«Тратим на лицензии в два раза меньше, чем в сервисе Wrike»: фармацевтическое диджитал-агентство стало управлять проектами в Kaiten

В Kaiten можно мигрировать бесшовно и организовать вложенную структуру управления проектами, если подобрать и настроить новую платформу так же, как это было в предыдущем сервисе. Агентству Vivanti это удалось. Проект-менеджер Виталий Радбиль поделился опытом переезда из американского таск-трекера Wrike и использования Kaiten.

Vivanti — диджитал-агентство в сфере фармацевтического маркетинга. Наша компания предлагает широкий спектр услуг: мы разрабатываем маркетинговые стратегии и коммуникационные кампании для сотрудников здравоохранения, создаем интерактивные презентации для визитов к врачам и программы офлайн-обучения для врачей, фармацевтов и пациентов, разрабатываем и внедряем инструменты на основе искусственного интеллекта. В компании работает около 100 сотрудников, которые делятся на проектные команды, состоящие из проект-менеджера, медицинского советника, программиста и дизайнера.

Чтобы организовать работу большого штата, необходим таск-трекер. С 2015 года мы работали в сервисе Wrike. Но когда в нем возникли сложности с оплатой из России, решили перейти на другой. Стали изучать российский рынок таск-трекеров и обнаружили, что есть очень мало вариантов, которые подходят под задачи нашего агентства.

В Kaiten диаграмма Ганта наиболее похожа на то, как инструмент выглядит во Wrike. Это был основной критерий выбора. Также сыграли роль другие факторы:

Переезд в Kaiten мы начали в мае 2024 года, и он прошел достаточно быстро: всего за месяц.

Структура управления процессами в Kaiten состоит из нескольких уровней. Визуально это выглядит как папки и вложенные в них подпапки и файлы.

Самый верхний уровень в нашей системе — общая папка со всеми проектами. Внутри нее есть:

Вложенность позволяет иерархически организовать проекты и быстро находить среди них нужный. Мы последовательно переходим от верхнего уровня к нижнему и не просматриваем все папки подряд.

Платформа позволяет типизировать проектные сценарии. Чтобы тратить меньше времени на базовое планирование и визуализацию в Kaiten, можно использовать шаблонные пространства. Например, собрать их в отдельную папку и, когда создаете новый проект, копировать пространство в нужный раздел и заполнить его задачами. Это помогает также подсказывать обязательные нюансы процесса, о которых может забыть или не знать новый сотрудник.

В пространстве каждого проекта собраны только те задачи, которые его касаются, но в рамках проекта мы можем делать несколько видов работ. Чтобы задачи по ним не смешивались между собой, мы создаем в пространстве разные доски. Например, одна доска для подготовки презентации, а вторая — для создания письма. На досках — стандартные столбцы: «Очередь», «В работе», «Готово». Мы переносим карточки по столбцам по мере выполнения задачи. Так сразу видим, на какой стадии находится задача.

У нас есть стандартный набор задач, которые не меняются от проекта к проекту. Это прототипирование, согласование прототипа, разработка дизайна и другие. Такие задачи мы добавили в шаблоны пространств, а если нужно — добавляем новые.

В карточке задачи почти все поля — стандартные. Мы добавили только одно кастомизированное поле «Номер для отчета»: в нем указываем номер проекта из нашей внутренней системы. Это важно при распределении бюджета и других ресурсов.

Когда мы создали доску и карточки для конкретного проекта, переходим в режим «Таймлайн» и строим диаграмму Ганта — в Kaiten для этого есть специальный модуль. Мы проставляем сроки выполнения задач на временной шкале, назначаем ответственных и выстраиваем взаимосвязи. Так на одном экране видно всю информацию по проекту: порядок выполнения задач, дедлайны и ответственных.

Здесь же мы планируем трудозатраты для выполнения задач проекта. Особенно удобно, что есть возможность посмотреть загрузку каждого сотрудника: какие задачи у него в работе, на что тратится ресурс. Это помогает планировать нагрузку команды.

Мы создали несколько типов карточек, которые отмечены разными цветами в зависимости от стадии. Например, если карточка оранжевая — значит, по ней ждем обратную связь от клиента. Синяя — в работе, розовая — на правках. Это помогает визуально ориентироваться в диаграмме и понимать статус задач.

По сравнению с Wrike после перехода в Kaiten мы больше чем в два раза сократили расходы на лицензии. Всё потому, что сервис российский: стоимость стабильная и не меняется в зависимости от курса валюты.

Мы использовали Wrike девять лет и привыкли к этому трекеру. Но сейчас сложностей при работе в Kaiten нет: команда нового сервиса провела для наших менеджеров воркшоп и подробно ответила на вопросы.