Передаем данные из CRM в Google Таблицы и обратно без дополнительных приложений и сервисов
Даже если в компании внедрена CRM, сотрудники все равно нередко используют Google Таблицы. И здравствуй, двойная работа. Кто-то вносит данные в Контакты, Компании, Лиды, Сделки… А кто-то их же потом копирует в “ексельки”. И наоборот: нередко одно подразделение добывает или генерирует табличку, а второе вынуждено руками переносить инфу в CRM… Хорошая новость в том, что есть способ без дополнительных сервисов и приложений настроить такую передачу данных (в обе стороны!) и прекратить этот “день сурка”.
За 7 лет работы в сфере автоматизации бизнес-процессов я отлично усвоил фундаментальную идею: какой бы ни была задача – ты не первый, кто ее решает.
Следовательно:
1) Наверняка в базах знаний, на форумах и им подобных ресурсах люди уже задавали вопросы по этой теме. И, возможно, получили там ответы.
2) Есть вероятность, что человек, решивший аналогичную задачу, кратко, а лучше подробно поделился “в интернетах” (включая видеоформат) этим самым решением.
У меня поиски заняли 2 недели.
Принципиальным было обойтись без сторонних решений. К слову, таковые есть. Начиная от сторонних приложений для CRM (у меня это Битрикс24) и заканчивая мощными сервисами вроде Albato. И дело даже не в том, что это платно. А в том, что, судя по отзывам и комментариям, такие связки то и дело ломаются. А их непосредственные разработчики делают покерфейс или даже не выходят из тумана.
Решение, которое в итоге удалось реализовать, базируется на Apps Script (бесплатная платформа сценариев от Google) и вебхуках Битрикс24, передающих данные через API.
Вот как это работает на примере “екселек” с медиапланами для рекламных кампаний.
В CRM есть сделка, поля которой содержат базовую информацию: бюджет, сроки и формат рекламы, плановые показатели показов, кликов, CTR и так далее.
И эти самые данные люди вручную переносят в сводную гуглотабличку.
Вернее – переносили.
Новая механика предполагает аж 3 варианта.
Можно нажать кнопочку – и данные прогрузятся в нужные ячейки нужного листа нужной таблички.
Можно передвинуть сделку в специальную колонку.
Можно ничего не делать – передача сработает по таймеру.
И обратная ситуация.
Сводная табличка накапливает динамически обновляемые данные о ходе рекламной кампании (берет их из других рекламных и аналитических сервисов).
И эти самые данные люди вручную переносят в поля Сделки, чтобы отразить в ней факт (рядом с уже имеющимся планом).
Вернее – переносили.
Теперь в их распоряжении те же 3 способа инициации обмена данными.
То есть за 2 недели работы удалось автоматизировать сразу 2 бизнес-процесса, которые годами тратили время и человеческие ресурсы (а работодатель это оплачивал).
Ну и заодно мы подстраховались от неумышленных ошибок. Ибо формула, в отличие от человека, не ошибается, когда берет либо записывает данные в поля и ячейки.
А вам приходится вручную дублировать данные в CRM и Google Таблицах?
Как с этим боретесь?
Больше таких постов – в моем Telegram-канале Digital for Sales:
https://t.me/pavluk_online
Больше таких постов – в моем Telegram-канале Digital for Sales:
https://t.me/pavluk_online