Сервисы
Modelta

Гайд по Notion в гифках и картинках

Мы в Modelta активно используем Notion, чтобы структурировать процессы и информацию. Для всех, кого утомили комментарии в духе «о, обожаю Notion, он такой просто», делимся примерами, как разобраться и настроить его под себя.

Оффтоп — как сделать первые шаги

Если вы уже научились создавать страницы и новые блоки в Notion, можете сразу перейти дальше к разделу «Канбан и to-do list». Для остальных показываю лайфхак для комфортного старта.

Как только вы открываете Notion, на вас вываливается заполненный информацией блокнот с возможностью редактирования. Это удобно, потому что вы можете выполнить задания на первой странице, освоиться и научиться работать с текстом. Для начала этого будет достаточно.

Канбан и to-do list, чтобы контролировать выполнение задач

Список задач и канбан-доска помогают организовать работу команды или планировать личные задачи. Мы используем их для контроля задач по проектам, планирования маркетинговых и коммерческих активностей.

Для начала сделаем простой список. На пустом листе создайте новый блок, выберите в разделе Basic blocks шаблон To-do list.

Чтобы сделать доску, выберите в разделе database Board Inline, если вы хотите на одном листе разместить и канбан-доску, и другие блоки:

Или Database Board — Full page, если на листе должна быть только канбан-доска.

Notion создает шаблоны, которые можно скопировать и использовать.

Ещё один удобный шаблон для to-do:

Пример персонального плана: в левой колонке крупные задачи, которые остались на текущий месяц, дальше планы на неделю и ключевые задачи дня.

Контент-план, чтобы вовремя выпускать статьи

В Notion удобно писать тексты, поэтому мы используем редактор для подготовки контент-плана и черновиков.

Мы ведём контентный план в формате доски, чтобы сразу писать текст и отслеживать статус материала.

Чтобы сделать контен-план, вы можете создать доску или выбрать готовый шаблон.

Контент-план помогает координировать работу с текстом в команде:

  • набросать список идей, на основе которых можно сделать статью или пост в соцсетях;
  • отправить текст редактору для доработки;
  • отправить текст иллюстратору;
  • согласовать материал с руководителем или партнёрами.

В карточке материала укажите, для какой площадки готовится статья, кто автор и когда крайние сроки сдачи публикации.

Если вам не подходят шаблонные настройки, вы можете настраивать поля под себя. Например, добавить колонку «Архив» и отправить туда старые материалы.

Или добавить тег с темами и создать новый тип «Публикации для СМИ».

CRM, чтобы отслеживать продажи

CRM — это система управления отношениями с клиентами. В Notion есть удобный шаблон CRM, который подходит, если у компании не слишком много сделок в воронке продаж и если вам нужен максимально чистый интерфейс без лишних функций и усложнений.

Если раньше вы не работали с CRM, начните с этапов воронки в шаблоне:

  • Lead — появился новый лид;
  • Qualified — вы квалифицировали лид;
  • Proposal — отправили коммерческое предложение;
  • Negotiation — ведутся переговоры по коммерческим условиям и договору;
  • Closed — сделка закрыта;
  • Lost — сделка потеряна.

В карточке сделки вы можете прописать продавца, который ведет сделку, приоритет, контакты и отфильтровать по ним воронку. По всем сделкам на этапе наверху суммируется размер сделки в нужной валюте.

Вы можете добавить отображение в виде таблицы или сохранить варианты с нужными вам фильтрами:

  • воронки по продавцам;
  • список самых дорогих сделок;
  • воронки по продукту.

База знаний, чтобы ничего не потерять

Мы собираем в Notion базу знаний по маркетингу:

  • Информацию об экспертах.
  • Ссылки на площадки бренда.
  • Контент-план.
  • Черновики статей.
  • Презентации к лекциям.

Используйте шаблон Product Wiki или Help Center, чтобы сделать главную страницу для базы знаний. Дальше вы можете взять уже существующие заготовки или заменить на собственные.

Вы можете интегрировать в базу знаний материалы из Google Drive, Miro и других программ. Мы стараемся сохранить основное преимущество Notion — лаконичность, поэтому интегрируем другие инструменты только если это правда эффективнее, чем просто оставить ссылку.

Коммерческие предложения, чтобы было красиво

Кажется, к этому моменту вы достаточно узнали о Notion, чтобы попробовать перенести туда какие-то процессы из записной книжки или заметок. Не будем оттягивать этот момент, коротко расскажем о нашем любимом применении Notion — коммерческие предложения.

Notion позволяет сделать привлекательным даже текстовый документ. Всё дело в верстке, иконках и фоновой картинке.

Основные преимущества коммерческих офферов в Notion:

  • Быстро открывается по ссылке, клиентам не нужно ничего скачивать;
  • Ваши коллеги могут добавлять технические и коммерческие детали, если вы поделитесь доступом к документу;
  • Хорошо читается с мобильного телефона;
  • Обновляя версию предложения после встречи, вы не запутаетесь в версиях вроде «v.6.4.3»;
  • Вы можете начать формировать заметку на встрече с партнёрами, а потом прямо в файле переверстать в структурированное и аккуратное предложение.

Пример — черновик нашего предложения по онлайн-стратсессии:

👉 Если вам не хватило этих инструкций, вот гайд для начинающих на Youtube с субтитрами и короткие уроки от Notion на YouTube канале или в базе знаний. Удачи!

{ "author_name": "Modelta", "author_type": "editor", "tags": ["\u0441\u0435\u0440\u0432\u0438\u0441\u044b","\u043f\u0440\u043e\u0434\u0443\u043a\u0442\u0438\u0432\u043d\u043e\u0441\u0442\u044c","notion"], "comments": 44, "likes": 32, "favorites": 308, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 134025, "is_wide": false, "is_ugc": false, "date": "Mon, 15 Jun 2020 14:01:34 +0300", "is_special": false }
0
44 комментария
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
7

Могу засветить свою систему управления собственным микробизнесом в Notion.

Писал видео для клиентов, сначала много общих слов - поэтому если хотите «мяса» можно сразу мотать на 11:40.

Ответить
0

Господи... Это гениально! Я хочу так же! ((

Ответить
2

Хорош спамить! я уже перешел на ваш продукт и даже почти полюбил)

Ответить
4

Мы стратегические консультанты, написали статью для клиентов и партнеров, которые спрашивают нас про инструменты для управления и структурирования проектов в онлайне :)

Ответить
0

Ну подозрительный плотный поток подобных статей, из каждого утюга, выглядит именно как управляемый контент маркетинг.

Ответить
4

Ребята недавно сделали Notion бесплатным, плюс, на карантине инструменты для структурирования онлайн стали более востребованы.

В нашем окружении продуктом заинтересовались друзья внутри сообщества https://uskillz.com/ + клиенты с одной Стратсессий стали переходить с Google Docs на Notion. Так и назрела тема для полноценной статьи.

Ответить
0

и за чем это нужно? они уже на стока деградировали что им нужно внешнее управление?

Ответить
–1

да уж, сколько они вливают в контент маркетинг уму не постижимо, огромные бюджеты имхо.

Ответить
2

Вот за идею делать КПшки в Notion - спасибо!

Я пока что дошел до того, что в Notion  для клиентов делаю сводный лист разработки сайта: там отражен бэклог всех задач, отдельно выделены те задачи, которые на них (подготовка контента и согласование различных этапов) и в реальном времени отображается прогресс по проекту.

Ответить
1

Крутой юзкейс!

Ответить
0

Считаю, что наилучший вариант Кпшки - это презентации. Где описываешь боли, проблемы заказчика, предлагаешь решение, приводишь примеры, как ты уже эти боли решал, а потом показываешь что может получить заказчик. После этого даешь предложение из нескольких вариантов. После того как я так стал делать конверсия КП в проекты у меня значительно выросла.

Могу помочь в заворачивании ваших продуктов, предложений. Начать можем с бесплатной консультации, обсуждения вашей задачи.  

Ответить
0

Notion тоже активно пользуюсь, очень полезное видео, спасибо! 

Ответить
0

Где реальные кейсы а не перевод раздела справки?

Ответить
0

В примерах скрины из нашего КП и контент-плана по статьям в Notion. К сожалению, раскрывать CRM-ку и to-do полностью пока не готовы — много чувствительной информации 

¯\_(ツ)_/¯ 

Ответить
–2

Тогда не надо вводить людей в заблуждение. Данная статья ничего не говорит об опыте применения ни в о наличии каких либо компетенций по данному вопросу. 

Ответить
1

кого утомили комментарии в духе «о, обожаю Notion, он такой просто»

Меня утомило использование notion способами, которые были доступны у других задолго до него и подача этого как что то значимого

Ответить
1

Конкретно меня купила скорость снихронизации при работе онлайн. Коллеги вносят правки в заметки по результатам встречи и я вижу практические без задержки апдейт. С Google документами у меня другой опыт.

+ зашла верстка, которая скорее напоминает блог/статьи, чем документы. Особенно если делаем драфт публикаций или внутренние документы для базы знаний.

Ответить
0

а расскажите пожалуйста, как вы решаете вопрос с безопасностью? и если используете notion для личных задач тоже, то как у вас выстроена система?

Ответить
0

Расскажите, пожалуйста, как в notion решить следующую задачку: 

Есть база в экселе. Имя, Фамилия, город, телефон. Ну, скажем, на 1000 строк, руками вносить тяжело, только через импорт. Надо положить её в notion и сделать на её основе открытую для внешних пользователей html страничку, но при этом сделать так, чтобы публичными были все данные кроме телефона. 

 Всю голову уже сломал.

Ответить
3

нашел более простой способ, просто делаете `hide` для колонки , которую вы не хотите показывать в паблике и шерите таблицу без возможности редактирования

Ответить
0

С hide не работает. При клике на имя в опубликованной таблице показывают всю карточку, даже со скрытыми полями. 

Ответить
0

Попробуйте сделать два отображения таблицы. Одно с телефоном, другое без и сделайте ссылку на странице на отображение базы без номеров.

Ответить
0

Это делается по кнопке add view

Ответить
1

Спасибо за попытку. Но это не сработает. При клике строчку открывается карточка, где есть все, даже скрытые поля. 

Ответить
0

Сделайте копию таблицу и удалите там поле, в котором секретные данные.

Ответить
0

Важный момент, я эти данные обновляю, если делать две таблицы - придётся постоянно их обе поддерживать.

Ответить
0

Тогда используйте другую систему.

Ответить
1

Сделать две таблицы. Одну без телефона в паблик другую в привате с телефоном. Можно связать их при необходимости.

Ответить
0

Это значит придётся поддерживать две базы. Возрастает вероятность ошибки. Я пока придумал такой вариант. Одна таблица публичная (имя, фамилия, город) + параметр, связанный с другой приватной таблицей (телефон). Тогда всё норм, но вот этот связанный параметр приходится ручками проставлять. И это весьма запарно на 1000 строк. 

Ответить
0

Делаете две базы, все верно. Во второй базе делаете rollup только номеров телефонов. Потом отфильтровываете так, чтобы оставались только номера телефонов и эту базу уже можно отсылать. Автоматизировать можно попробовать через формулы, потому что rollup вручную все равно будет работать, так что один фиг скопировать вставить проще будет.

Ответить
0

Яш, это только в гуло доках легко решается

Ответить
1

Есть много проектов (20-30), по каждому из них свой таймлайн. Их можно свести в один борд? Как?

Ответить
0

фигня не понятная не понятно навиг нужна и для чего ,такая статья про то что можно было в два слова написать) 

Ответить
0

Очередной хайп, как в свое время было с Evernote, на базе которого люди тоже чуть ли не CRMки строили и боготворили его. Кто-нибудь из вас еще пользуется Evernote для управления проектами?) Вот и Notion все забудут через некоторое время, так как громоздкую систему впихнули в очень бедный интерфейс, из-за чего 70% функционала реализуется через походы в какие-то библиотеки шаблонов и спец символы.

Да и Slack вроде бы тоже уходит в прошлое) Многие компании поняли, что иметь в ленте сотню чатов и несколько сотен хештегов не так продуктивно, как это казалось на волне хайпа.

Ответить
0

для личного пользования давно перешел - норм.
С командой пока не удалось поработать. Продукт в целом неплох

Ответить
0

Добрый день.

Подскажите, можно ли в этом сервисе создать единый календарь по всем доскам, чтобы в нем видно было дедлайны по задаче? 

Ответить
0

Мне тоже интересно.

Ответить
0

можно. для этого надо создать одну database, куда будете помещать все-все а потом просто разные версии этой базы встраиваете куда нужно (как linked database), делаете отображение в виде календаря, выставляете фильтры, если нужно, и готово. вот тут есть пример, как это сделать https://youtu.be/biWUb-yiUVY

Ответить
0

Если в Notion вести координацию работ в команде, что-то типа Диаграммы Ганта, то есть ли какая-то возможность связать одну задачу с другой, чтобы при изменении сроков в одной задаче сразу же изменялись сроки и в связанной?

Ответить
0

Как в Notion включить в один из пунктов нумерованного списка картинку так, чтобы список продолжить? У меня включение картинки всегда разрывает (прекращает) нумерацию.

Ответить
0

Как отменить действие? Просто блажд отменить сраное действие, в т.ч. несколько подряд, а не вручную вспоминать что ты делал и откатывать? В гуглдоке на это есть специальная кнопка.

Ответить
0

Через CTRL+Z

Ответить
0

но на маках нет СТРЛ!

Ответить

Комментарии

null