КЭП для ИП и ООО: В чем различия, как получить и использовать в Диадоке?
Чтобы сотрудник ООО мог подписывать документы в Диадоке вместо генерального директора, потребуется соблюсти ряд условий, включая оформление КЭП, доверенности, а также настройку прав доступа в системе. Давайте рассмотрим все эти аспекты по порядку.
Типы электронных подписей
Простая электронная подпись (ПЭП)
Простая подпись предоставляет базовую защиту, но юридической силы для официальных документов не имеет. Чаще всего используется для личных нужд.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
НЭП обеспечивает более высокий уровень безопасности и используется в частном секторе, но не подходит для взаимодействия с государственными органами.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
КЭП обладает высокой степенью защиты и приравнивается к аналогам бумажной подписи, что позволяет использовать её в любых официальных документах.
1. Различия КЭП для ИП и ООО
- Для ИП: КЭП выдаётся только на самого предпринимателя, так как он действует от своего имени. Эта подпись используется для ведения дел с государственными органами, сдачи отчетности и подписания договоров.
- Для ООО: КЭП оформляется на генерального директора или иное лицо, уполномоченное представлять компанию. В ООО возможна передача полномочий другим сотрудникам для подписания документов через доверенность, что часто бывает необходимо в системах электронного документооборота (ЭДО), таких как Диадок.
2. Сертификат КЭП и его получение
КЭП выдается удостоверяющими центрами на основе заявления и подтверждения личности. Процесс следующий:
- Выбор аккредитованного удостоверяющего центра (например, Контур, Тензор, СберКорус).
- Подача заявки и предоставление необходимых документов (паспорт, ИНН, СНИЛС для ИП, а для ООО — уставные документы компании).
- Прохождение проверки и получение КЭП, установленной на токен или на специальное ПО.
3. КЭП ФНС
С 2022 года налоговая служба (ФНС) выдает бесплатные КЭП для компаний, которые можно использовать только для взаимодействия с госорганами. Эти подписи подходят для отчетности, но их нельзя применять для коммерческого документооборота или подписания договоров с контрагентами.
4. КЭП и МЧД для сотрудника в Диадоке
МЧД (машиночитаемая доверенность) позволяет сотрудникам подписывать документы в Диадоке от имени компании, если у них есть надлежащие полномочия. Она оформляется для конкретного сотрудника и подтверждается КЭП.
Как сотруднику подписывать документы в Диадоке вместо директора:
- Оформление КЭП: Сотрудник должен получить КЭП, удостоверяющую его право действовать от имени компании.
- МЧД и доверенность: Генеральный директор оформляет машиночитаемую доверенность через ПО Контура, которое поддерживает создание МЧД (Контур.Доверенность). В доверенности прописываются полномочия сотрудника на подписание документов.
- Настройка в Диадоке: Учетная запись сотрудника в Диадоке должна быть связана с его КЭП и с машиночитаемой доверенностью. Это позволит системе автоматически проверять права сотрудника на подписание документов.
5. Как оформить доверенность в Контур.Диадок
Для оформления доверенности в Контур.Диадок генеральному директору потребуется:
- Зайти в личный кабинет и выбрать раздел для управления доверенностями.
- Заполнить форму доверенности, указав права сотрудника, сроки и типы документов, которые он сможет подписывать.
- Подписать доверенность своей КЭП, после чего она станет доступна в системе и будет связана с КЭП сотрудника.
Подводя итоги:
Чтобы сотрудник ООО мог подписывать документы в Диадоке, ему потребуется:
- Личная КЭП, оформленная через удостоверяющий центр.
- МЧД, оформленная генеральным директором в Контур.Доверенность.
- Настройка прав доступа и привязка КЭП и МЧД сотрудника в системе Диадок.
Таким образом, правильно оформленная машиночитаемая доверенность и настроенная КЭП позволяют сотрудникам эффективно работать с электронными документами от имени компании.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
1. Зачем компаниям нужна КЭП? КЭП помогает автоматизировать процессы, упростить подписание документов и обеспечивает юридическую защиту.
2. Какой сертификат нужен для КЭП? Необходим сертификат, полученный через аккредитованный удостоверяющий центр, чтобы обеспечить юридическую силу подписей.
3. Можно ли передать право подписывать документы сотруднику? Да, для этого нужно оформить доверенность и получить КЭП на сотрудника.
4. Как настроить Диадок для работы сотрудников с КЭП? Требуется регистрация КЭП и настройка прав доступа для сотрудника.
5. Какой тип подписи подходит для бизнеса? Для бизнеса рекомендуется использовать КЭП, поскольку она обеспечивает высокий уровень безопасности и юридическую силу документов.