От бумажек до ИИ-ассистентов: как HR-боты меняют внутренние коммуникации

Давным-давно (когда эйчаров называли кадровиками) управление персоналом было делом бумажным, скучным и размеренным. Отпуска, больничные, увольнения — все это отслеживалось вручную, а внутренние коммуникации напоминали испорченный телефон. Но времена изменились, а вместе с ними и HR-процессы.

Меня зовут Андрей Хорошавин, я CEO компании 2PEOPLE IT, которая разработала ИИ-ассистент для оптимизации затрат HR-отдела. Сегодня я расскажу, как искусственный интеллект (ИИ) облегчает жизнь HR-специалистам и делает внутренние коммуникации в компаниях более эффективными, удобными и прозрачными.

Помните мем с собакой в горящем офисе, которая говорит: «This is fine»? Примерно так выглядит компания без налаженных внутренних коммуникаций. Внутренние коммуникации (или для краткости внутриком) — как невидимая сеть, соединяющая всех сотрудников и отделы в компании. Когда эта сеть работает без перебоев, бизнес процветает. Информация передается быстро и точно, задачи выполняются своевременно, а сотрудники понимают свои роли и цели.

Когда-то единственными каналами внутрикома были электронная почта и долгие совещания, но сегодня у нас есть множество цифровых инструментов, которые делают коммуникации эффективнее. Внутренние порталы, корпоративные соцсети, мессенджеры, рассылки — все это круто, но особое место в этом списке сегодня занимают чат-боты. Эти виртуальные помощники берут на себя всю рутину, позволяя сотрудникам сосредоточиться на более важных и сложных задачах.

Правда, бот боту рознь. Есть классические чат-боты — простые программы, которые могут отвечать на базовые вопросы по четко заданному алгоритму. А есть умные ИИ-ассистенты, которые используют искусственный интеллект, чтобы понимать контекст, самостоятельно обучаться и решать нестандартные задачи. Это как разница между старым кнопочным мобильником и современным смартфоном — и то, и другое может звонить, но возможности совершенно разные.

Сегодняшний внутриком уже далеко не только про информирование персонала. Он охватывает буквально все ключевые HR-процессы, от онбординга и адаптации до корпоративного обучения и оффбординга. ИИ-ассистенты способны участвовать в каждом из этих процессов, автоматизируя до 80% рутинных коммуникаций. Давайте посмотрим, как разные компании оптимизируют внутренние коммуникации с помощью ИИ — и как это можете сделать вы.

Онбординг

Помните, как сложно было в первое время на новой работе? Ничего не понятно, а приставать к коллегам с вопросами очень неловко. К счастью, теперь можно сделать процесс онбординга гораздо более гладким. Чат-боты с ИИ — идеальные наставники: они отвечают на часто задаваемые вопросы без перерыва на обед или сон и помогают новым сотрудникам быстрее адаптироваться к работе.

Когда штат компании Dodo Brands стал стремительно увеличиваться, ребята подключили Dodobot для онбординга новичков. Изначально бот задумывался просто как база знаний, но вскоре стал помогать менеджерам с адаптацией и информированием команд.

HR-бот для адаптации новых сотрудников запустили и в компании Ozon, где он помог разгрузить эйчаров, отвечая на вопросы про условия труда, бенефиты, пропускной режим и многое другое.

Справочная

Все больше компаний осознают, что на типовые вопросы вроде «Какой пароль от Wi-Fi?» и «Когда я смогу взять отпуск?» точнее и быстрее отвечает робот. Искусственный интеллект ловко консультирует сотрудников, освобождая время эйчаров для (чаепитий и перекуров) стратегических и креативных задач.

В группе М. Видео-Эльдорадо работает более 19 тысяч сотрудников, и чтобы организовать единый сервис для их поддержки, компания запустила чат-бота с ИИ. Сотрудники задают больше 2000 вопросов еженедельно, и благодаря нейросети 60% из них решаются автоматически.

В VK, где работает больше 10 тысяч человек, запустили цифровой помощник «Маруся на работе», чтобы рассказывать сотрудникам про отпуск, справки, ДМС и прочие насущные вещи 24/7. Запросы стали обрабатываться всего за пару минут, а нагрузка на HR-службу снизилась на 20%.

Техподдержка

Чат-боты чаще ассоциируются с техподдержкой клиентов, но помощь персоналу тоже очень важна. Установка программ, восстановление паролей, получение доступа к необходимым ресурсам – эти и другие повседневные вопросы можно спокойно доверить роботу. В отличие от штатного сотрудника, он может решать несколько проблем одновременно и консультировать круглосуточно, уменьшая нагрузку на HR- и IT-отделы.

Хороший пример снова у М. Видео-Эльдорадо. Их виртуальная помощница Айтиша – интерактивный омниканальный чат-бот для общения со службой поддержки. В результате запуска Айтиши экономия на услугах первой линии поддержки составила порядка 15% от годового уровня затрат, а удовлетворенность пользователей достигла 95%. Бот получает около 1500 запросов ежедневно и обслуживает 48% сотрудников.

Обучение

Тренд на непрерывное образование (lifelong learning), стремительные технологические изменения и постоянный рост требований к навыкам сотрудников — все это обязывает компании вкладываться в обучение персонала. ИИ-ассистенты упрощают этот процесс: проводят онлайн-курсы и тренинги, предлагают персонализированные обучающие материалы, делают обучение более интерактивным и дают обратную связь.

Клиника «Источник» использовала систему чат-ботов, чтобы поднять эффективность обучения и адаптации врачей, медсестер и администраторов. После внедрения системы текучесть вспомогательного персонала снизилась с 32% до 13%, а доля врачей, успешно прошедших сервисное обучение, выросла с 63% до 86%.

В «Ростелекоме» тоже используют виртуального помощника, чтобы развивать профессиональные компетенции и «мягкие» навыки сотрудников. Недавно там завершилась программа развития эмпатии для клиентских менеджеров, реализованная через умный чат-бот.

Опросы

ИИ-ассистенты аккуратно соберут фидбек от сотрудников по поводу рабочих процессов и условий. Они могут проводить опросы, автоматически собирать предложения и анализировать результаты. Так можно быстро выявлять проблемные области, не затрачивая на это слишком много ресурсов. Чат-боты с ИИ облегчают организацию опросов, сокращают время на обработку данных и помогают оперативно реагировать на отзывы сотрудников.

В компании «Восток-Запад» все опросы проводились вручную, по телефону. Это занимало кучу времени у эйчаров и не всегда было удобно сотрудникам. Чтобы оптимизировать этот процесс, проведение опросов передали чат-ботам. Теперь опросы проходят регулярно и охватывают 100% сотрудников, а издержки на проведение опросов значительно снизились.

Развлечение

Да-да, чат-бот может мастерски скрасить серые рабочие будни. Например, Dodobot умеет шутить и присылать мемы, а бот Федор компании «Интеллектуальные социальные системы» может поделиться любимым треком или составить плейлист под настроение.

Оффбординг

Когда сотрудник решает покинуть компанию, хочется, чтобы все прошло гладко и без лишнего стресса. ИИ-ассистенты делают оффбординг почти безболезненным: помогают заполнить все нужные документы, проводят опросы и exit-интервью. В итоге процесс увольнения становится более понятным и организованным, а компания получает ценную обратную связь.

Оффбординг-бот успешно внедрили, например, в компании КРОК. Робот отвечает на частые вопросы, выдает форму заявления и персонализированный обходной лист, а также собирает фидбек у руководителя, эйчара и самого сотрудника, чтобы выявить зоны роста.

Недавний опрос «Анкора» показал, что 30% российских компаний со штатом от 250 до 5000 человек уже используют чат-боты в управлении персоналом, а еще 20% экспериментируют с ChatGPT и другими современными технологиями.

ИИ-ассистенты становятся все более популярным инструментом для выстраивания внутренних коммуникаций и кажутся «волшебной таблеткой» от всех бед. Попробуем посмотреть объективно, в чем они хороши, а в чем – не очень.

Плюсы

Минусы

Чат-боты с ИИ – универсальные помощники бизнеса, которые могут решать множество задач в разных областях, не только в HR. Например, наша облачная платформа 2PEOPLE ASSISTANT по созданию и управлению ИИ-ассистентами отлично справляется с поддержкой клиентов, наймом, маркетингом и сбором лидов. Но именно HR-боты для внутренних коммуникаций особенно востребованы у наших клиентов.

На нашей платформе вы можете создать разговорного (диалогового) робота, который работает на основе новейшего генеративного искусственного интеллекта (GPT) и автоматизирует до 80% текстовой коммуникации с реальными людьми. Загрузите знания о вашей компании на платформу – и умный HR-бот для внутренних коммуникаций готов! Настроить его можно всего за 10 минут – попробуйте бесплатно.

Хотите увидеть, как работает 2PEOPLE ASSISTANT, и узнать, чем ИИ-ассистенты могут быть полезны вашему бизнесу? Обратитесь к нашей статье о возможностях платформы или напишите мне, и я проведу для вас демо и бесплатную консультацию. Проверьте ИИ в действии уже сегодня и начните улучшать работу вашего HR-отдела прямо сейчас!

Мы на связи: