Гайд по Яндекс Документам: функционал, особенности работы и сравнение с Google Docs

Яндекс Документы — лучшая альтернатива в 2024 году на российском рынке привычным вордовским документам и Google Docs. В современных реалиях стоит изучить функционал сервиса, если вдруг Google документы перестанут работать в России. У многих редакторов, копирайтеров, корректоров, SMM-щиков, маркетологов и других онлайн-специалистов работа во многом строится на использовании подобных сервисов для командной работы.

В статье составили подробную инструкцию, как работать в Яндекс Документах. А кому не терпится сравнить возможности сервисов Яндекса и Google — смотрите таблицу:

Яндекс Документы — бесплатный российский онлайн-сервис для личной и командной работы с текстовыми документами, таблицами и презентациями. По функционалу и возможностям сервис аналогичен популярным иностранным Google Docs и Microsoft 365. Запуск сервиса состоялся в 2021 году, и пока это лучший онлайн-редактор на российском рынке. Перейти в Яндекс Документы можно по прямой ссылке, через главную страницу Яндекса или Дзена.

Редактор документов, таблиц и презентаций доступен и с десктопа, и с мобильных устройств. Перейти со смартфона сразу на главную страницу сервиса можно в любом браузере, набрав в адресной сроке «docs.yandex.ru».

Яндекс ID — ключ от всех сервисов Яндекса: почта, диск, документы, подписки на цифровые сервисы, Яндекс GO, Маркет, Музыка и не только. Чтобы создать новый аккаунт, понадобится номер мобильного телефона, на который поступит код подтверждения для регистрации.

После создания Яндекс ID в правом верхнем углу кликните на значок своего профиля и перейдите в раздел «Почта»:

В верхнем меню Яндекс Почты нажмите на вкладку «Документы», после чего откроется главная страница сервиса:

Функционал Яндекс Документов по возможностям для пользователя максимально приближен к Microsoft Word, Excel и PowerPoint, поэтому работать в Яндекс Документах просто: почти все функции сервиса интуитивно понятны и уже знакомы.

В Яндекс Документах пользователь может создавать новые документы, таблицы, презентации, а также загрузить с компьютера или со смартфона уже готовые для их дальнейшего редактирования. После создания и внесения правок в документы их можно скачать на устройство или сохранить онлайн прямо в сервисе. Для онлайн-документов пользователь может открыть доступ другим пользователям, например, чтобы принимать правки, комментарии и советы.

PromoPult — платформа для комплексной рекламы бизнеса в интернете. Настраивайте SEO с финансовой гарантией результата и выводите сайт на первые строчки поиска Яндекса и Google. Запускайте рекламу в Яндекс Директе и проектах VK и получайте «горячие» лиды. А если продаете на маркетплейсах, пользуйтесь бесплатными инструментами для селлеров Wildberries — биддером ставок, аналитикой бустера, подбором ключей и мониторингом позиций в поиске WB, отчетом о продажах, выручке и ставках конкурентов.

Реклама. ООО «Клик.ру», ИНН:7743771327, ERID: 2Vtzquqp8XS

Для перехода в онлайн-редактор документов кликните на главной странице сервиса вкладку «Документы» в левом меню. В открывшемся диалоговом окне нужно указать название документа и нажать на кнопку «Создать». Далее вы попадёте на страницу создания нового документа — её функционал и внешний вид практически полностью дублирует привычный Microsoft Word.

Все инструменты для редактирования и оформления текста расположены в верхних строчках меню в разделе «Главная». Вот список основных функций (слева направо):

Справа от «Главной» расположена вкладка «Вставка». Тут можно добавить в документ таблицы, рисунки и изображения, символы, формулы, диаграммы, готовые фигуры, колонтитулы, гиперссылки и Text Art (аналог Word Art).

Для командной работы с документом предусмотрена шестая вклада верхнего меню «Совместная работа». Здесь можно включить или выключить режим совместной работы. При активации режима сервис предлагает выбрать, в каком формате будет редактироваться документ: в быстром или строгом. Первый вариант — онлайн-формат, то есть все правки, которые вносятся в текст, отображаются в режиме реального времени и сохраняются в документе автоматически. При строгом варианте можно, например, сделать 50 правок, но отображаться они будут только после того, как пользователь кликнет на кнопку «Сохранить».

В самой первой вкладке под названием «Файл» спрятан дополнительный функционал редактора. Помимо стандартных кнопок «Сохранить», «Скачать» и «Напечатать документ», тут есть строка «Сведения о документе». Она пригодится, если вам нужно узнать количество символов в тексте с пробелами и без, число слов, абзацев и страниц. Кстати скачать документ на устройство можно не только в базовом формате Word, но и в PDF, ODT, TXT. В этой же вкладке «Файл» есть строка «Защитить»: тут можно установить пароль для документа: пока другой пользователь не введёт его, он не сможет увидеть содержимое, то есть сам текст.

В Яндекс Документах в главном меню есть и другие вкладки, которые обычно реже используют для работы, поэтому расскажем про них коротко:

Для работы с документом есть дополнительное левое меню. В нём есть 5 пунктов (сверху вниз). Из них могут пригодиться первые четыре:

Если вы пользуетесь онлайн-документами для командной работы, нужно настроить совместный доступ: открыть файл для просмотра или редактирования другими пользователями. В правом верхнем меню найдите жёлтую кнопку «Поделиться» и нажмите на неё. Далее откроется диалоговое окно, в котором предстоит выбрать режим доступа к файлу. Варианта всего два: просмотр и редактирование, режима комментирования, как в Google Документах, здесь нет. Тут же можно установить настройки безопасности документа: пароль на документ, указать срок действия ссылки и запретить скачивать файл. Эти функции доступны только пользователям с «Яндекс 360 Премиум». Стоимость подписки — 249 рублей в месяц или 129 рублей при оплате сразу за год.

Справа от кнопки «Скопировать ссылку» есть значок «Почта»: ссылка вставляется в тело письма Яндекс Почты и вам останется только указать email получателя. И ещё один способ поделиться ссылкой — скачать QR-код в одном из четырёх форматов: PNG, SVG, EPS или PDF. Значок QR-кода находится справа от «Почты».

В таблицах можно отображать статистику и проводить анализ, строить диаграммы, вести бухгалтерский учёт и любой бюджет, сортировать и собирать в одном месте информацию, работать с формулами и уравнениями.

Для перехода в редактор таблиц кликните на главной странице Яндекс Документов на вкладку «Таблицы» в левом меню. В открывшемся диалоговом окне укажите название таблицы и нажмите на кнопку «Создать». Далее вы попадёте на страницу создания нового документа.

В верхнем меню расположены 12 вкладок для работы с таблицей и документом.

В первой вкладке «Файл» есть функции сохранения и печати, а ещё скачивания в разных форматах, например, XLSX, CSV, PDF, JPG, PNG.

Вторая вкладка — «Главная», в ней по большей части собран функционал для работы с текстом и ячейками таблицы. Также тут есть кнопка «∑» с быстрым переходом к популярным формулам: сумма, среднее значение, определение минимального и максимального значения в выбранном диапазоне ячеек и подсчёт количества ячеек, содержащих числа.

Третий раздел редактора «Вставка» позволяет добавить в документ изображения, фигуры, надписи, объекты Text Art, SmartArt (например, отрисованные процессы, иерархии, циклы). А также диаграммы, спарклайны и уравнения.

Для работы с таблицами также пригодится шестой раздел в верхнем меню под названием «Формула». Тут собрано 13 кнопок для работы с различными вычислениями и формулами.

Чтобы взаимодействовать в таблице с командой, перейдите в раздел верхнего меню «Совместная работа». В нём можно установить режим совместного редактирования: быстрый, когда все изменения видны онлайн и сохраняются автоматически, или строгий — пока вы не кликните на кнопку «Сохранить», вносимые вами правки и комментарии в документ не будут отображаться другим пользователям. В этом же разделе есть кнопки для добавления новых и удаления старых комментариев, а также для их быстрого решения, например, можно выбрать пункт «Решить все комментарии».

Раздел «Презентации» в Яндекс Документах практически полностью повторяет интерфейс и функционал Microsoft PowerPoint. Но можно отметить, что тут в два раза меньше выбора тем для оформления слайдов презентации в едином стиле — всего 11 вместо 20+ в Power Point. В остальном в презентациях Яндекс Документов можно так же создавать слайды с разным наполнением: добавлять текст, изображения, фигуры, таблицы, диаграммы и разные форматы надписей. Есть возможность сделать наглядные эффекты для перехода между слайдами и использовать презентацию в совместном режиме работы.

Яндекс Документы и Google Docs полностью выполняют главные задачи — создавать и оформлять текстовые документы, используя режим совместной работы. Для любителей лаконичного визуального стиля больше подходит интерфейс Google Docs. Тем, кто привык к работе в офисных программах, включая Microsoft Word, будут интуитивно понятны и привычны Яндекс Документы.

Пользоваться Google Docs всё же удобнее, если вы привыкли к комфорту: отличное мобильное приложение, хороший скролл с десктопной версии сервиса, возможность использовать десятки плагинов для работы с текстом сверх базового функционала. Для среднестатистического пользователя и стандартных задач по работе с текстом вполне пригодны Яндекс Документы, но удобнее всего работать с сервисом в десктопной версии.