От переписи населения до электронных трудовых: как концепция «безбумажного офиса» обрела современный облик

Система электронного документооборота (ЭДО) – это быстрый, удобный и безопасный способ перейти на безбумажный обмен в делопроизводстве. Неудивительно, что многие компании используют ЭДО: его преимущества по сравнению с бумажным очевидны. Однако концепция безбумажного офиса в целом обрела широкую популярность ещё семьдесят лет назад. Расскажем, как она развивалась вместе с сопутствующими технологиями.

Прообраз электронных подписей, без которых сложно представить полноценный ЭДО, появился ещё в 1860-х. Он связан с другой технологической новинкой того времени — телеграфом, запатентованным Сэмюэлом Морзе в 1840 году. С помощью телеграфа компании закрывали сделки — передавали договоры и даже подписи к ним.

В 1869 году Верховный суд штата Нью-Гэмпшир постановил, что нет разницы между бумажной подписью и переданной по телеграфу. По мнению суда, было не важно, ставили ли ее стальным пером, или с помощью медной проволоки в тысячу миль.

В 1880 году правительство США провело перепись населения. Подсчет результатов занял целых семь лет, поскольку анкеты приходилось проверять вручную. И руководство страны было обеспокоено тем, что грядущая перепись займет еще больше времени. Тогда на выручку пришел инженер Герман Холлерит, который изобрел табулятор. Это — электромеханическая машина, которая умела обрабатывать данные на перфокартах и печатать результаты на бумажную ленту.

В 1888 году табулятор впервые попал в здание правительства, двумя годами позднее его использовали во время переписи. Специалисты говорят, что устройство спасло офисных клерков от тринадцати лет трудоемких подсчетов. В 1896 году Холлерит открыл бизнес по производству табуляторов и основал компанию Tabulating Machine Company. В 1924 году она получила новое имя — IBM, а в 1928-м уже представила формат перфокарт, содержащий 80 столбцов и 12 рядов для кодирования данных, который стал стандартом того времени. В середине 1950-х продажи перфокарт составляли около 20% выручки компании и 30% ее итоговой прибыли.

Вторая мировая война стала катализатором инноваций, многие из которых легли в основу цифрового офиса. Это были как ЭВМ, так и технологии передачи данных. Так, в 1945 году учёные из Пенсильванского университета сконструировали электронный цифровой вычислитель ENIAC. В частности, его использовали для баллистических расчетов. Еще один компьютер, который применяли для военных нужд — Colossus — спроектировал британский инженер Томас Флауэрс для взлома немецкого шифра Лоренца. Colossus сократил время расшифровки с нескольких недель до часов.

В Советском Союзе работу над вычислительными системами начали немного позже. Но в 1948 году в лаборатории С.А. Лебедева разработали Малую электронную счётную машину (МЭСМ). По большей части её использовали для гражданских задач — геодезических наблюдений и оценки работы при проектировании автодорог.

В то же время во время Второй мировой войны развивались криптографические системы для защиты каналов передачи информации, позволяющие избежать перехвата сообщений, и методы дешифровки зашифрованных сообщений. Все они заложили основу современных криптографических методов, используемых в сфере кибербезопасности для передачи данных, в том числе в контексте ЭДО.

В послевоенный период технологии начали мигрировать из военной сферы в «гражданку». Так, в 1949 году в Кембриджском университете группа инженеров представила компьютер EDSAC (потомка ENIAC). Разработку частично профинансировала британская сеть ресторанов и кафе J. Lyons and Co.

Руководство компании видело потенциал компьютеров и выгоду, которую они могут принести в контексте управления бизнес-процессами. За финансирование проекта учёные передали J. Lyons and Co свои наработки, которые компания адаптировала для разработки собственной вычислительной системы — LEO (Lyons Electronic Office). Компьютер LEO увидел свет в 1951 году. Его использовали для обработки отчётности по продаже выпечки и продовольственных товаров. Устройство, изначально предназначенное для исследований, помогло оптимизировать бухгалтерию.

Впоследствии руководство J. Lyons and Co основало компанию LEO Computers Limited. Она сфокусировалась на производстве компьютеров для бизнеса и предоставляла услуги представителям британской промышленности и гос. учреждениям.

Примерно в это же время возник термин word processing. Он обозначал возможность использовать компьютеры для работы с документами — создавать, редактировать и печатать. Считается, что его придумал Ульрих Штайнхильпер, менеджер по продажам в IBM. По другой версии, автором является американский менеджер Джордж Райан, который зарегистрировал соответствующую торговую марку. Однако широкого распространения этот термин на тот момент не получил, хотя на рынке уже существовало несколько продуктов, так или иначе, применявших word processing. К 1971 году New York Times объявил термин очередным «баззвордом».

В 1964 году был выпущен компьютерный терминал IBM 2260, который компания-разработчик объявила предвестником «офиса будущего». Она обещала автоматизацию рутинных задач и сокращение оборота бумажных документов. IBM активно продвигала эту идею, утверждая, что компьютеры заменят традиционный документооборот и упростят офисные процессы. К концу 1960-х годов идея цифрового офиса действительно начала восприниматься всерьез в деловом сообществе.

В то же время IBM 2260 был спроектирован для работы с мейнфреймом IBM System/360. Терминалы подключались к центральному компьютеру через специальный контроллер, который обеспечивал управление. Благодаря такому подходу терминалы IBM 2260 поспособствовали развитию идеи сетевых офисов, где несколько пользователей могли работать с центральным компьютером.

В середине 1970-х в Bloomberg вышла статья о перспективах цифровых офисов. В ней группа экспертов представила смелый прогноз: к 1990 году компании полностью откажутся от бумаги, а компьютеры будут хранить огромные объемы данных, что значительно упростит и ускорит рабочие процессы. Они также выразили мнение, что IBM и Xerox «будут диктовать будущее благодаря своей маркетинговой мощи». И если с первым утверждением не все так однозначно, то второе оказалось достаточно близко к истине.

В 1970-х Xerox действительно стала заметным игроком в гонке технологий для цифровых офисов. Главный научный сотрудник компании Джейкоб Голдман в 1970 году основал исследовательский центр Пало-Альто (PARC) для проектирования офиса будущего. PARC привлек группу ученых и инженеров, многие из которых были выходцами из расположенного неподалеку Стэнфордского университета. Среди изобретений центра стоит выделить графический интерфейс пользователя и текстовый редактор Bravo, который стал первопроходцем концепции What You See Is What You Get, позволяя пользователям видеть результат по мере набора текста.

В PARC также разработали персональный компьютер, который получил название Alto. В 1977 году компания Xerox представила Alto на Всемирной конференции в Бока-Ратоне. Роберт Тейлор, глава лаборатории компьютерных наук PARC, на презентации выразил надежду, что компьютеры освободят работников от «тягомотины» и рутинных задач, дадут возможность выполнять функции «более высокого уровня, столь необходимые для понимания человеком собственной ценности».

На презентации инженеры показали, как компьютер редактирует документы, строит гистограммы, переключается между программами. Специалисты выделяли текст на экране, общались онлайн с другими сотрудниками, заполняли формы расходов в электронном виде, пересылали их на обработку, отправляли электронные письма и распечатывали документы. Спикер уверял зрителей, что опытные машинистки освоили Alto в течение нескольких часов, а новички — за день-два.

Но руководители Xerox не были впечатлены новинкой. Компания генерировала большую часть своей прибыли, продавая бумагу, а сотрудники PARC настаивали на том, что офису будущего она будет не нужна. Поэтому компьютеры Alto не получили широкого распространения, однако заложили основу для будущих технологий и повлияли на продукты других компаний, в первую очередь Apple. Именно разработки PARC вдохновили Стива Джобса на создание компьютера Macintosh.

Появление систем управления электронными документами (EDS) стало важным шагом к реализации идеи цифрового офиса. В 1970-1980-х исследователи из Брауновского университета в США разрабатывали экспериментальную систему для представления электронных документов, сочетающих изображения и текст на цветном растровом дисплее. Система состояла из программ для отрисовки изображений, определения содержимого страниц и отображения документов. Документы в EDS представляли собой направленные графы, узлы которых назывались страницами. Система использовала растровый дисплей Ramtek 9400 и компьютер VAX-11/780.

Также специалистами из Брауновского университета был разработан BRUWIN — менеджер окон, позволивший управлять несколькими графическими документами и приложениями в рамках единого интерфейса — и система Intermedia, в которой пользователи могли объединять различный контент, включая текст и изображения.

Разумеется, до современного ЭДО в то время было еще далеко. Сейчас в «цифру» переходит не только первичная документация, но и кадровые документы. За это отвечает, например, наш сервис КЭДО на базе российского ПО VK HR Tek, который помогает быстрее и проще нанимать новых сотрудников, контролировать подписание в срок, разгрузить кадровиков и тратить меньше времени и сил на печать, хранение, обработку и доставку бумажных документов.

Первый коммерческий факс появился еще в 1964 году. Его выпустила компания Xerox под названием Long Distance Xerography (LDX). Два года спустя свет увидел Magnafax Telecopier, который мог передать документ примерно за шесть минут. К 1974-му факсы справлялись с отправкой страницы документа примерно в два раза быстрее.

Однако несмотря на технические улучшения, в 70-е стоимость подобных устройств оставалась неподъёмной для большинства организаций и составляла порядка 18 тыс. долларов. Получается, что факсы могли себе позволить в основном крупные компании — тогда в США насчитывалось не более тридцати тысяч машин. В 1980-х на рынок вышли относительно бюджетные варианты, что привело к десятикратному увеличению числа используемых устройств. Так, факсы стали офисным стандартом.

В 1985 году был представлен цифровой интерфейс GammaFax, который позволил принимать файлы сразу на компьютер. В это же время стандарт факсимильной связи ITU G3 повысил скорость и качество передачи данных. С помощью факсов компании охотнее обменивались документами. Также к концу десятилетия в Великобритании и США признали юридическую значимость документов, подписанных по факсу.

Не обошлось и без недостатков: первые устройства не обладали функцией отложенной отправки, и офисным сотрудникам приходилось ловить момент, когда линия освободится. Со временем ситуация изменилась к лучшему: в 1990-х рестораны массово использовали факсы для приема заказов, а компании проводили маркетинговые и социологические опросы.

Говорить о реализации безбумажного офиса в эпоху факсов было бы странно. Но попытки перевести бизнес-процессы и документооборот в цифру продолжались.

Так, в 1992 году учёные из британского Вестминстерского университета разработали систему электронной документации (EDS) для инженерной отрасли. Она предлагала возможность поиска информации, а также инструментарий, упрощающий работу со ссылками и конвертацию документов. Систему применяли при подготовке учебных пособий для университетов и разработке руководств в других отраслях.

Одним из ее преимуществ была способность работать в локальных и глобальных сетях. Также платформа поддерживала множество языков, включая европейские. Еще EDS работала с различными кодировками, например, ASCII, UTF-8, ISO-8859-1.

C 1993 года Европейское космическое агентство работало над запуском спутника Integral для изучения гамма-всплесков во Вселенной. Каждый этап разработки и эксплуатации спутника сопровождался подробными отчетами и документацией, объемы которых постоянно росли. За год до старта миссии число технических и управленческих документов в рамках проекта превысило планку в 36 тысяч.

Для обработки таких объёмов информации агентство в 1995 году внедрило систему для управления документооборотом (DMS) под названием ESA Science Document Management System. Ее возможности включали приём и модификацию документов. Так, она автоматически перемещала принятые файлы в хранилище, регистрировала их и рассылала получателям, а факсы конвертировала в PDF-формат. Документы, связанные с техническими аспектами миссии, располагались в специализированных базах данных, доступ к которым могли получить только авторизованные пользователи. Отдельное место занимали отчёты о ходе миссии. В DMS был встроен поисковый движок, похожий на браузерный, а также функции версионирования документации.

После запуска системы Европейское космическое агентство внедрило DMS для последующих проектов. Например, для системы MetOp, цель которой — мониторинг климата Земли. Первый спутник в рамках инициативы, MetOp-A, запустили в 2006 году.

В 1997 году систему управления документооборотом (DMS) CENTRA 2000 внедрило NASA. Её использовали для технической поддержки и обмена информацией между подразделениями. Позже компания-разработчик системы получила разрешение от NASA вывести DMS на коммерческий рынок. Одним из примеров внедрения стала компания NOVA Gas Transmission, управляющая газопроводами в США. CENTRA 2000 заменила старую систему управления файлами, обеспечив удобный доступ к чертежам и текстовым документам.

В это же время продолжалось становление DMS-продуктов как отдельной индустрии со своими стандартами. В 1997 году была принята первая отраслевая спецификация DMA 1.0, целью которой было упорядочить архитектуру DMS-систем и интегрировать решения разных разработчиков. В спецификации были отражены основные аспекты DMS: работа с файлами, запросы и поиск, контроль версий, регистрация документов.

Стандартизация также открыла путь в индустрию для новых разработчиков, и рынок стал более конкурентным. В вайтпейпере 1998 года перечислено несколько производителей DMS-систем: Documentum, FileNet, Altris, Lotus, Interleaf, NovaSoft, Open Text и PC Docs. В конце 1990-х такие системы внедрили не только в аэрокосмической, но и производственной, финансовой и фармацевтической сферах.

К концу десятилетия насчитывалось несколько видов систем для управления документами. Наиболее распространенными были DMS и RMS (Records Management System). Последний предназначался для надёжного и организованного хранения оригиналов документов. Также в 1999 году Xerox выпустила Enterprise Content Management (ECM) решение под названием DocuShare, предложившее набор функций DMS-продуктов: управление файлами, контроль версий, согласование документов, интеграцию с другими бизнес-системами, например, CRM и ERP. В это же время начали появляться продукты, которые интегрировали в себе возможности DMS и RMS.

В 2000 году конгресс США одобрил ESIGN Act, согласно которому документы, подписанные в цифровом виде, имеют юридическую силу наравне с подписанными обычным методом. В Австралии аналогичный закон был принят годом ранее — в 1999.

Однако разработка нормативной базы под электронные подписи велась не только в западных странах. В 2000-м в Индии появился Information Technology Act, регулирующий цифровые подписи. Согласно ему, юридическую силу имели документы с подписями, выданными лицензированными сертифицирующими центрами. В 2001 году Япония приняла Electronic Signatures Act, который наделил юридической силой электронные подписи, созданные с помощью криптографических методов. С 1999 по 2003 год аналогичные нормы приняли в ряде стран Латинской Америки.

В это же время рост доступности высокоскоростной связи способствовал появлению облачных DMS-систем. Их представили не только компании вроде Google, но и стартапы, решения которых часто приобретали крупные игроки, такие как IBM.

В 2003 году Microsoft стала использовать формат разметки XML (который появился еще в 1996 году), что позволило ему стать де-факто стандартом для обработки текстовых документов, таблиц и презентаций. Также в 2008-м формат данных Portable Document File (PDF), созданный Adobe, стал открытым стандартом ISO 32000-1:2008. Это был важный шаг, поспособствовавший развитию DMS-сервисов.

Со временем в индустрии продолжили появляться стандарты для унификации продуктов безбумажного офиса. В сентябре 2011 года консорциум Object Management Group (OMG) выпустил спецификацию для RMS, призванную систематизировать работу подобных систем и точнее определить жизненный цикл электронных записей.

В это же время продолжалось развитие регуляторной базы для ЭДО. В 2014 году в Евросоюзе было принято постановление, которое признало различные типы электронных подписей и гарантировало юридическую силу электронных документов.

Год спустя аналогичное постановление — №1494 — было утверждено правительством РФ. Оно установило правила электронного документооборота в органах власти, исключив несколько правовых лакун, которые до этого не позволяли государственным органам и ведомствам перейти на полноценное ЭДО. В постановлении даже прописали перечень документов, подлежащих обмену исключительно в цифровом виде.

Позже законодатели сделали шаг в сторону корпоративного сегмента. Летом 2017 года правительство утвердило программу развития «Цифровая экономика». Одна из её задач — перевести документооборот бизнеса с клиентами, контрагентами и госорганами в электронный вид.

С 1 января 2020 года в России заработали электронные трудовые книжки, а год спустя в стране вступил в силу закон о кадровом ЭДО, который позволил перевести в цифру почти всю кадровую документацию. Ну а в марте 2023 года компаниям разрешили не дублировать документы, связанные с работой, на бумаге при ведении ЭДО.

Конечно, сейчас потребности компаний не ограничиваются обменом и подписанием документов. Цифровое офисное пространство — это в том числе мессенджеры, видеоконференцсвязь и другие инструменты организации совместной работы. Компаниям, которые ищут решения для построения экосистемы цифровых рабочих мест, мы предлагаем сервисы для эффективной совместной работы и улучшения командной коммуникации.