Слабое место BPMN — определение исполнителей: как настроить эффективные бизнес-процессы

Гибкость настройки правил выбора сотрудников для задач — один из важных критериев оценки BPM-системы. Но некоторые рейтинги в СМИ уделяют этому мало внимания, для красоты им выгоднее добавить в критерии модные Process Mining или Tasк Mining. Хотя это далеко от реальных потребностей бизнеса, ведь в первую очередь компаниям нужно закрыть наболевшие задачи.

Под требованием «гибко определять исполнителей» для пользовательских задач можно понимать достаточно много параметров. Например, выбрать исполнителей с учетом их специализации/роли в компании, отпусков, расположения в оргструктуре, текущей загрузки и т. д.

При этом чистая BPMN не дает ответа, как эта бизнес-логика должна быть смоделирована — в схеме должны быть «дорожки», значит сотрудник должен быть просто определен, но всю сложность выбора сотрудника такая схема не отобразит. И вообще, если исполнителей у процесса много, то схема разрастается и становится совершенно нечитабельной.

При этом BPM-системы обычно дают возможность настраивать исполнителей, хотя некоторые могут и не использоваться каноническую нотацию. А вот насколько удобно делать настройку, аналитику стоит оценить в каждом программном продукте.

Если определение исполнителей в ходе бизнес-процесса делается системой автоматически, это очень помогает пользователю, так как тому, кто запускает процесс, не нужно задумываться и, например, вспоминать «как фамилия того, кто согласовывает закупки?». В некоторых организациях рядовой работник вообще и не должен знать пофамильно сотрудников. Так что гибкость инструмента повлияет на эффективность процессов в итоге.

Вернемся к реальным бизнес-процессам и сгруппируем критерии выбора исполнителей. Вспомните, как сформулированы требования к какому-нибудь процессу. Для этого ответьте на вопросы ниже. Рядом с каждым вопросом приведен пример — так будет проще вспомнить ситуации из жизни.

Исполнители — определенные сотрудники. Является ли исполнителем конкретный сотрудник, который не меняется в зависимости от условий процесса? Например, процесс в организации выстроен таким образом, что все документы подписывает секретарь Соболева Н., то есть маршрутизация работ персональная.

Группировка исполнителей. Объединены ли исполнители функциональными обязанностями? Как пример юристы, делопроизводители, бухгалтеры и др. В Directum RX их можно включить в роль и указать ее исполнителем блока. Благодаря этому не нужно вручную добавлять и удалять исполнителей в блоке, если состав роли меняется.

Зависимость от условий процесса. Требуется ли менять исполнителей в зависимости от условий процесса? Например, от вида и суммы договора определяется состав согласующих или закрепленный менеджер.

Зависимость процесса от исполнителей. Требуется ли вычислять других исполнителей в зависимости от исполнителя текущего блока? В случае, если согласующий не выполнил свое задание в срок, то нужно отправить уведомление его руководителю (эскалация процесса). Также возможна ситуация, когда требуется определять подписанта для документа и пропускать этап согласования, если подписант из подразделения «Администрация».

Зависимость от результатов выполнения. Требуется ли менять исполнителя блока в зависимости от результатов выполнения других блоков процесса? Например, задание на согласование договора получают все согласующие, а после доработки — только те, кто отправили на доработку. Также возможна ситуация, когда при старте задачи дополнительных согласующих указывает инициатор.

Прежний исполнитель в отправленных задачах. Требуется ли оставлять прежнего исполнителя для отправленных задач со статусом «В работе»? Допустим, в компании секретарь Соболева Н. формирует протокол совещаний и отправляет его участникам на согласование. В компанию нанимают второго секретаря — Соловьеву О., которая будет заниматься совещаниями производственного подразделения. Нужно изменить вариант процесса: по отправленным задачам задания на доработку должны приходить Соболевой Н., а по новым — Соловьевой О.

Изменение исполнителя в отправленных задачах. Требуется ли заменять исполнителя на нового в отправленных задачах со статусом «В работе»? Рассмотрим предыдущий кейс, но при условии, что по отправленным ранее и по новым задачам при доработке протокола задания должны приходить новому секретарю — Соловьевой О.

Изменение логики определения исполнителя в отправленных задачах. Требуется ли в ранее отправленных задачах поменять исполнителей? Бывает, что в компании меняются процессы, и ошибки в их настройке обнаруживаются на этапе опытной эксплуатации, когда в работу запущено много задач. В таких случаях нужно, чтобы изменения в настройках процесса применялись к отправленным ранее задачам. Также возможна ситуация, когда в компанию наняли помощника руководителя. Нужно изменить процессы, чтобы задания на печать документов приходили помощнику. Другой случай, когда на этапе настройки исполнителя указали неверно: вместо линейного руководителя сотрудника настроили согласование с руководителем отдела.

Повторное использование в других вариантах процессов. Требуется ли настраивать одних и тех же исполнителей в нескольких вариантах процессов? Ситуация: в компании нужно настроить разные варианты процессов для согласования договора. Обязательными согласующими всегда являются несколько определенных сотрудников, но отличаются этапы процесса. Администратор объединяет этих сотрудников в новую роль, которую указывает для всех вариантов процессов в этапе согласования с обязательными согласующими вместо того, чтобы в каждом перечислять несколько одинаковых сотрудников.

Отправка простых задач. Требуется ли, чтобы другие сотрудники могли отправлять простые задачи и подзадачи указанным исполнителям? Полезно, чтобы работник мог отправить подзадачу определенной роли, не задумываясь о конкретной фамилии исполнителя, всем юристам, главному бухгалтеру или «Ответственному за кофе-машину».

Если вы сравниваете две BPM-системы попробуйте настроить в обеих каждый вариант требований. Где-то можно будет сделать всё с помощью no-code, а какие-то инструменты или не дадут нужных возможностей, или потребуют настоящего программирования.

В Directum RX можно изменять бизнес-процессы и настраивать исполнителей прямо в проводнике системы с использованием визуальных инструментов без разработки кода. Для этого достаточно открыть редактор, где с помощью блоков и переходов задать схему процесса и свойства блоков процессов.

В зависимости от настроек, указанных в блоках схемы, определяются исполнители заданий. К примеру, для группировки по функциональным обязанностям сотрудники могут быть объединены в роли. Их также можно указывать исполнителями блоков, чтобы обеспечить гибкость бизнес-процессов.

Способ настройки исполнителей заданий и уведомлений зависит от рассмотренных выше критериев. Например, в одних случаях можно указать вычисляемые выражения и определенных сотрудников, в других — использовать параметр процесса, в котором указана вычисляемая роль. Ниже приведены способы настройки и таблица, с помощью которой удобно сопоставить их с критериями.

Если исполнители не меняются в зависимости от условий, то указываются один или несколько сотрудников, которые будут выполнять заданные в блоке работы. Если в настройках блока изменить исполнителя, то в запущенных задачах изменения не применяются. Они продолжают работу по схеме, которая использовалась при старте задачи.

Их участники задаются в справочниках. Изменения в составе участников применяются во всех запущенных задачах, и задания отправляются новым участникам на соответствующих этапах.

Вычисляемое выражение представляет собой цепочку связанных элементов, где каждый последующий элемент уточняет предыдущий. Оно возвращает значение последнего элемента. С помощью вычисляемых выражений удобно вычислять исполнителей, которые определяются из процесса или вложения. Полученных исполнителей можно повторно использовать в параметрах процесса. Например, чтобы определить исполнителя поручения, руководителя инициатора задачи, ответственного за организацию, автор документа и т. д.

Состав таких ролей определяется с помощью вычисляемых выражений. Они предназначены для определения состава исполнителей, который зависит от контекста. Например, чтобы определить согласующего договора. Вычисляемую роль можно повторно использовать в схемах, блоках, выражениях, а также в других вычисляемых ролях. Благодаря этому легко изменить исполнителей сразу во всех вариантах процессов, в том числе запущенных. Также вычисляемые роли позволяют задавать сложные матрицы определения исполнителей, в том числе с использованием вложенных вычисляемых ролей.

Они предназначены для случаев, когда состав исполнителей одного блока используется для определения исполнителей другого. Например, таким образом можно уменьшать круг согласующих при выполнении задания.

Они представляют собой заранее определенные вычисления, которые обрабатывают значения свойств. Функции позволяют преобразовывать регистр символов и падеж, получать текущую дату и т. д. Список доступных функций зависит от предыдущего элемента вычисляемого выражения.

В таблице представлены варианты настройки по рассмотренным ранее критериям.

Для критерия «Зависимость от результатов выполнения» можно использовать вычисляемые роли и выражения, только если разработчик модифицировал блоки задач и заданий. Например, чтобы в свойствах задачи хранились данные о дополнительных согласующих.

* * *

Мы рассмотрели, сложности настройки исполнителей бизнес-процессов. Как вы могли убедиться, Directum RX позволяет гибко задавать участников бизнес-процессов, учитывая особенности организации.

Другие возможности гибкой настройки — как сделать, например распределение, чтобы задание мог выполнить любой сотрудник из группы (конкурентные задания), или передачу в зависимости от календаря рабочего времени — стоят отдельного разговора.