Переезд — хуже пожара: как мы подбирали аналог Notion для компании
Привет! Я CEO IT-компании Riverstart, и в начале сентября мы, как и многие другие компании, были вынуждены срочно искать замену Notion. В этом посте я расскажу, как мы выбирали сервис под свои требования и куда в итоге переехали.
Это не будет очередной подборкой «X вариантов на замену» — только практика и наш опыт с критериями выбора, которыми смогут воспользоваться команды со схожими задачами, как у нас: создание рабочих пространств с проектами, задачами и таблицами.
Notion ушел из России — что это значит
Notion — это онлайн-платформа для управления работы с базами данных, ведения таблиц и создания заметок. В конце августа стало известно, что Notion планирует заблокировать зарегистрированные в России аккаунты.
У компаний и частных пользователей оставалась пара-тройка недель, чтобы выгрузить свои данные, прежде чем информация станет недоступна. 9 сентября был последний день работы сервиса в России. До конца был непонятен принцип блокировки аккаунтов, кого это коснётся — всех аккаунтов по гео или оплаченных с российской карты, и что в итоге будет — полное удаление или доступ с VPN.
В итоге контент удалили, сейчас рабочие странички многих пользователей из РФ выглядят так — хоть с VPN, хоть без:
Мы использовали Notion, чтобы работать с базами данных — структурированными таблицами из связанных сущностей. Задачи и документы привязывались к проектам и ответственным сотрудникам, их можно было перелинковать, чтобы быстро найти нужное.
Например, у пиарщиков были календари с конкурсами и сроками, таблички со ссылками на публикации по площадкам и прочие базы. У отдела дизайнеров было рабочее пространство, где они распределяли задачи по дням.
Потерять все это — и саму информацию, и инструменты — означало затормозить ключевые процессы. Появилась задача: выгрузить данные и найти новую платформу, чтобы бесшовно продолжить работу.
Параметры, по которым мы выбирали сервис
Мы начали с того, что определили, какие возможности должны быть на новой площадке. Это касалось как непосредственных функций, так и требований по организации переезда.
- Доступность и скорость переезда. Новый сервис должен позволить нам развернуть данные, которые мы собрали за время работы в Notion. Начинать все с нуля мы точно не хотели, поэтому возможность развернуть выгруженную из Notion базу весом в 5 Гб — это критерий №1. Причем быстро, чтобы команда не ждала свои таблички, а могла комфортно работать.
- Возможность работы с базами данных. Платформа должна подходить для рабочего использования. На рынке есть сервисы с базовым набором функций, которые люди используют в личных целях: ведут списки дел, покупок, просмотренных фильмов. Компании нужно, чтобы в сервисе были базы данных — сущности проекта и задач с возможностью линковать их между собой, проставлять теги, отслеживать статусы.
- Бесшовная адаптация для пользователя. Дизайн и интерфейс должны быть похожи на Notion. Во всем новом нужно осваиваться, не хотелось создавать сотрудникам дополнительный стресс, заставляя привыкать к новому интерфейсу, и заново писать мануалы по использованию.
- Расположение сервиса. Мы хотели застраховаться от повторения нынешней ситуации, поэтому искали сервис, который не уйдет с российского рынка. Также было важно без трудностей общаться с поддержкой.
- Возможность разделения доступов. Разным командам и подразделениям требуются разные пространства с собственным доступом: чтобы менеджеры, дизайнеры, тестировщики, HR-специалисты работали в своих разделах, не мешая друг другу и используя собственные наборы функций.
- Понятная стоимость. Стоимость должна быть сопоставима с Notion и оставаться прогнозируемой с учетом изменения числа пользователей. Идеальный вариант: платный аккаунт администратора с неким бесплатным лимитом пользователей.
Набор кандидатов — какие сервисы анализировали для переезда
Уход Notion стал сюрпризом не только для компаний-пользователей, но и для конкурентов самого Notion — многие из альтернативных площадок оказались не готовы к наплыву новых клиентов. В одних случаях появились огромные очереди на загрузку данных, в других было сложно достучаться до поддержки.
Миниспойлер: в итоге мы выбрали сервис, который смог наиболее удачно приспособиться под произошедшее. Не идеальный, но вполне подходящий для работы команды.
Часть сервисов очевидно не подходили под наши критерии, их отмели сразу. В шорт-лист прошли 6 позиций, коллега попробовал каждый сервис — загружал экспортированную из Notion базу, пытался развернуть рабочие пространства, протестировать доступные функции.
Вот результаты этого исследования, как они есть — без рекламы и пустой критики.
WEEEK
Российский инструмент. Интерфейс немного похож на Notion, есть древовидная иерархия, позволяющая создавать документы внутри документов, а также автоматически привязывать их к проектам. Можно создавать шаблоны рабочих пространств для разных команд, использовать как базу знаний.
Но при этом сервис не поддерживает работу с базой данных, а для нас это самое важное. Нет тегов, не получится также управлять сущностями — задачами, карточками проектов, публикаций и прочего.
Стоимость: бесплатно до 5 человек и 100 документов. Для команды от 5 человек — от 199 ₽/мес. за пользователя. Снятие ограничений на количество документов — 60 ₽/мес. за пользователя.
ХайХаб
Этот сервис лучше всего подойдет HR-подразделениям. Здесь удобно вести базы знаний и архивы статей, создавать рабочие пространства, публикации и регламенты с настраиваемым сроком активности и отметками о прочтении, размещать информацию для онбординга и HR-активностей, проставлять оценки сотрудникам. Еще из плюсов стоит отметить дружелюбную техподдержку и приятный интерфейс.
Увы, эта платформа тоже не смогла работать с нашей базой данных. Возможно, позже они увеличат мощности, но нам нужно было переехать быстрее.
Стоимость: бесплатно до 10 пользователей. Команда числом 10–100 пользователей должна заплатить 4990 ₽/мес.
TEAMLY
Сервис явно создавался с расчетом на совместную работу: есть интеграция с Google Docs, возможность делиться материалами с гостевыми пользователями.
Среди функций, которых здесь нет, главная — это отсутствие привычного таск-трекера, из-за чего возникают сложности при постановке задач. При желании трекер можно подключить, но это не быстро из-за наплыва пользователей.
Платформа работает с базами данных из Notion, набор функций в целом также соответствует нужному. Но на момент нашего исследования сервис не справлялся с нагрузкой — приходилось ждать своей очереди для переезда, поэтому оперативно мигрировать у нас не получилось.
Стоимость: 599 ₽ / мес. за 5 редакторских аккаунтов (у каждого — по 50 бесплатных читателей и 1 Гб данных).
Platrum
Этот сервис оказался ближе к wiki-формату: создавать базы знаний удобно, а управлять проектами — не очень. Внутренняя структура выстроена грамотно, доступы настраиваются в соответствии с оргструктурой компании. Встроенный редактор поддерживает добавление текстов, видео и аудио.
Самый дорогой из обозреваемых. Возможность резервного копирования, архивирования и брендирования пространства под компанию есть только в самом дорогом тарифе.
Стоимость: от 1710 ₽/мес. за 5 пользователей в начальном тарифе до 17910 ₽/мес. за 20 пользователей в тарифе «Профи».
Yonote
Российский сервис. Главный плюс — внешнее сходство с Notion, функции тоже совпадают, сервис поддерживает базы данных.
Есть непривычные мелочи типа необходимости двойного клика вместо привычного одинарного в Notion, но к этому можно привыкнуть.
Но полноценно протестировать эту платформу на своей базе нам не удалось — сервис сражался с техническими трудностями, которые не позволяли загрузить базу Notion. Прождав сутки, мы увидели на экране ошибку. Как выяснилось, это общая проблема, которая опять же связана с волной новых пользователей. Возможно, позже они разберутся с нагрузкой.
Buildin
Сервис практически полностью совпадает с Notion с точки зрения интерфейса и набора функций. Разработчики — китайская компания, они быстро создали международную версию и всячески приветствовали «мигрантов» с Notion.
Мы загрузили базу, развернули с минимальным количеством ручных настроек и продолжили работать без необходимости переучивать сотрудников.
Сотрудники провели косметические исправления: при переносе таблиц сбился порядок столбцов, нужно было перетасовать их вручную. Не перенеслись статусы задач и комментарии, но мы были к этому готовы: комментарии потеряли, статусы задач сотрудники проставили массово.
Стоимость: $78/год стоит аккаунт одного админа и 100 сотрудников и $144/год с безлимитным количеством участников. Хранилище в 1 Тб и возможностью загружать файлы весом до 1 Гб.
В итоге только Buildin на момент массового переезда пользователей оказался готов к нагрузке и содержал нужные функции. Это тоже не идеальное решение и к нему есть вопросы, но пока это оказался самый быстрый и комфортный переезд. Удалось залить базу данных, разработчики быстро допиливают функциональность.
Возможно, какой-то из других аналогов Notion в итоге справится с увеличением нагрузки и тогда выбора будет больше.
Сейчас мы с командой тестируем on-premise-решения с открытым кодом на тот случай, если в будущем понадобится снова переезжать. Если интересно почитать такое же сравнение, пишите в комментариях — сделаю пометку на будущее.
Делитесь своим опытом — пользовались ли Notion, куда переехали, какие впечатления?
спасибо за честный обзор, интересно было почитать историю выбора с точки зрения юзеров🔥 И выбор сервиса тоже интересный, очень необычный
Наблюдение: то ли сервисы стали сложнее интерфейсно, то ли годы берут свое :D, но зачастую к новым решениям мне стало гораздо сложнее привыкать, чем раньше. Я тоже чисто для себя попробовала парочку из подборки, бывало, чтобы подвисала, сложно было разобраться. Хотя казалось бы наоборот, сейчас расцвет юзабилити, исследования и пользовательский путь, все дела — заморачиваются над тем, чтобы сделать все удобнее.
"В итоге контент удалили, сейчас рабочие странички пользователей из РФ выглядят так — хоть с VPN, хоть без"
Но это ведь не так. Если за рабочее пространство никогда не платили с российской карты, то оно как работало, так и работает. Аккаунты доступны с ВПН, как и сами страницы пространств.
При желании с ВПН можно и дальше использовать Notion, просто скорее уже только в личных целях.
Да, формулировка не идеальная получилась, не у всех пользователей так. Насчет VPN согласен, команде будет неудобно. но в личных целях еще можно, хотя проще переехать в аналог и не переключаться туда-сюда.