{"id":10861,"title":"\u0417\u0430\u043f\u0443\u0441\u0442\u0438\u0442\u0435 \u043f\u0438\u043b\u043e\u0442 \u0432 \u043f\u0440\u043e\u0433\u0440\u0430\u043c\u043c\u0435 PwC Venture Hub","url":"\/redirect?component=advertising&id=10861&url=https:\/\/vc.ru\/promo\/349044-korotko-zapustit-pilot-i-poluchit-novyh-klientov-s-pwc&placeBit=1&hash=4330fcc6373e035951e6ff64a3ae572ba5f30463fe8776204270bbc0bd091c81","isPaidAndBannersEnabled":false}
Сервисы
Selectel

Организуем личную базу знаний: тест 3-х сервисов

Закладки в браузере, хаотичные заметки в Notes и мысли в голове растут с геометрической прогрессией. Структурировать знания и навести порядок в текстовых и графических записях поможет личная база знаний. Специально для блога Selectel Ксения Калинина исследовала три популярных сервиса и делится впечатлениями.

Скорее всего, сейчас многие из ваших записей хранятся на Google диске, а ссылки, которые вы прочитаете «когда-нибудь потом», — в открытых вкладках браузера, но это не всегда практично и удобно. Рассмотрели менее очевидные способы для организации баз знаний. Они просты и удобны: имеют веб-версию и мобильное приложение, поддерживают совместную работу и импорт файлов с разных площадок.

Спойлер: бесплатного функционала сервисов хватит для наведения первичного порядка.

Airtable табличный

⇒ Удобный инструмент для создания многофункциональных таблиц.

Удобство. Широкий функционал Airtable немного усложняет интуитивный онбординг, но внутри приложения предусмотрены подробные инструкции и подсказки. Можно выбрать предустановленные шаблоны, чтобы сделать работу проще и быстрее.

Минусы. Может показаться слишком сложным и запутанным при первом использовании.

Что порадовало. Основной упор в приложении сделан на таблицы. Их наполнение может быть не только текстовым: добавляйте фото, ссылки, цветовые пометки и так далее. Загруженные в базу документы доступны для просмотра, но редактировать внутри Airtable их нельзя. Таблицы можно связать между собой – занесенные в одну таблицу данные будут отображаться и в другой. Звучит сложнее, чем работает.

Навигация. В приложении легко создавать разветвленную структуру базы знаний. Можно организовать несколько рабочих пространств и добавлять тематические секции с иконками. Внутри каждой секции обычно находятся несколько листов с таблицами. А внутри таблиц – страницы с данными отдельной строки.

Для упрощения навигации можно добавить блок поиска по документам. Но эта функция почти бесполезна, если вы заносите данные на русском языке. Поиск работает для пяти языков, и русский туда не входит. Дополнительный стимул вести понятную базу знаний, в которой все можно найти вручную.

Вердикт. Airtable подходит для структуризации данных, но требует тщательного изучения, чтобы стать power-user’ом.

Хранить, нельзя удалить.

Selectel

Рабочий Notion

⇒ Универсальное рабочее пространство.

Удобство. В приложении много готовых шаблонов для разных типов документов. Есть возможность создавать и собственные «трафареты» для стандартизации заметок.

Минусы. Полностью на английском языке, что для кого-то может стать проблемой. Освоить базовые функции можно самостоятельно, а вот для более продвинутой работы стоит изучить гайды и скринкасты. Можно найти их на сайте Notion, YouTube-канале или рунете.

Что полезного. Документы поддерживают все наиболее распространенные форматы – доски, таблицы, ссылки, фото и видео. На таблицах остановимся подробнее, ведь они представляют целую базу данных. Каждая строка таблицы имеет отдельную страницу внутри документа, куда можно записать подробную информацию.

Notion открыт для новых пользователей, которые до этого размещали свои документы на разных носителях. Так, кроме банального импорта файлов с рабочего стола и Google Диска, возможен импорт досок из Trello, файлов из Asana и Evernote.

Навигация. Внутри приложения есть разделение хранилища на workspace и private, что снижает риск случайно поделиться с коллегами личной информацией. Совместная работа тоже доступна, но этим никого не удивишь.

Все страницы отображаются в боковом меню. Масштабируемость структуры – одно из преимуществ Notion. Каждую категорию бокового меню можно дополнить несколькими подкатегориями, которые также подвластны делению.

Вердикт. Приложение Notion поможет организовать документы и заметки в одном месте.

Мульти Coda

⇒ Документ, который стремится быть приложением.

Удобство. Организация документов и таблиц понятна на интуитивном уровне. Благодаря шаблонам легко создать личную базу. В приложении есть галерея документов, где хранятся файлы других пользователей. Можно посмотреть, как другие организуют знания, и вносить изменения в документы. Не переживайте, они все равно не сохранятся и не доставят никому проблем.

Функционал. Импортированные из Google Drive документы отображаются также, как на диске, форматирование не «съезжает». В документ можно интегрировать диаграмму Ганта, видео, кнопки с разными действиями. С помощью шаблонов таблиц удобно организовать список фильмов, программу тренировок, рабочие задачи.

Большой плюс. Coda можно связывать с другими сервисами: Instagram, YouTube, Wikipedia, а также Gmail, Slack и Jira в платной версии. Документ становится не только пассивной базой знаний, но и связующим звеном разных приложений.

Основной инструмент в Coda — таблицы. Множество шаблонов и легкость создания делают их мощным инструментом для структуризации данных. Таблицы можно связать между собой в одну сложную базу данных.

Навигация. Корневые папки структуры отображаются в боковом меню. Внутри них – документы, которые могут содержать неограниченное количество страниц и подстраниц.

Минус. Для просмотра одной ветки иерархии целиком придется открывать файл в папке. Только оттуда доступен просмотр имеющихся страниц.

Вердикт. Coda дает больше, чем просто организацию знаний. В приложение есть почти все, что необходимо современному человеку для работы.

От теории к практике

В заключение, предлагаем несколько советов для создания собственной базы знаний.

Всему свое место.

Selectel

Чек-лист для организации личной базы знаний:

1. Определите цель.

Организация базы знаний ради организации базы знаний – плохая идея. Вы точно должны понимать, к чему стремитесь. Глобально, цель – сохранить и доступно организовать знания, чтобы работать и учиться более эффективно.

2. Создайте единое пространство для хранения.

Соберите все свои локальные заметки, документы, фотографии, скриншоты и таблицы в одном сервисе. Так вы свяжете их в единую систему (пресловутую базу знаний) и в зависимости от выбранного инструмента будете пользоваться такими преимуществами, как доступ к данным с любого устройства, синхронизация, удобство хранения.

3. Возьмите за основу уже сохраненную информацию.

Приятная вещь в организации базы знаний – вы никогда не столкнетесь со страхом чистого листа. Структура хранилища создается на основе данных, которые уже пылятся на полке под грифом «Меня сложно найти, легко потерять и невозможно запомнить». Просто разделите их на отдельные секции.

4. Позаботьтесь о масштабируемости структуры.

Нет смысла дробить информацию на слишком детализированные папки и документы. Лучше всего начать с крупных тематических секций и наполнять их контентом. Если почувствуете необходимость, создайте более удобное и прицельное разделение. Плодить в базе знаний папки с одним-двумя файлами и заметками – неэффективно. Это создаст видимость порядка, но будет неудобно для навигации и масштабирования. Ведь тогда добавление заметок потребует создания новых папок и дальнейшего усложнения структуры.

5. Сделайте новые заметки понятными.

Добавляя ссылку или файл в базу знаний, подпишите их. Сегодня вы знаете, в чем состоит ценность этой информации и где ее можно применить. А завтра? А через неделю? Отметьте полезность каждого нового материала, чтобы не тратить время на рефлексию и попытки проникнуть в сознание себя вчерашнего.

6. Не стремитесь к идеалу.

База знаний – инструмент для эффективного структурирования информации. А инструмент проверяется и настраивается в работе. Помните о динамичности и гибкости. Структура кажется удобной и полезной сейчас, но через какое-то время потребует доработки и реорганизации.

Воспользуйтесь правилом ленивого человека: не придумывайте нового. Базы знаний упрощают жизнь. Не пытайтесь с первого раза сделать структуру идеальной. Все равно не получится, а вы зря потратите время.

7. Будьте безжалостны.

Не добавляйте в заметки то, что «возможно, пригодится». Все данные в базе знаний должны иметь реальную ценность. Регулярно пересматривайте файлы и удаляйте ненужное. Информация очень быстро устаревает. Иногда мы сохраняем файлы для решения оперативных задач и больше никогда их не используем. Если вы изначально понимаете, что данные нужны ненадолго, поставьте пометку и удалите их после использования.

☞ Есть ли у вас своя база знаний? Поделитесь опытом и советами. Комментатор с самым оригинальным подходом к хранению получит подарок от редакции.

Подписывайтесь на блог Selectel, мы всегда делимся полезными и актуальными материалами.

0
13 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
Max Krou

Почему то никто не указывает самую бесячую проблему notion и coda - лютые тормоза. После пятисекундных загрузок страниц пропадает все желание пользоваться сервисом.

Ответить
2
Развернуть ветку
Oleg Garvin

Пятисекундных? У вас что, гигабитный интернет и ксеон под капотом?

Ответить
2
Развернуть ветку
Selectel

Долгую загрузку мы списали на недостаточную мощность или перегрев рабочего ПК. Не знали, что это общая головная боль пользователей.
Вы правы. Стоило упомянуть это в недостатках.

Ответить
1
Развернуть ветку
Vladimir

у меня всё на собственном Nextcloud. там задачи с подпунктами, прогрессом выполнения, вложениями, а ещё диаграммы, документы, таблицы, фото, простые заметки, markdown заметки (как замена старого вики-сайта). возможности создать каталог только для загрузки файлов, поделиться документами, отредактировать толпой. однако в офисном пакете толпой больше 20 человек уже не поработаешь)) но нас на работе это не парит. к слову на работе развернули такой же сервер)
да, использую на собственных мощностях. на работе тоже отдельный сервер. но есть и возможность поставить из скрипта в vps/vsd. со временем лично для себя сделал вывод, что такой подход дешевле ситуации когда такой функционал разбросан на разные сервисы.
согласен, этому облаку далеко до попсовых интерфейсов перечисленных в статье сервисов, но мне всё же важнее функциональность. кстати приложений у Nextcloud много, но они не в маркете, а в репозитории f-droid. как дела с приложениями для iPhone не в курсе.

Ответить
2
Развернуть ветку
Selectel

Владимир, спасибо, что поделились своим опытом! Он показался нам очень интересным. Не было сомнений в том, кто получит приз за лучший комментарий :) 
Свяжемся с вами для уточнения деталей. 

Ответить
0
Развернуть ветку
Михаил Евсюков

А я много лет на https://workflowy.com/
Есть десктопное приложение. Всё шустро летает. Пробовал и Evernote и OneNote и кучу других.
В ВФ есть доски, быстрый поиск, совместный доступ.
Очень простое и удобное приложение. Рекомендую.

Ответить
2
Развернуть ветку
Алексей Чекунков

Я на нем уже лет 10.. Но у него есть свои ограничения.

Ответить
0
Развернуть ветку
Михаил Вейса

Я пользуюсь OneNote. Отличный, гибкий инструмент. Мобильная версия и синхронизация в наличии. 

Ответить
1
Развернуть ветку
Sergey Belikov

Я тоже удивился что забыли про OneNote. В отличие от веб-приложения Notion со всеми вытекающими (тормоза, зависимость от интернета), работает хорошо. Разве что фоновую синхронизацию Microsoft почему-то не хочет делать.

Ответить
1
Развернуть ветку
Selectel

В статье мы рассказали о тех сервисах, которые использовали сами. OneNote - тоже отличный инструмент, но малый опыт использования не позволял включить его в материал.
Поэтому и попросили читателей поделиться своим опытом организации базы знаний :)

Ответить
0
Развернуть ветку
Тамерлан Кагарманов

А никто не пробовал сервис mybase.pro?

Ответить
1
Развернуть ветку
Роман Н

пробовал, пока слишком MVP. Ждем следующую версию

Ответить
1
Развернуть ветку
Тамерлан Кагарманов

что-то они долго MVP... все таки перешел на Notion

Ответить
0
Развернуть ветку
Читать все 13 комментариев
Самое интересное из интервью автора Vim Брама Моленара для Evrone

Брам Моленар — первый автор, координатор проекта, менеджер релизов и «великодушный пожизненный диктатор» очень популярного среди программистов и опытных пользователей текстового редактора Vim, развившего идеи vi. Evrone поговорил с ним о функциональности, монетизации и развитии Vim.

Python-разработчик, UX-писатель и Product-менеджер. На кого учатся россияне и сколько тратят на онлайн-образование

Ко Дню студента мы выяснили, как в 2021 году изменился спрос на онлайн-образование по сравнению с 2020 годом. Рассказываем, что изменилось за год, и какие направления онлайн-образования пользуются наибольшей популярностью.

Давайте проследим за популярными инвесторами из «Пульса» в «Тинькофф Инвестициях» в столь непростые для рынка времена

Моя предыдущая статья “Популярные авторы «Пульса» в «Тинькофф Инвестициях» торгуют в убыток” набрала около 25к просмотров в первые 12 часов и более 43к на данный момент. Поэтому было принято решение продолжить тематику инвестиций и публикации результатов популярных инвесторов социальность сети «Пульс».

Принятие решений со скоростью потоков событий на живом примере

В 2022 году, согласно прогнозам Gartner, организации будут объединять данные из десятков внутренних и внешних систем, сокращать зазор между поступлением данных и их обработкой с дней до секунд, создавать инфраструктуру для аналитики, прогнозирования и принятия решений в реальном времени.

В этой статье на примере практического кейса рассмотрим, как происходит переход организации к работе с данными с нулевым зазором и какие результаты это дает.

Анастасии звонят чаще, чем Владимиры — Yota подготовила статистику клиентов по именам

По данным Yota за 2021 год, самые часто встречающиеся мужские имена среди пользователей мобильного оператора – Александр, Сергей, Алексей. Женские – Елена, Наталья, Татьяна. При этом Александров на 21,4% больше, чем Елен.

Ставка на цифровые продукты и качественный клиентский сервис

МТС Банк активно работает в парадигме устойчивого развития, которая ориентирована на стратегию win-win для клиентов и для банка. Глеб Сорокин, вице-президент, руководитель инвестиционного блока МТС Банка, о цифровой трансформации бизнеса, включая практику работы с инвестициями и внедрение финтех-сервисов для участников ВЭД.

Ресторан в США потребовал от сотрудников получать хорошие отзывы на Google Maps — менеджера уволили за эту идею Статьи редакции

Объявления с угрозами уволить «недорабатывающих» сотрудников опубликовали на Reddit и сообщество завалило заведение плохими оценками.

Как работает реферальная программа в Playgendary

30-40% принятых офферов — это рекомендации, которых мы получаем по 200-300 ежемесячно. Рассказываем, как пришли к такому результату.

null