Как выбрать систему учета рабочего времени для повышения эффективности

В мире, где истинные работяги одновременно участвуют в созвонах, проверяют мессенджеры, ставят задачи и креативят для SMM-щиков, системы учета рабочего времени становятся незаменимыми. Особенно, если цель — не дать этим трудоголикам выгореть под конец года.

Но как выбрать идеальную систему? Как не запутаться в функциях, отчетах и встроенных фичах? Делюсь опытом, который поможет не ошибиться.

Вот представьте: у вас есть сотрудники, которые делают двойной (или тройной) объем работы, ответственно подходят ко всем задачам и без передышки «пашут». А есть такие, что вроде бы работают, но каждый месяц вы удивляетесь, почему дедлайны чуть-чуть убегают вперед, а отчеты запаздывают. В этот момент вы задумываетесь: «А что, если я смогу узнать, как расходуется рабочее время?». Тут на сцену выходят СУРВ. Они всегда будут для вас маленьким напоминанием, что работа движется (или не движется).

Итак, у нас на руках масса предложений, и каждый разработчик клянется, что именно его продукт — лучший. Разберемся, что действительно важно.

Идеальная система — это та, которую сможет освоить каждый сотрудник, будь то новичок в офисе или «старожил», который начинал еще при стационарных компьютерах и проводном Интернете. Представьте, что работник тратит больше времени на разбор с интерфейсом, чем на выполнение своих задач. Это не наш (и не ваш) вариант.

Например, Time Doctor — одна из тех систем, которая легко интегрируется и проста в освоении. Она словно дополнительная вкладка в браузере: активировал — и работаешь.

Куда уж без них. Если система умеет выдавать данные о том, сколько времени ушло на каждый проект и какова продуктивность команды, это ваш верный помощник. Подумайте: чем детальнее статистика, тем точнее вы понимаете, где можно денежно поблагодарить сотрудников за их труд.

CrocoTime — одно из решений, которое создает удобные отчеты и предоставляет данные в удобной форме. С ним ваш внутренний аналитик скажет «спасибо».

Это уже не смешно, а очень даже серьезно. Когда дело касается рабочего времени и мониторинга, безопасность выходит на первый план. Личные данные сотрудников — это не игрушка.

Особенно важно изучить, какую именно информацию СУРВ собирает и анализирует. Есть такие программы, которые пренебрегают личными данными и записывают абсолютно каждое действие сотрудников, вплоть до видео рабочего экрана. Чем больше данных собрано, тем выше вероятность их утечки. Тем более, это все еще и хранить где-то нужно, и если у вас нет собственных баз данных, то придется раскошелиться.

Мы живем в мире, где не обязательно сидеть в офисе, чтобы работать. Мобильные платформы должны поддерживаться любой современной системой учета рабочего времени. Если можно получить доступ к информации с телефона, находясь на встрече или в пути — это уже плюс в карму разработчикам.

Хорошо, если СУРВ дружит с остальными приложениями, которые вы используете. Например, умеет интегрироваться с CRM или проектными менеджерами. Это не только улучшает отчетность, но и позволяет избежать излишних повторных действий. CrocoTime можно настроить для работы с IP-телефонией, календарями и POS-терминалами или турникетами.

Есть сотрудники, которые забывают включить систему, когда начинают работать? Или те, кто «зависает» в ленте соцсетей? Тогда полезной будет функция напоминаний. Time Doctor, например, может напомнить, если время идет, а активность не зафиксирована.

Ценовые условия всегда актуальны, но важно помнить: не всегда самая дорогая система — лучшая. Иногда можно найти вариант с отличным функционалом по приемлемой цене. Здесь вопрос в том, насколько вы готовы потратить на «контроль» и что хотите за эти деньги получить.

Какой бы инструмент вы ни выбрали, не забывайте о важности прозрачности перед сотрудниками. Внедрение системы учета рабочего времени — не знак стать Большим Братом, а средство для повышения продуктивности и планирования. Поделитесь с командой, какие цели преследует внедрение системы, и что она принесет компании. Чем понятнее и честнее вы будете с сотрудниками, тем проще пройдет процесс адаптации.

Выбрать идеальную систему учета рабочего времени — дело нелегкое и кропотливое. Будьте уверены, что она подходит под нужды вашей компании, и не бойтесь тестировать разные варианты, пока не найдете тот, который станет настоящим помощником для вас и вашей команды. И не забывайте: иногда для повышения продуктивности достаточно не контроля, а чашечки крепкого кофе и приятной беседы с коллегами.