Notion уходит из России: почему для enterprise-сегмента это не новость?

Потому что это сложно и заставляет отвлекаться на сторонние инструменты

Привет, на связи команда Minervasoft!

Уже 5 лет мы развиваем идею, что знания должны работать на бизнес, а не наоборот — и подтверждаем её в своих продуктах. В этом блоге мы будем делиться лучшими практиками, анализировать новые тренды и обмениваться полезным опытом.

Через несколько дней Notion официально перестанет работать в России. Мы нашли фаната и адепта платформы и попросили его поделиться кейсами и ответить на вопросы:

Почему Notion — крутой сервис-мультитул? Что помешало ему стать популярным в российском enterprise-сегменте? И как тренды влияют на потребности клиентов? Рассказывает Владислав Никишин, независимый эксперт, который в роли операционного директора внедрял Notion как в SMB-компании, так и локально на команды в enterprise-сегменте.

Любая компания и особенно специалисты, которые занимаются внедрением новых сервисов, мечтают о существовании единого инструмента для всех рабочих процессов. Один из них – безусловно, Notion. Там можно организовать и базу знаний, и трекер для управления задачами, и командное пространство и, конечно, использовать сервис для хранения документов.

Для малого и части среднего бизнеса это лучшее решение на рынке. Я тестировал более 30 различных сервисов, и мне есть, с чем сравнивать.

Однако глубина функциональности под каждую задачу, на мой взгляд, не соответствует широким возможностям Notion. Да, с последними обновлениями платформа стала лучше: и календарь прокачали сильно, и недавно добавили возможность строить графики (лично мне их не хватало). Но внедрять его в большую компанию, численность которой измеряется сотнями и тысячами сотрудников – бессмысленно. За исключением некоторых случаев.

Чтобы разобраться, давайте обратимся к требованиям enterprise-компаний:

Простой «вход» (онбординг) в инструмент. Сотрудников много, организовать обучение для каждого члена команды – дорого и долго. Поэтому чем проще инструмент, тем лучше.
Возможность организовать внутри одного сервиса как можно больше процессов. Идеально, если твой сотрудник весь рабочий день не будет переключаться между почтой, трекером задач, диском и видеоконференцсвязью, а сможет решать всё в одном окне.
Гибкость, автоматизация и инструменты контроля. В больших компаниях множество департаментов и процессов, и запросы на организацию работы – везде индивидуальные. А учитывая, что эти процессы обычно объёмные и рутинные, их необходимо оптимизировать.

Компании в enterprise-сегменте у многих ассоциируются с наличием более квалифицированных кадров. Но это совсем не так.

Мир за пределами IT-сектора суров, а запрос на такие инструменты присутствует и в более консервативных сферах. Зачастую мы говорим о компаниях с 20-30-летней историей. Они могут работать в секторах, в которых компьютерная грамотность никогда не была приоритетом. Соответственно, инструменты для работы должны быть простыми и понятными.

Я внедрял Notion как для личных целей, так и для SMB- и enterprise-сегментов. Боль, которая встречалась ровно в 100% случаев, – сложность входа в сервис.

Прежде чем начать пользоваться сервисом, необходимо понять его концепцию – это песочница. И когда вы можете одну и ту же задачу решить десятками разных способов, то на старте это отпугивает, а не помогает. Компаниям нужен понятный и чёткий процесс. Конечно, можно разработать регламенты, как «правильно» использовать, например, трекер задач. Но если это «правильно» – не равно «быстро» или «просто», то пользоваться этим не будут.

В enterprise уже давно существует и развивается тренд на создание единых цифровых пространств. Многие исследование говорят нам, что чем больше рабочих инструментов и переключений между ними, тем ниже производительность сотрудников: их фокус теряется, а на включение обратно в работу каждый раз требуется до 15 минут времени!

Давайте ознакомимся с тем, что Notion предлагает как сервис для единого цифрового места:

Почта. Тут сразу мимо, не по API же пробрасывать письма на отдельную доску.
Видеосвязь. Тоже только через сторонние инструменты.
Управление проектами и задачами. Тут «душить» не буду, организовать работу можно. Потому что важнее методология, а не реализация. В Notion учтена работа по Kanban, Scrum и Waterfall. Даже для больших команд можно разработать удобное пространство. Спринты, блокировки задач, комментирование, – всё на месте. Появились диаграммы, есть AI для работы с текстом, можно удобно хранить протоколы встреч. В общем, тут без претензий.
База знаний. Сервис изначально создавался по концепции «документы нового поколения». Поэтому благодаря гибкой архитектуре многие очень быстро начали использовать его как хранилище. На мой взгляд, качественную базу знаний на Notion развернуть можно.
Работа с документами. А вот если мы углубимся и перейдём не просто к хранению документов, но и к работе с ними, то появятся вопросы. Текстовых аналогов Word много, но почему-то работу с таблицами, кроме Microsoft и Google, удобной сделать никто не смог. Например, для взаимодействия с формулами в Notion необходимо освоить работу с кодом через встроенный инструмент формул. Да, сервис позволяет решать многие задачи с помощью таблиц: можно загружать списки клиентов или вести учёт чего-либо. Но всё же это инструмент для абсолютно других задач.

Итого из базовых потребностей мы имеем только 2,5 сервиса из 5 (не считая CRM, мессенджера и многого другого, что обычно тоже является частью единого рабочего пространства).

К гибкости Notion, которая иногда даже «вредит», вопросов нет. Но в части автоматизации я бы не сказал, что возможностей много. Инструмент присутствует как факт – и только в области работы с базами данных. Там его можно использовать для решения примитивных вещей. Например, таких: «Если добавлена новая задача, присвой полю “важность” значение “low”».

Для больших компаний, которые переезжают с Jira, Bitrix или Яндекс.Трекер, где ты каждый «чих» можешь настроить под себя, этого будет недостаточно. Enterprise-компании используют инструмент «Рабочие процессы», где можно гибко настроить такие вещи, как движение задач по статусам про определённых триггерах. Да, в Notion ещё можно поиграться с инструментом buttons, запрограммировав на нём полезные задачи. Но автоматизацией это можно назвать только с натяжкой.

Встроенных инструментов контроля ещё меньше. Можно более-менее гибко настраивать доступы к страницам и ролям сотрудников. Но, например, встроенного трекера времени там нет, нормальной сводки по занятости специалиста над задачей тоже не получить.

У Notion есть большое количество «интеграций» с множеством сервисов: Figma, Miro, Google Drive. Но те, кто пользовался, знают, что хоть инструмент и удобный, но «интеграцией» не является – лишь «вложением» одного сервиса в другой.

Магазин скудный. Да, есть API, который за последние несколько лет стал значительно интересней, но он не сравнится с другими сервисами. На Notion всё придётся писать с нуля, а это не самый разумный выбор для компаний.

Лично для меня Notion — основной сервис. Ещё недавно я не представлял свою жизнь без него. Однако в enterprise-сегменте есть смысл использовать платформу только как автономную базу знаний. Во всех остальных случаях – лучше рассмотреть другой вариант.

А что вы думаете о внедрении Notion в enterprise-сегменте? Какие плюсы и минусы можете подсветить? Делитесь в комментариях!

Minervasoft – разработчик программного обеспечения для управления знаниями и обучением. Мы объединили KMS- и LMS-системы в рамках одной платформы. Нашими решениями пользуются «Делимобиль», «Авито», Qiwi, «Ак Барс», «Уралсиб», и другие крупные бренды.

Посмотреть эти и другие кейсы и почитать о платформе можно на нашем сайте:

Minervasoft