Переезд из Confluence бизнес-классом: персональный подход и предсказуемый результат

Переезжаем быстро и без пересадок в Стамбуле

Привет, на связи команда Minervasoft! Уже пять лет мы развиваем идею, что знания должны работать на бизнес, а не наоборот — и подтверждаем её в своих продуктах. А ещё — помогаем компаниям успешно переехать с Confluence.

Сегодня расскажем, как проходит миграция, опишем возможные проблемы и предложим решения.

Confluence — сервис для совместной работы, обмена знаниями и хранения данных. Система предлагает одно пространство для решения множества задач и легко интегрируется с Jira, Bitbucket, Compass и Loom.

Вот краткая предыстория и несколько причин, почему сейчас компании ищут замену.

У каждого свои требования. Мы собрали самые частые запросы исходя из нашего опыта сотрудничества с Avito, Qiwi, «ЭР-Телеком» и другими компаниями.

Миграция контента без потерь. Бизнесу важно, чтобы после переезда сотрудники потратили как можно меньше времени на адаптацию и быстрее включились в работу. Для этого контент из Confluence нужно перенести в привычном виде и сохранить:

На нашей платформе для этого есть мигратор контента. В нём видно всю структуру данных в Confluence и можно отметить, что перенести, а что нет.

Удобный редактор. Сотрудники привыкли к редактору Confluence, поэтому новый должен быть похожим, чтобы не пришлось долго переучиваться.

В Minerva Knowledge он работает так же. Мы взяли общую структуру и макросы.

Ещё мы доработали систему шаблонов редактора.

В Confluence изменение шаблона не влияет на контент, уже созданный на его основе. Мы решили это исправить и сделали так, чтобы старые статьи менялись вместе с ним. Это удобно, если нужно отредактировать сразу десятки материалов. Можно не лезть в каждую страницу отдельно, а поменять только шаблон.

Поддержка и доработка системы. Confluence даёт базовые функции, а дополнительные нужно либо докупать, либо делать самим. Поэтому от прямого сотрудничества с вендорами компании хотят, чтобы продукт можно было быстро подстроить под свои запросы.

В нашем продукте все возможности доступны сразу, и мы постоянно их поддерживаем. А по запросу компании можем внедрить новые инструменты. Например, добавить макросы в редактор или интегрировать другие системы компании с Minerva Knowledge.

Макросы — расширения основных функций, которые можно удобно и быстро запустить одной кнопкой. Некоторые из популярных — draw.io, Include Content, Comala Document Management.

В Confluence больше 5 000 макросов, и для удобной работы в новом сервисе должны быть как минимум самые нужные.

Размещение на серверах компании. Многие сервисы управления знаниями хранят данные компаний в облаке. Это удобно, но создаёт риски утечки и потери информации, а также зависимости от стороннего провайдера. Поэтому такие решения подходят не всем компаниям.

Minerva Knowledge работает на серверах клиентов или в приватном облаке – это выделенный сервер, который, в отличие от SaaS-сервиса, не использует общую инфраструктуру для обработки данных организаций (мы видим разные примеры). Он может быть подключен к домену компании или закрыт с помощью VPN.

Клиент может выбрать наиболее подходящий вариант, в зависимости от требований и задачи. В обоих случаях знания компании останутся в безопасности.

Масштабируемость системы. Важно, чтобы платформа могла работать с большим количеством пользователей.

Нередко компании тестируют продукт на одном подразделении или филиале, а потом запускают его на остальные отделы. Или сразу переезжают большим составом: «ЭР-Телеком» перевёл на Minervasoft сразу два сегмента (b2b и b2c) с разными контентом и сотрудниками. Всего 8 тысяч человек.

Переход на новую систему может быть нервным, потому что приходится учитывать много деталей: нужно сохранить данные, не потерять привычный функционал, обеспечить комфорт сотрудников.

Мы разработали комплексный подход к миграции из Confluence, чтобы сделать этот процесс максимально плавным.

Первый этап — тестирование демоверсии

Сначала предлагаем компании протестировать демо Minerva Knowledge. Посмотреть, как переносится контент, как работает редактор и удобно ли пользоваться базой данных. Если всё устраивает — переходим к переговорам.

Иногда компании проверяют только чек-лист возможностей программы и не тестируют её работу до покупки. При этом из-за большого количества стартапов есть риск получить продукт с функциями, которые требуют доработки. Поэтому мы заранее предлагаем убедиться в надёжности нашей платформы.

Второй этап — общение с компанией

На этапе переговоров нам важно определить, что и как будем переносить. Смотрим, какой контент можно загрузить в первую очередь, где нужно добавить функционал, а какие данные перемещать не нужно.

С 2019 года мы постоянно расширяли функционал Minerva Knowledge. Поэтому большинство контента Confluence можно перенести сразу и без изменения нашей системы.

Третий этап — доработка функций

Если нашему сервису не хватает каких-то возможностей Confluence, мы добавляем их.

Для этого разбираемся, насколько эти функции были полезны и критичны. Чаще всего их можно заменить тем, что у нас уже есть. Иногда какие-то макросы Confluence можно адаптировать под наши. Если такой вариант не получится реализовать, создаём новые модули на платформе под конкретные запросы.

Например, если сотрудники компании часто пишут код, мы в первую очередь проверяем, чтобы они могли работать в нашем редакторе. Потом смотрим, какие макросы они используют и какие из них есть у нас. Недостающие добавляем. Продолжаем, пока у сотрудников не появятся все нужные функции.

Четвёртый этап — перенос контента

Для переноса данных у нас есть мигратор. Можно выгрузить информацию в несколько итераций или за один раз, убрать ненужные разделы или переместить все сразу.

Пятый этап — подключение системы

Когда основной функционал и контент готовы, мы добавляем пользователей на Minerva Knowledge в облаке. Если нужно, ждём доступа к серверам компании и ставим систему на оборудовании клиента. Когда всё готово, добавляем руководителей и сотрудников, присваиваем им роли.

Сотрудник может иметь разные роли на разных проектах. Например, в одном создавать новые статьи в роли редактора, а в другом — просматривать их в роли читателя.

Заключающий этап — проверка работоспособности и поддержка

После переноса данных нужна выборочная проверка качества миграции и доработка статей по её результатам.

Если у компании что-то ломается, сотрудники обращаются в нашу техподдержку, и мы чиним.

В среднем переход на Minerva Knowledge занимает от недели до нескольких месяцев в зависимости от масштаба проекта. Срок может меняться исходя из того, нужно ли добавлять функционал и размещать систему на серверах. А ещё от скорости обратной связи клиента и получения доступов к оборудованию.

Миграция из Confluence всегда происходит по-разному.

За годы использования платформы у компаний накапливаются десятки плагинов. Несмотря на тщательное тестирование, из-за гибкости редактора и частого пересечения макросов друг с другом иногда бывают технические проблемы. Вот два примера.

После переноса данных некоторые статьи могут странно отображаться — например, может разъехаться вёрстка таблицы или структуры документа.

Такие проблемы решаются быстро. Сначала мы воссоздаём такой же контент в системе компании и снова переносим в Minerva Knowledge. Если проблема не исчезает, смотрим мигратор и исправляем баги.

Бывают случаи, когда перенести сложный плагин из Confluence слишком затратно. Тогда мы предлагаем адаптировать контент под наши возможности в зависимости от задачи плагина.

Например, компания использует кастомный конструктор для таблиц и отчётов. Если она хочет скорее мигрировать, то вместо переноса плагина можно скопировать самые популярные шаблоны таблиц и перенести их напрямую в систему.

Миграция с Confluence только кажется сложной. Мы уже пять лет работаем с компаниями и постоянно улучшаем свой продукт. Наши специалисты общаются с клиентами и помогают с миграцией на всех этапах – от подключения демоверсии до переноса контента.

Minervasoft занимается комплексным внедрением менеджмента знаний для среднего и крупного бизнеса. У нас классная система доставки знаний и готовая методология для их выявления, сбора и актуализации. Наши продукты будут особенно полезны:

Продукты Minervasoft внесены в реестр российского ПО и соответствуют стандартам безопасности и качества. Попробовать Minerva Knowledge и Minerva Learn можно в демоверсии.