Машиночитаемая доверенность: простое и удобное решение
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, уполномоченном лице и его полномочиях. Сведения из машиночитаемой доверенности автоматически считываются информационной системой или сервисом.
Главная задача МЧД – подтвердить, что сотрудник или уполномоченное лицо может подписывать электронные документы от имени организации. МЧД подписывается электронной подписью руководителя. Машиночитаемая доверенность гарантирует достоверность и актуальность данных, содержащихся в документе, исключая возможность подделки и манипуляций.
1. Советы по работе с МЧД:
- Обращайте внимание на наличие электронной подписи, подтверждающей подлинность документа. Используйте проверенные сервисы для проверки подписи.
- Убедитесь, что МЧД соответствует утвержденному формату и содержит все необходимые сведения.
- Проверьте срок действия доверенности, чтобы избежать недействительных операций.
- Внимательно изучите перечень полномочий, предоставленных доверенному лицу, чтобы убедиться в их соответствии с вашей задачей. При этом, не рекомендуем предоставлять доверенному лицу весь избыточный перечень полномочий. Предоставляются только полномочия в рамках должностного функционала.
- Осуществляйте выпуск МЧД только на официальных ресурсах (таких как сайт ФНС) либо в аккредитованных УЦ.
2. Как выглядит МЧД?
Чтобы обеспечить совместимость и удобство использования машиночитаемых доверенностей (МЧД), Минцифры России разработало единый формат, основанный на требованиях Приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857.
Согласно этому формату, МЧД должна содержать обязательную информацию:
- Сведения о самой доверенности – название, номер, срок действия.
- Данные о доверителе – информация о физическом лице, индивидуальном предпринимателе или юридическом лице.
- Полномочия доверенного лица (указываются в свободной форме или кодом из классификатора полномочий).
- Указание, разрешается ли доверенному лицу передавать свои полномочия другому человеку.
- Электронная подпись, подтверждающая подлинность и целостность МЧД.
Единый формат МЧД уже получил поддержку крупных игроков рынка и регуляторов. Пока он носит рекомендательный характер, но его внедрение упростит работу с доверенностями и позволит создавать более удобные и надежные сервисы для их использования.
3. Зачем нужна МЧД?
Машиночитаемая доверенность гарантирует достоверность и актуальность данных, содержащихся в документе, исключая возможность подделки и манипуляций.
Программные системы могут автоматически сверять данные в МЧД с информацией в реестрах, что позволяет быстро и легко проверить подлинность доверенности и полномочия ее владельца.
Автоматическая обработка информации сокращает время, необходимое для проверки доверенностей, а также исключает необходимость в ручном вводе данных.
МЧД значительно снижают риск мошенничества, так как практически исключают возможность подделки документа.
Использование МЧД снижает затраты: отпадает необходимость в бумажной доверенности, экономятся время и деньги на ее оформлении и доставке.
4. Как выпустить МЧД для сотрудника?
Это можно сделать несколькими способами:
1. Через специальный сервис на сайте ФНС:
— Введите ИНН, КПП, ОГРН компании.
— Система автоматически подгрузит информацию о компании и руководителе.
— Добавьте вручную СНИЛС и дату рождения руководителя.
— Проверьте данные, выберите полномочия доверенного лица.
— Подпишите доверенность электронной подписью руководителя.
2. Через сайт Госуслуг:
— Зайдите в личный кабинет компании на Госуслугах.
— Заполните все поля на вкладке «Доверенности и доступы».
— Подпишите доверенность электронной подписью руководителя.
3. Через системы электронного документооборота (ЭДО) и электронные торговые площадки:
— Проверьте у оператора ЭДО/ЭТП порядок и требования к оформлению МЧД.
— Убедитесь, что доверенность содержит необходимую информацию и подписана электронной подписью руководителя.
Дополнительные моменты:
— Получите согласие доверенного лица на обработку его персональных данных, так как МЧД содержит ФИО, реквизиты паспорта, СНИЛС и ИНН.
— Уточните требования к МЧД в том ведомстве, куда вы отправляете доверенность. Например, ФНС и Центробанк имеют свои формы.
— Если специальных требований нет, используйте универсальный формат МЧД с сайта Госуслуг. Он подходит для госорганов и компаний.
5. В каких случаях МЧД обязательна?
С 1 сентября 2024 г. машиночитаемая доверенность стала обязательной в следующих случаях:
— Оформление сделок: при проведении сделок, требующих нотариального удостоверения, например, купли-продажи недвижимости или автомобилей.
— Банковские операции: для выполнения банковских операций от имени доверителя, таких как открытие или закрытие счетов, получение кредитов и т.д.
— Государственные услуги: при обращении в государственные органы для подачи заявлений, получения лицензий или разрешений.
— Юридические действия: для представительства в суде или других юридических инстанциях.
— Медицинские услуги: в некоторых случаях для получения медицинских услуг от имени другого человека, когда требуется согласие.
— Доступ к информации: для получения доступа к личным данным или документам, например, в образовательных учреждениях или медицинских организациях.
Обратите внимание, что требования могут различаться в зависимости от юрисдикции и конкретной ситуации, поэтому всегда стоит уточнять у соответствующих органов или организаций нюансы её предоставления.
При этом нужно понимать, что МЧД является аналогом бумажной доверенности и её применение обусловлено именно представлением чьих-либо интересов.
6. Когда МЧД заменяет бумажную доверенность?
Если вы подписываете договор на бумаге, при этом являясь представителем организации, действующим по доверенности, то вам потребуется бумажная доверенность. Если же договор подписывается в электронной форме на торговой площадке, то обязательно потребуется именно МЧД – скан бумажной доверенности уже не подойдет.
При этом в отдельных случаях, даже если документ подписывается на бумаге, предоставление МЧД тоже может быть легитимным. По сути, МЧД – это файл, который может быть предоставлен соответствующему лицу для подтверждения ваших полномочий.