Если бесят уведомления в рабочих чатах: как снизить поток входящих сообщений

Трель уведомлений из рабочих чатов иногда становится такой плотной, что начинаешь забывать, над чем вообще работаешь.

Рабочие сообщения совсем пропускать нельзя, но можно сделать так, чтобы до вас доходило только самое важное. Рассказываем, как настроить входящий поток на примере мессенджера МТС Линк Чаты.

Часть людей не отключает уведомления в рабочих чатах и самом мессенджере, потому что боится пропустить важные сообщения. В этом случае поток входящих сообщений не утихает (особенно в больших компаниях) и вызывает у человека стресс и эмоциональную перегрузку. Поэтому отключайте пуш-уведомления в чатах, где ваше внимание не должно быть постоянным. Например, это могут быть корпоративные новости и каналы отделов, которые прямо не относятся к вам.

Можно пойти чуть дальше и вообще заблокировать все пуш-уведомления на уровне системы. Для этого используйте режим фокусировки для Windows и MacOS или оставьте уведомления только на телефоне без звука. В браузере Chrome не пропустить входящие сообщения поможет мигающий огонек вкладки, а на десктопе — счетчик на иконке приложения.

Статус не закрывает личку, но помогает коллегам сориентироваться, есть ли смысл сейчас что-то спрашивать у человека, который ушел на встречу, обедает или вообще в отпуске. Конечно, это не остановит горящие задачи, но хотя бы несрочное будет отложено на потом.

В мессенджере МТС Линк Чаты можно не только поменять аватарку на заготовку «занят», но и поставить статус: выбрать любой эмодзи, добавить к нему подпись и срок действия. Вы сможете создать свой набор статусов под любой случай: «еду в метро», «спортзал», «на встрече с клиентом», «работаю над проектом».

Вместо сотни новых сообщений в чате на несколько тем, может быть всего три треда, в которых и ведется вся переписка. Если вы захотите перестать следить за тредом, то его пуш-уведомления всегда можно выключить.

Переключение между рабочими сервисами за день может быть от сотни до тысячи раз. Каждое такое переключение — это трата вашего внимания и сил, которые не бесконечны.

И хотя постоянное переключение создает эффект высокой погруженности в работу, некоторые исследования показывают, что многозадачность снижает концентрацию внимания. В психологии этот эффект называют «затратами на переключение»: на постоянный переход от одной задаче к другой может требоваться больше умственных усилий.

Если вы работаете асинхронно и в вашей компании нормально не отвечать на сообщения сразу, то вы можете воспользоваться этим: проверяйте чаты раз в час или в начале, середине и конце дня. Так вы можете сохранить свое внимание и не растрачивать силы на постоянное переключение внимания.

Реакции заменяют односложные ответы и комментарии: «окей», «увидел», «принято», «поздравляю». Реакции реально снижают поток сообщений: мы в этом убедились сами, когда выпустили эту функцию в мессенджере.

Если открыли чат, то решайте сразу, что делать: например, ответить, что вы прямо сейчас будете выполнять задачу, или написать, что возьметесь за нее позже.

Если не отвечать на сообщения, то вы можете забыть про разговор и вам будут напоминать про него снова и снова, а это опять лишние уведомления. Да и молчать пару дней — это не очень вежливо 🙂

Еще количество входящих сообщений можно снизить, если самому оформлять сообщения лучше. Например, помещать всю важную информацию в одно сообщение и при этом писать коротко и ясно.

Больше советов в статье «Как оформлять сообщения для коллег — 12 советов по деловой переписке в мессенджерах».

Рабочий чат может отвлекать от выполнения задач, особенно если обсуждения непродуктивны, а задачи и требования неясны. Если начинается бурное обсуждение или спор, то, вероятно, лучше устроить звонок — сразу или запланированный. В Чатах от МТС Линк вы можете созвониться из любого канала и обсудить вопрос один на один или всей командой.

Все эти правила не будут работать, если их соблюдает не вся команда (да и вы сами). Поэтому шер, лайки и репост — сделаем рабочие коммуникации лучше.

Ну а собраться можно в Чатах от МТС Линк — в нем есть всё, что нужно: треды, статусы и настраиваемые уведомления. У нас есть бесплатный тариф, который поможет оценить мессенджер.