать дела в «закрытые списки». В день можно справиться с четырьмя-пятью важными задачами. Эти задачи нужно вносить в список накануне, а с утра не соблазняться мыслью что-то вычеркнуть или добавить. Дела из списка выполняются именно в тот день, на который они запланированы.
Важные цели помечайте красным, второстепенные — синим, не забывайте и о незначительных задачах, которые необходимо решить именно сегодня.
Планирование осуществляйте заранее и постарайтесь потом не вносить коррективы, если они не вызваны крайней необходимостью.
Заблуждение #3. Все дела нужно делать быстро и много
Перфекционисты считают, что выполнять поставленные задачи нужно, как можно быстрее. Но ведь каждое блюдо готовится строго по таймингу. Так почему же время на решение рабочих задач нужно сокращать?
Если выдалась свободная минутка, ее нужно заполнить работой — неверный постулат. Спешка приводит к падению качества работы: в сделанный впопыхах отчет проберутся ошибки, близкие обидятся за нервное поведение, информация из учебника или подкаста пролетит мимо.
Что делать? Составляйте свой рабочий график, уделяя каждой задаче столько времени, сколько необходимо для ее решения.
Принять, что «успех» — понятие индивидуальное. Не стоит ориентироваться на самых успешных людей в мире и изводить себя списками из десятков дел. Ресурсы, которыми эти люди пользовались для достижения своего уровня, неизвестны окружающим. Скорее всего, их ресурсы сильно отличались от наших, и приблизиться к звездам через составление безумных списков невозможно.
Заблуждение #4. Составлять списки на месяц и год вперед
Совет составлять список задач на день многих подвигает на большее: а почему бы не расписать свой рабочий график на месяц вперед, а то и год?
Увы, обстоятельства не ориентируются на наши графики: возникают новые задачи, появляются новые дела. И тогда можно почувствовать себя неудачником — надо же, приходится вычеркивать запланированное в угоду новых целей. Такая ситуация способна вогнать в депрессию и заставить сомневаться в собственной компетенции.
Что делать? Составляйте «закрытые списки» на один день. Долгоиграющие планы тоже можно записывать, но при этом не ставить на них четкую дату, а определять, к примеру, месяц. Когда вы почувствуете, что пришло время выполнять эту цель, вносите ее в свой ежедневный план.
Помните о том, что долгосрочное планирование — это ваш ориентир, не более. Не бойтесь менять цели и приоритеты, сверяйте раз в месяц свои задачи и смело вычеркивайте то, без чего можно обойтись. Помните — важных долговременных целей должно быть не более трех-четырех.
Заблуждение #5. Делать все сразу, как Юлий Цезарь
Браться за все дела одновременно — практика весьма распространенная у многих ответственных руководителей. Избавьтесь от такого графика работы. Иначе гарантированы стрессы, срывы и постоянные авралы. Ученые из мичиганского университета провели исследования и оказалось, что если работать над несколькими задачами сразу, как Гай Юлий Цезарь, эффективность труда снижается на 30-40%, а чувство морального удовлетворения от работы стремится к нулю. К тому же, чисто физически невозможно работать в таком темпе постоянно — срыв и депрессия обеспечены.
Что делать? Трезво оценивать свои силы и возможности. Составлять «закрытые списки», группировать задачи, отводить под них достаточно время. И попробовать работать по «методу чемодана».
Что такое «метод чемодана»
Когда вы отправляетесь в дорогу, то отдаете себе отчет, что в чемодан поместится строго определенное количество вещей. «Метод чемодана» на работе — это четкое понимание, что за определенный период времени можно выполнить определенное количество задач. Если что-то «не помещается», нужно определить приоритеты и «выбросить» те цели, которые не важны. Если от них нельзя избавиться, положите их в другой «чемодан» — перенесите выполнение этих задач на другое время.
Программа ЛидерТаск поможет правильно упаковать свой рабочий «чемодан», который вы будете нести легко и с удовольствием.
Надо попробовать
Еще один никому не нужный планировщик
Я пользуюсь планировщиком)))) рекламировать его не стану, но мне стало гораздо удобнее жить и работать!
Николай, почему никому не нужный? Если вы не пользуетесь ими, это не значит, что все не пользуются)
Напишите в заголовке "Реклама Лидертаск". Так будет честнее по отношению к читателям
Какая разница, упоминала компания о себе или нет. Хорошо, когда есть выбор. Я использую планировщик, уже на протяжении двух лет кстати практикую его для себя, даже для личных целей стала его юзать, электронный список дел всегда под рукой на устройстве, которое удобнее всего мне использовать в данный момент. Если в план внесены изменения, он автоматически синхронизируется на всех устройствах.
А статья отличная, спасибо! Желаю всем найти для себя свой планировщик) и грамотно распоряжаться своим временем!
Кирилл, вы тоже делитесь информацией, мы поделились своей :) И рассказали о заблуждениях тайм-менеджмента.