10 симптомов того, что пора внедрять 1С:ERP

На складе накапливаются невостребованные, неликвидные запасы. Срываются сроки производства и поставок клиентам. Оплата поставщику просрочена. Некоторые товарные позиции продаются в убыток. Движение денежных средств не поддается планированию. Для выплаты зарплаты приходится брать кредит. Информация о деятельности предприятия уже сейчас непрозрачна, а надо развиваться и осваивать новые рынки.

Знакомо? Возникновение таких ситуаций в компании чаще всего свидетельствует о том, что используемые учетные системы не справляются с объемом задач и пора задуматься о переходе на 1С:ERP. Затягивание может привести к кризису. Напротив, чем раньше руководство предприятия заметит подобные симптомы, тем раньше сможет начать подготовку к разворачиванию новой системы управления и учета, и тем более плавным и комфортным будет переход.

В этой статье мы опишем десять наиболее часто встречающихся симптомов, говорящих о назревшей необходимости внедрения «1С:ERP. Управление предприятием».

Никто точно не знает, что и в каком количестве хранится на складе. Возможно, что-то лежит уже десять лет, это давно пора списать и снизить тем самым расходы на содержание ненужных товарных запасов. Может быть, что-то нужно продать и освободить мощности склада. Нет ни четкой картины, ни точной информации, а нехватка складских площадей налицо. Ресурс используется неэффективно. Невозможно даже купить материалы, необходимые для производства, потому что их некуда размещать.

Снабженцы настаивают: надо купить еще то-то и то-то, приводят разумные аргументы, с которыми трудно не согласиться. Но не исключено, что этих позиций на складе столько, что хватит на три года вперед, а самых востребованных позиций нет. Данных о том, что понадобится завтра, что – на неделе, а что — в течение месяца, нет.

Это говорит о том, что на предприятии отсутствует планирование закупок. План закупок должен формироваться на основании плана производства. План производства — на основании плана продаж, а план продаж — исходя из заказов клиентов. Плановую потребность в закупке, конечно, можно подсчитать вручную, например, в Excel. Но если некоторые заказы неожиданно отменятся, ее придется пересчитывать. И если поставщик не доставит материалы вовремя, потребуется корректировка плана производства.

Руководство не знает, когда точно будет произведен необходимый объем продукции, потому что неизвестно, хватит ли для этого ресурсов и мощностей. Возможно, часть оборудования неисправна или не укомплектован персонал.

Продажи растут, объем заказов увеличивается, но вместе с тем повышается риск недопоставок клиентам.

При распределении расходов котловым методом нет точных данных о затратах, которые понесло предприятие на производство и реализацию единицы той или иной продукции. Деньги потрачены, а в общей массе не видно, на что именно.

Допустим, предприятие выпускает несколько видов мороженого. Самое дешевое реализуется по цене 50 рублей. Если нет полных данных о понесенных затратах, руководство предприятия может не знать, что мороженое за 50 рублей, возможно, продается в убыток и необходимо либо повышать цену, либо снимать это мороженое с производства.

Нет детализированных данных по финансовому результату в разрезе каждой номенклатуры готовой продукции. Непонятно, какую прибыль приносит реализованный товар.

Предположим, один из производимых товаров может принести заводу прибыль в 1000 рублей, а другой — в 10000 рублей. Однако последний вообще не продается, поэтому нет смысла расходовать средства на его выпуск.

У руководства предприятия нет информации о том, сколько должно поступить денежных средств, сколько будет израсходовано, кому предприятие задолжало, и когда наступят обязательства по оплате. Из-за отсутствия платежного календаря кассовые разрывы — постоянная головная боль. Директора донимают звонками недовольные поставщики с вопросами о том, когда же поступит оплата за поставленный товар или оборудование. А еще завтра день выплаты зарплаты. Рассчитывали на оплату клиента, но деньги он не перечислил. Расчетный счет пуст.

На предприятии не реализована прослеживаемость партий продукции и использованного в производстве сырья. Определить историю происхождения продукта, установить ответственных лиц и организации, вовлеченные в процесс производства, по бумажным журналам теоретически возможно, но это требует очень больших затрат времени и сил.

Срывы поставок по срокам, когда речь идет о крупных торговых сетях, оборачиваются для производителя не только штрафами, но и полным возвратом продукции. Некоторые сети, если машина не попала в запланированное окно отгрузки, просто не принимают весь товар, и водитель вынужден возвращаться обратно. К уже потраченным ресурсам на комплектацию и доставку клиенту добавляются новые: машину нужно вновь разгружать, а продукцию размещать на складе. Кроме того, сети могут потребовать выплатить штраф или неустойку за невыполнение договорных обязательств.

У руководителей отделов нет точных, оперативных данных по плановым потребностям производства, поэтому невозможно своевременно планировать закупки. Из-за отсутствия оперативной информации о количестве выпущенной и зарезервированной под клиентов продукции невозможно правильно спланировать использование ресурсов в производстве и на складе. Недостаточное количество работников склада, например, может не позволить вовремя собрать срочный заказ и загрузить в машину.

Сбор и анализ отчетности всегда превращается в сложную задачу. Подчиненные жалуются на то, что подготовка отчетов у них занимает много времени. Данные заполняются вручную в Excel. Понять, откуда эти данные взяты, проверить их достоверность для руководства затруднительно, а зачастую невозможно.

Недостоверность учетной информации регулярно подтверждается в ходе инвентаризаций, когда на складе выявляется большой объем пересортицы.

Использование нескольких программных продуктов, когда учет кадров ведется в одной системе, бухгалтерия — в другой, производство — в третьей, бюджетирование — в Excel, а склад — на бумаге, приводит к тому, что получение полноценных данных, необходимых для принятия решений, затягивается.

Например, пока все подразделения не внесут свои данные, руководитель не сможет посмотреть, сколько затрачено ресурсов на выпуск определенной продукции.

Из-за отсутствия единой информационной системы сложно принимать решения, особенно, когда что-то меняется и изменения необходимо отразить в каждой системе.

Итак, мы описали часто встречающиеся признаки того, что учетные системы предприятия не справляются с существующими задачами и пришло время для перехода на 1С:ERP.

Благодаря автоматизации бизнес-процессов предприятия, координации работы подразделений, постоянному контролю за ключевыми показателями деятельности эффективность управления с помощью 1С:ERP значительно повышается. Вышеописанные тревожные симптомы проходят и больше не возвращаются.