Гайд по Notion в гифках и картинках

Мы в Modelta активно используем Notion, чтобы структурировать процессы и информацию. Для всех, кого утомили комментарии в духе «о, обожаю Notion, он такой просто», делимся примерами, как разобраться и настроить его под себя.

Оффтоп — как сделать первые шаги

Если вы уже научились создавать страницы и новые блоки в Notion, можете сразу перейти дальше к разделу «Канбан и to-do list». Для остальных показываю лайфхак для комфортного старта.

Как только вы открываете Notion, на вас вываливается заполненный информацией блокнот с возможностью редактирования. Это удобно, потому что вы можете выполнить задания на первой странице, освоиться и научиться работать с текстом. Для начала этого будет достаточно.

Гайд по Notion в гифках и картинках

Канбан и to-do list, чтобы контролировать выполнение задач

Список задач и канбан-доска помогают организовать работу команды или планировать личные задачи. Мы используем их для контроля задач по проектам, планирования маркетинговых и коммерческих активностей.

Для начала сделаем простой список. На пустом листе создайте новый блок, выберите в разделе Basic blocks шаблон To-do list.

Чтобы сделать доску, выберите в разделе database Board Inline, если вы хотите на одном листе разместить и канбан-доску, и другие блоки:

Или Database Board — Full page, если на листе должна быть только канбан-доска.

Notion создает шаблоны, которые можно скопировать и использовать.

Ещё один удобный шаблон для to-do:

Гайд по Notion в гифках и картинках

Пример персонального плана: в левой колонке крупные задачи, которые остались на текущий месяц, дальше планы на неделю и ключевые задачи дня.

Гайд по Notion в гифках и картинках

Контент-план, чтобы вовремя выпускать статьи

В Notion удобно писать тексты, поэтому мы используем редактор для подготовки контент-плана и черновиков.

Мы ведём контентный план в формате доски, чтобы сразу писать текст и отслеживать статус материала.

Чтобы сделать контен-план, вы можете создать доску или выбрать готовый шаблон.

Контент-план помогает координировать работу с текстом в команде:

  • набросать список идей, на основе которых можно сделать статью или пост в соцсетях;
  • отправить текст редактору для доработки;
  • отправить текст иллюстратору;
  • согласовать материал с руководителем или партнёрами.

В карточке материала укажите, для какой площадки готовится статья, кто автор и когда крайние сроки сдачи публикации.

Если вам не подходят шаблонные настройки, вы можете настраивать поля под себя. Например, добавить колонку «Архив» и отправить туда старые материалы.

Или добавить тег с темами и создать новый тип «Публикации для СМИ».

CRM, чтобы отслеживать продажи

CRM — это система управления отношениями с клиентами. В Notion есть удобный шаблон CRM, который подходит, если у компании не слишком много сделок в воронке продаж и если вам нужен максимально чистый интерфейс без лишних функций и усложнений.

Если раньше вы не работали с CRM, начните с этапов воронки в шаблоне:

  • Lead — появился новый лид;
  • Qualified — вы квалифицировали лид;
  • Proposal — отправили коммерческое предложение;
  • Negotiation — ведутся переговоры по коммерческим условиям и договору;
  • Closed — сделка закрыта;
  • Lost — сделка потеряна.

В карточке сделки вы можете прописать продавца, который ведет сделку, приоритет, контакты и отфильтровать по ним воронку. По всем сделкам на этапе наверху суммируется размер сделки в нужной валюте.

Вы можете добавить отображение в виде таблицы или сохранить варианты с нужными вам фильтрами:

  • воронки по продавцам;
  • список самых дорогих сделок;
  • воронки по продукту.

База знаний, чтобы ничего не потерять

Мы собираем в Notion базу знаний по маркетингу:

  • Информацию об экспертах.
  • Ссылки на площадки бренда.
  • Контент-план.
  • Черновики статей.
  • Презентации к лекциям.

Используйте шаблон Product Wiki или Help Center, чтобы сделать главную страницу для базы знаний. Дальше вы можете взять уже существующие заготовки или заменить на собственные.

Вы можете интегрировать в базу знаний материалы из Google Drive, Miro и других программ. Мы стараемся сохранить основное преимущество Notion — лаконичность, поэтому интегрируем другие инструменты только если это правда эффективнее, чем просто оставить ссылку.

Коммерческие предложения, чтобы было красиво

Кажется, к этому моменту вы достаточно узнали о Notion, чтобы попробовать перенести туда какие-то процессы из записной книжки или заметок. Не будем оттягивать этот момент, коротко расскажем о нашем любимом применении Notion — коммерческие предложения.

Notion позволяет сделать привлекательным даже текстовый документ. Всё дело в верстке, иконках и фоновой картинке.

Основные преимущества коммерческих офферов в Notion:

  • Быстро открывается по ссылке, клиентам не нужно ничего скачивать;
  • Ваши коллеги могут добавлять технические и коммерческие детали, если вы поделитесь доступом к документу;
  • Хорошо читается с мобильного телефона;
  • Обновляя версию предложения после встречи, вы не запутаетесь в версиях вроде «v.6.4.3»;
  • Вы можете начать формировать заметку на встрече с партнёрами, а потом прямо в файле переверстать в структурированное и аккуратное предложение.

Пример — черновик нашего предложения по онлайн-стратсессии:

👉 Если вам не хватило этих инструкций, вот гайд для начинающих на Youtube с субтитрами и короткие уроки от Notion на YouTube канале или в базе знаний. Удачи!

4444
48 комментариев

Могу засветить свою систему управления собственным микробизнесом в Notion.

Писал видео для клиентов, сначала много общих слов - поэтому если хотите «мяса» можно сразу мотать на 11:40.

9
Ответить

Господи... Это гениально! Я хочу так же! ((

Ответить

Хорош спамить! я уже перешел на ваш продукт и даже почти полюбил)

2
Ответить

Мы стратегические консультанты, написали статью для клиентов и партнеров, которые спрашивают нас про инструменты для управления и структурирования проектов в онлайне :)

4
Ответить

да уж, сколько они вливают в контент маркетинг уму не постижимо, огромные бюджеты имхо.

1
Ответить

Вот за идею делать КПшки в Notion - спасибо!

Я пока что дошел до того, что в Notion  для клиентов делаю сводный лист разработки сайта: там отражен бэклог всех задач, отдельно выделены те задачи, которые на них (подготовка контента и согласование различных этапов) и в реальном времени отображается прогресс по проекту.

2
Ответить

Крутой юзкейс!

1
Ответить