Система учета рабочего времени: внедряем эффективно и безболезненно

Ленивые сотрудники есть в каждом коллективе, и это серьезная проблема для работодателя. Они тратят большую часть оплачиваемого времени на посторонние дела: медленно пьют кофе, сидят в социальных сетях, беседуют с коллегами. Между перерывами на чай наступает обед, а там и конец дня не за горами. Все, что не успели сделать, отложено на завтра. И так может продолжаться бесконечно.

Эффективный руководитель не будет терпеть постоянную безответственность подчиненных. Однако не все готовы брать на себя роль надсмотрщика и тратить ресурсы на беспрерывный контроль нерадивых подчиненных. В такой ситуации помогает программа учета рабочего времени.

Сервисы учета рабочего времени популярны у компаний из разных отраслей. Средний и крупный бизнес применяют их для оптимизации внутренних процессов. У этих инструментов есть ряд преимуществ:

Руководители знают, чем заняты сотрудники на своих рабочих местах в конкретный момент.
Ведение табеля учета времени, фиксирование опозданий, ранних уходов и наоборот — переработок и неравномерной загруженности команды.
Справедливый расчет выполнения плана, начисления премий и зарплаты.
Если на предприятии есть конфиденциальная информация, программа определяет, кто из сотрудников нарушает правила безопасности.
Сервис позволяет отказаться от бумажных журналов и снизить нагрузку на отдельных членов коллектива.
Программу запускают в рабочее время, но при необходимости можно настроить нужный график или круглосуточный режим.
Обслуживание системы не требует привлечения дополнительных специалистов.

Одно из лучших решений на рынке — программа мониторинга ИНСАЙДЕР. Она предлагает широкие возможности контроля и передовые инструменты УРВ: автоматически фиксирует время прихода и ухода сотрудников, продолжительность трудовой смены и сверхурочные.

ИНСАЙДЕР запускается при включении компьютера и отслеживает активность сотрудника. Если мышь или клавиатура остаются неактивными более пяти минут, система начинает отсчитывать время простоя.

Сервис разделяет активность на продуктивную и непродуктивную. То есть сотруднику недостаточно просто сидеть за компьютером и двигать мышью — он должен выполнять свои рабочие задачи. Цель ИНСАЙДЕРА — повысить эффективность команды без ощущения тотального контроля. Программу очень легко освоить: достаточно изучить экраны активности, настройки, группировку и регламенты.

Польза сервиса очевидна: вы сможете более качественно контролировать деятельность сотрудников. На сегодняшний день это самый эффективный способ мониторинга работы коллектива.

Каждая компания принимает решение о внедрении систем электронного мониторинга сотрудников (EMS) по многим причинам, но в подавляющем большинстве случаев цели схожи:

Повышение дисциплины и производительности. Как правило, сотрудники меньше отвлекаются, ответственнее относятся к выполнению работы и уделяют больше внимания приоритетным задачам, когда знают о наблюдении за своим монитором.
Защита от внутренних угроз. Если специалист вместо выполнения своих обязанностей полдня сидит в соцсетях, компания может понести значительные убытки. Однако некоторые идут дальше — например, воруют клиентские базы для личных целей или продажи конкурентам. В этом случае ущерб кратно возрастает. Сервисы мониторинга мгновенно фиксируют подобные события и уведомляют администратора системы.
Выявление недостатков управления. Отчеты позволяют определить, кто и чем занимается, справедливо ли распределены задачи и какие процессы отнимают у сотрудников больше всего времени. Это позволяет менеджерам принять меры для оптимизации бизнес-процессов.
Снижение нагрузки на руководство. Личный контроль каждого подчиненного отнимает время, которое можно потратить на решение более важных стратегических задач. Кроме того, программа объективна на 100% и не оценивает персонал на основе личных предпочтений.

Как руководитель, вы будете знать, чем занимается ваша команда в любую минуту, и сможете своевременно перераспределять задачи, если заметите, что кто-то не справляется.

Большинство современных EMS предлагают базовый набор функций:

Доступ к рабочему столу в режиме реального времени. Администратор может подключиться к любому офисному компьютеру и увидеть экран сотрудника. Это позволяет отслеживать открытые программы и вкладки, набранный текст и время отсутствия на рабочем месте.
Статистика активности. Многие EMS дают возможность отслеживать количество часов, которые пользователь проводит в различных программах. Это полезно не только для оценки сотрудников, но и для выявления проблем в бизнес-процессах. Например, можно узнать, что у подчиненных уходит слишком много времени на обработку электронной почты.
Скриншоты и видеозапись экрана. Их можно делать разово по запросу менеджера или в автоматическом режиме. Эта функция полезна для внимательного изучения действий сотрудника — например, если есть подозрение, что он передает конфиденциальные данные конкурентам.
Учет времени. Система электронного мониторинга приводит статистику использования рабочего компьютера. Она записывает время включения и выключения устройства, переход в спящий режим и затраты на выполнение задач. Это позволяет оценить вовлеченность каждого сотрудника, выявить наиболее активных и ответственных членов команды.
Аналитика. Любая хорошая EMS автоматически формирует отчеты на основе собранных данных. Удобные наглядные дашборды позволяют увидеть, в какие дни и часы сотрудники наиболее продуктивны. В самых продвинутых системах доступны расширенные функции — например, кейлоггер (отслеживание всех нажатий клавиш на компьютере) и уведомления. Последние особенно полезны для привлечения внимания сотрудников, которые быстро теряют фокус. Сообщения и звонки от начальника могут вызвать дополнительное раздражение, в то время как реакция на уведомление от программы будет более мягкой.

Многие современные системы учета рабочего времени (СУРВ) вначале были простыми тайм-трекерами, но по мере улучшения стали полноценными помощниками руководителя. Эти программы предлагают расширенные функции:

Удаленный контроль: подключение к компьютеру сотрудника и управление мышью и клавиатурой для помощи в решении задач или проверки активности.
Коллтрекинг: запись и анализ статистики звонков.
Отслеживание по GPS: контроль местоположения и маршрутов сотрудников, которые работают вне офиса.
Предотвращение утечек данных: запись трафика внутри информационной системы предприятия для защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.
Интеграция со сторонними приложениями: возможность синхронизации с сервисами управления задачами, CRM-системами и другими инструментами автоматизации процессов.

Мы изучили множество EMS-систем и выбрали самые удобные для руководителей с учетом специфики российской бизнес-среды.

ИНСАЙДЕР

Система мониторинга сотрудников и контроля рабочего времени. Программа фиксирует присутствие пользователя, записывает активность в течение дня и делает снимки экранов в случае нарушения политики безопасности организации. Также система контролирует мобильный персонал.

Kickidler

Функциональная система с поддержкой «Битрикс24». Ориентирована на самоконтроль и мотивирует сотрудников отслеживать свою эффективность. Имеет широкий набор инструментов для повышения качества работы, фильтрации по сайтам иавтоматическго отслеживания нарушений и угроз.

CrocoTime

Простое, но удобное решение для планирования рабочего времени. Система выводит подробную статистику по деятельности каждого пользователя и анализирует данные по трудозатратам.

Bitcop Security

Ориентирован на работу с фрилансерами. Поддерживает интеграцию с Active Directory, имеет функцию разграничения прав доступа. Программа предлагает составление детальной статистики работы в сети и аналитику поисковых запросов.

Yaware.TimeTracker

Один из самых простых в настройке и использовании сервисов. Программа отслеживает присутствие сотрудников, фиксирует общее количество отработанных часов, включая время не за компьютером. Поддерживает видеозапись с веб-камеры и автоматические скриншоты. Сервис можно интегрировать с «Битрикс24» и Jira.

Стахановец

Среди ключевых возможностей — мониторинг присутствия и активности сотрудников, фиксирование опозданий, выстраивание связей всех взаимоотношений между пользователями. Система перехватывает изображения с рабочего стола и делает запись разговоров в Skype и Viber.

Staffcop

Ориентирован на усиление информационной безопасности организации, обнаружение угроз и выявление подозрительных сотрудников.

По данным TOP10VPN, иностранном сегменте список самых популярных СУРВ возглавляют Hubstaff, Time Doctor и FlexiSPY. Также набирает популярность решение от российских разработчиков — Kickidler. Не менее перспективным игроком на рынке является ИНСАЙДЕР.

При подборе подходящего решения следует обратить внимание на четыре основных фактора.

Цена. Не стоит стремиться к мгновенной экономии, лучше объективно оценить потребности вашего бизнеса. Для крупных компаний выгодным вариантом будет корпоративный пакет, который позволит подключить любое количество компьютеров за одну и ту же цену. Также учитывайте наличие бесплатной пробной версии и тип лицензии (бессрочная или на определенный период).
Функциональность. Она зависит от специфики вашего бизнеса.
Например, для малого предприятия, на котором лишь несколько сотрудников работает за компьютерами, достаточно простого трекера от Yaware, в то время как IT-компаниям потребуются более мощные инструменты.
Хранение данных. Доступны два варианта: облачный и локальный. В первом случае все данные будут храниться на удаленном сервере, который предоставляет разработчик решения. Это значительно упрощает настройку, но и создает угрозу конфиденциальности. Второй вариант предполагает размещение на локальном сервере компании, что является более надежным выбором, но требует дополнительных затрат на оборудование.
Техническая поддержка. Желательно, чтобы она была круглосуточной и бесплатной. Обратите внимание, что некоторые поставщики могут взимать дополнительную плату за премиальную поддержку, которая решает сложные технические вопросы. Уточните этот момент перед принятием решения о выборе конкретной системы.

После этого можно рассмотреть дополнительные нюансы — например, выбор между различными механизмами удаленного контроля через VPN, RDP или напрямую.

Когда речь заходит о внедрении подобных сервисов, коллектив, как правило, разделяется на два лагеря: «за» и «против». Сторонниками являются руководители разных уровней, а противниками — рядовые специалисты, для которых установка такого ПО на компьютер — это вторжение в личное пространство. Важно помнить, что недовольство сотрудников — нормальная реакция, так как все новое вызывает психологическое напряжение.

Тем не менее, руководству следует действовать осторожно, чтобы избежать фатальных последствий. Рассмотрим вероятныетрудности и способы их преодоления.

Ошибки, которые могут привести к увольнениям:

Скрытность. Подавляющее большинство руководителей считают нормальным шпионить за персоналом: внедрять программное обеспечение, читать электронную почту и сообщения в мессенджерах. Однако рано или поздно факт слежки становится известен, что приводит к негативным последствиям, поскольку такие методы незаконны.
Отсутствие диалога. Даже если вы сообщили сотрудникам о внедрении средств контроля, это не означает, что получится избежать недовольства. Необходимо не только рассказать о планируемых нововведениях, но и объяснить, зачем компания вводит такие меры и каких целей она хочет достичь. Важно акцентировать внимание на выгодах для рядовых специалистов.
Недостаток технической поддержки. Организация должна оформить установку системы юридически корректно, а также обучить сотрудников правильно использовать новое ПО. В противном случае они будут допускать ошибки, что негативно отразится на статистике работы, которую собирает программа.
Информационный вакуум. Зачастую руководители не спешат делиться результатами мониторинга, что нагнетает обстановку в коллективе. Обратная связь сотрудникам, демонстрация показателей системы и планируемых изменений поможет снизить напряженность.
Игнорирование возражений. Даже при тщательной подготовке не удастся избежать доли негатива со стороны работников. Есть сотрудники, которые саботируют любые нововведения и провоцируют конфликты. Если ценный специалист выражает недовольство, необходимо разобраться в причинах и проработать возражения. В крайнем случае можно обратиться к Трудовому кодексу, который учитывает интересы обеих сторон.

Если удастся избежать всех ошибок или своевременно их исправить, вы не только узнаете, как сотрудники используют рабочее время, но и получите мощный инструмент для повышения мотивации.

Всем людям сложно смириться с контролем. Даже если специалист ответственен и ему нечего скрывать, попытки отслеживать его действия все равно будут встречены враждебно.

Помимо устранения распространенных ошибок при внедрении системы учета рабочего времени, которые мы описали выше, важно сделать присутствие программы максимально удобным и комфортным. Сотрудники относятся к таким сервисам достаточно лояльно, если понимают, что:

Со стороны начальства не будет фальсификации данных.
Система внедряется для реального повышения эффективности работы компании, а не для того, чтобы выставить отдельных сотрудников бездельниками и найти повод для их увольнения.
Руководство не следит за каждым их шагом и не планирует применять санкции из-за каждого зафиксированного инцидента.
Программа не повлияет на работу личного ноутбука или компьютера сотрудника.

Ни один человек не способен постоянно быть на пике эффективности, и сам факт слежки сильно давит и утомляет. Понимание, что это связано с внедрением программы контроля, воспринимается как несправедливость и вызывает волну негатива.

ИНСАЙДЕР — гибкий, беспристрастный и мощный инструмент мониторинга, согласно отзывам наших партнеров, которые уже внедрили его в свои процессы. Программа работает совершенно незаметно и тихо, не отвлекает сотрудников всплывающими окнами или уведомлениями, автоматически собирает статистику и тщательно анализирует данные. Влияние человеческого фактора исключено.

Многие задаются вопросом о правомерности использования систем учета рабочего времени и других инструментов контроля за подчиненными. Но причин для беспокойства нет: по закону организация имеете право устанавливать на корпоративные компьютеры любые программы, которые считает необходимыми.

Единственный нюанс — персональные данные, которые компания собирает с помощью такого ПО. Чтобы избежать возможных проблем, необходимо:

Открыто сообщить сотрудникам о внедрении ESM-системы, объяснить, как она функционирует, и донести, почему нельзя использовать личные мессенджеры и соцсети на офисных устройствах.
Включить в договор дополнительное соглашение о мониторинге активности на рабочем месте. Пусть каждый сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с новыми правилами.

Помните: чем прозрачнее вы действуете, тем меньше риск возникновения проблем и конфликтов с командой в будущем.

Повышение производительности при снижении затрат — ключевая задача любого эффективного управления. Грамотный руководитель понимает, что контроль результативности сотрудников играет в этом не последнюю роль. Однако не все готовы тратить собственные ресурсы на беспрерывный мониторинг активности подчиненных. В такой ситуации помогает программа учета рабочего времени.

Современные СУРВ активно применяют для оптимизации внутренних процессов компании любого размера. У этих инструментов есть ряд неоспоримых преимуществ:

руководители знают, чем заняты сотрудники на своих рабочих местах в конкретный момент. А если на предприятии есть конфиденциальная информация, программа определяет, кто из персонала нарушает правила безопасности. Системы мониторинга специалистов — эффективный помощник бизнеса в повышении дисциплины и производительности команды.

Система учета рабочего времени: внедряем эффективно и безболезненно

Преимущества систем мониторинга

Зачем бизнесу внедрять такие системы

Ключевые возможности программ учета рабочего времени

Дополнительные бонусы программ мониторинга

Подборка СУРВ

Как выбрать систему учета рабочего времени

Как внедрить систему учета рабочего времени

Установка системы учета рабочего времени

Отслеживание действий сотрудников — это законно?

Подведем итог