Квалифицированная электронная подпись в документообороте
Последнее время нам часто звонят, и мы много рассказываем об электронном документообороте и электронной подписи, областях применения, экономических преимуществах использования. Конечно мы понимаем, что красиво рассказать это одно дело, а когда доходит до практики то картина может измениться. Давайте разберемся теперь: как это все работает?
Электронный документооборот в «классическом варианте» с КЭП — это действительно экономически выгодное решение. Но для всех ли? Если в вашей компании в месяц подписываются больше 100 документов в месяц, то это однозначно поможет вам сократить расходы.
Сотрудник обычно тратит около 30 минут на полное оформление документа (печать, подпись, дубликат, упаковка, отправка), в то время как система ЭДО за это время может обработать до 100 тыс. документов.
Сколько раз терялись различные документы у вас, ваших партнёров или контрагентах? По статистике теряется более 15% архивных документов. В таких случаях приходится заново тратить ресурсы на бумагу, на печать и курьерские службы, которые в случае необходимости срочной доставки выставляют повышенные тарифы. А если недобросовестный контрагент не выполнит обязательства, а у вас не окажется договора, то доказать и отстоять свою правоту будет крайне сложно.
Также это касается и ошибок в документах, которые, конечно же, случаются. Хорошо если документы не успел уйти в работу и не был передан, тогда еще есть время все исправить. Однако, если же документ с ошибкой покинул пределы офиса, то приходится снова тратиться, потому что процесс исправления ошибки ведет за собой задержки в предоставлении услуг, что в свою очередь может привести к штрафам от заказчиков. При использовании электронной системы можно быстро вносить изменения и согласовывать правки. Этот процесс может занимать пару минут, вместо привычных нескольких дней.
Как мы уже говорили, документы, подписанные в системе ЭДО, имеют такую же юридическую значимость, что и с рукописной подписью. Такую возможность дала технология электронной подписи. Но, до недавнего времени подписывать таким способом документы можно было только после получения специального устройства (USB-токена или смарт-карты), пройдя процедуру идентификации в аккредитованном Удостоверяющем Центре. Сегодня развитие технологий пошло настолько вперед, что достаточно иметь лишь смартфон.
Вся процедура электронной регистрации подразумевает только один документ, подписываемый в бумажном виде — заявка на выпуск сертификата ключа электронной подписи. Далее документы подписываются уже квалифицированной облачной электронной подписью с помощью мобильного приложения с myDSS на смартфоне пользователя. Это приложение (а с недавнего времени даже SDK для интеграции в другие приложения) для смартфона, которое позволяет подписывать квалифицированной электронной подписью документы и контролировать действия пользователя в системах дистанционного банкинга, порталах Госуслуг, системах ЭДО, электронных торговых площадках и т.д. Таким образом, мобильная электронная подпись решает задачу минимизации затрат на обеспечения сотрудников средствами подписи. Мобильная ЭП может хранится на смартфонах сотрудников. Следовательно, исключаются затраты на покупку токенов и смарт-карт, минимизируются риски потери ЭП, и уменьшаются финансовые расходы на замену и восстановление.
Подведем итог. В случае использования ЭДО минимизируются расходы бумагу, обслуживание оргтехники и другие сопутствующие траты. Но что более важно, ЭДО минимизирует риски потери документов и повышает скорость обработки и исполнения документов, что оптимизирует бизнес-процессы.