Чеки в сезонном бизнесе: как сэкономить на онлайн-кассах с помощью облачных решений?

Сезонный бизнес – дело часто временное: сегодня есть, завтра – всё распродали, прибыль получили и закрылись до следующего сезона. Предпринимателю в такой сфере всегда нужно подходить с умом к тратам, максимально стараться оптимизировать расходы.

Меня зовут Кеслер Илона, я — Директор по маркетингу Первого ОФД. В этой серии статей я делюсь своей и экспертизой компании в части открытия бизнеса в разных нишах. В этой статье расскажу о том, как сэкономить на онлайн-кассах с помощью облачных решений в России в 2024-2025 году.

Облачная касса – это касса, которая физически находится в дата-центре поставщика, а предприниматель получает к ней доступ онлайн, через браузер.

Использование такой кассы не освобождает от покупки фискального накопителя – он всё равно необходим по закону для записи, хранения и шифрования фискальных данных (чеков). Также необходимо покупать услугу ОФД (оператора фискальных данных) для передачи чеков в налоговую.

Схема получается такая: в облачной кассе формируется чек и записывается в фискальный накопитель, касса передает данные ОФД, оттуда – в налоговую.

Сезонному бизнесу подойдёт облачная касса, но ограничения по закону всё равно есть.

Если вы продаете товары в физической торговой точке (павильоне, киоске, магазине и т.д.), то вам в любом случае необходима физическая онлайн-касса, т.е. устройство, которое формирует печатные чеки. Такая касса должна быть зарегистрирована по адресу торговой точки.

Если же ваш сезонный бизнес сосредоточен в онлайне и/или вы доставляете товары курьером до адреса клиента, или оказываете сезонные услуги удалённо/на выезде, то облачная касса вам идеально подойдёт.

Удобство и выгода заключается в том, что вы можете не покупать кассу за 30-40 тысяч, а взять облачную в аренду на несколько месяцев сезона, пока работаете.

С помощью облачной кассы можно формировать чеки как в автоматическом, так и ручном режиме.

Автоматически — это когда настраивают передачу данных между кассой и другим сервисом, где содержится информацию о поступивших платежах: сервис интернет-эквайринга, CMS сайта, CRM или товароучетная система вроде 1С. Такой способ подойдёт, например, интернет-магазинам, магазинам с доставкой, у которых ежедневно проходит много оплат от покупателей, что вручную на них формировать чеки - не вариант. Долго и муторно, а покупатели ждут.

У облачной кассы могут быть в наличии готовые интеграции с вышеперечисленными сервисами и системами, тогда предпринимателю не нужны помощь программистов и дополнительные затраты на автоматизацию. Обычно подключение в таком случае состоит из 2-3 легких шагов и занимает пару минут, достаточно следовать инструкции, которую вам пришлёт сервис.

Если готовых интеграций с нужным вам сервисом у облачной кассы нет, то есть несколько вариантов действий:

Если острой необходимости в автоматическом формировании чеков при каждой оплате нет, можно воспользоваться пакетной загрузкой: выгрузить из банк-клиента реестр с платежами, загрузить файл в сервис аренды облачной кассы и профискализировать платежи разом.

Если оплат ежедневно проходит небольшое количество и время позволяет, можно фискализировать чеки вручную. Для этого после поступления каждой оплаты необходимо зайти в личный кабинет облачной кассы, ввести необходимые данные для чека и отправить на фискализацию. Такой способ подойдёт сфере удалённых или разъездных услуг при приёме безналичной оплаты на сайте или по ссылке, например, при оплате услуг деда мороза и снегурочки, туристических, риэлторских услуг, аренды зимнего или летнего инвентаря, домиков для отдыха и др.

Важное напоминание! Если принимаете оплату наличными или безналичными на торговой точке или в офисе, необходимо пробивать физический кассовый чек и облачная касса не подойдёт.

В среднем покупка кассового аппарата обходится в 30-40 тысяч рублей в зависимости от модели. Помимо покупки самой железки, необходимо приобрести фискальный накопитель (ФН) на 15 или 36 месяцев, услугу ОФД и кассовое программное обеспечение. Итого на самый простой кассовый комплект может уйти от 60 тысяч рублей.

Траты на этом не закончатся, ежегодно необходимо будет продлевать услугу ОФД, кассовое ПО и периодически покупать новый ФН, поскольку он имеет конкретный срок действия, а также заполняемость – т.е. при большом количестве чеков он может заполниться раньше срока и придётся покупать новый. Также кассовый аппарат, как и любое другое техническое устройство, при ежедневном использовании может выходить из строя, ломаться, что требует обращения в сервисный центр, иногда и замену кассы - это опять же дополнительные траты.

Для сезонного бизнеса можно арендовать облачную кассу на 3-6 месяцев, это стоит в среднем от 2 до 7 тысяч рублей. Если не учитывать покупку фискального накопителя, на саму кассу в итоге затраты будут намного меньше 10 000 рублей.

Помимо общей стоимости, преимущества облачной кассы начинаются уже на этапе покупки:

Единственный схожий момент: фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев всё равно по закону необходим даже для облачной кассы.

Резюме:

Если вы хотите полностью закрыть вопрос с облачными кассами в своем бизнесе, переходите по ссылке. Вы получите:

Спасибо, что дочитали до конца! Буду благодарна лайкам, комментариям и подпискам.