Мой опыт использования Яндекс.Документов

Пусть тот же оттенок синего вас не обманет: перейти на яндекс документы не так уж и просто.

Почти два месяца назад я начала пользоваться Яндекс.Документами. Сначала было очень непривычно, и, честно признаюсь, функцию «Поиск и замена» я смогла найти только на второй неделе ежедневного использования программы.

В этой статье я собрала различия между стандартным пакетом Microsoft (Word ) и Яндекс.Документами, а также расскажу об аналогичных функциях, которые я обнаружила не сразу. Надеюсь, это поможет вам адаптироваться быстрее, чем мне.

1. Совместное использование документов

В бесплатной версии нельзя делиться документами с клиентами и партнёрами в режиме совместного редактирования. Совместный доступ возможен только с коллегами, чьи адреса электронной почты находятся в том же домене.

Получается, что для взаимодействия с внешними контактами приходится либо пересылать локальные файлы, либо использовать другие ресурсы, например, Google Docs.

2. Нестабильная работа

Яндекс.Документы требуют обновления неактивной страницы каждые 10 минут, что, конечно, неудобно когда ты работаешь долго и с несколькими вкладками.

3. Совместимость с плагинами

Яндекс.Документы не всегда совместимы с установленными в браузере плагинами. Однажды в конце рабочего дня я установила несколько плагинов, а на следующий день обнаружила, что Яндекс.Документы перестали сохраняться. Я не сразу заметила предупреждение об ошибке, из-за чего потеряла работу целого дня. Сисадмину пришлось повозиться, чтобы понять, что проблема заключалась всего лишь в новых плагинах.:)

4. Ограничения при работе с PDF

В отличие от Word, Яндекс.Документы не поддерживают работу с PDF-файлами. Если раньше можно было удобно открыть PDF, внести правки и снова сохранить в этом формате, то теперь для таких задач придется устанавливать дополнительное программное обеспечение.

5. Сложно переименовать документ

В Word и Google документах можно переименовывать файлы прямо во время редактирования, просто кликнув на название сверху. В Яндекс.Документах такой возможности нет. Чтобы переименовать документ, нужно сначала прекратить его редактировать, закрыть, вернуться в папку и выбрать пункт «Переименовать» через контекстное меню. Понимаю, что это связано с особенностями хранения файлов на сервере, и недостаток не критичный, но такие манипуляции занимают время. Когда приходится проходить через этот процесс раз за разом, терпение заканчивается.

6. Непривычное расположение некоторых функций

Функции «Поиск», «Замена» и «Комментирование» находятся слева, и их легко не заметить. Признаюсь, я долго не могла их найти.

А вкладки, которые в Word появляются по необходимости (например, работа с рисунком или таблицей), в Яндекс.Документах постоянно находятся в правой колонке. И почему то умолчанию открыты, и их мне приходиться специально закрывать, чтоб они не занимали 30 % от экрана. Это не критический недостаток, но неудобства в таких эдементарных вещах наталкивают на мысли что UX-дизайном они не занимались.

7. Проблемы со вставкой картинок

При копировании абзацев, содержащих картинки, изображения часто не загружаются и отображаются как пустые прямоугольники. Но не все так плохо, если обновить документ, то есть шанс что картинка появится. Это происходит вне зависимости от источника, даже если копируешь из другого Яндекс.Документа. В результате приходится переносить картинки вручную.

8. Отсутствие стандартных шрифтов

В Яндекс.Документах отсутствуют привычные Times New Roman и Arial. Это связано с рекомендациями Госстандарта использовать российские шрифты вместо американских. Если вам нужен, например, Calibri, его придется отдельно установить на компьютер и настроить документ, чтобы шрифт корректно отображался у других пользователей, у которых он не установлен.

Для меня выбор шрифта не является критичным, поэтому я решила использовать стандартный Liberation Sans, установленный по умолчанию.

Есть и такие моменты, которые действительно порадовали и немного упростили мою офисную жизнь.

1. Веб-версия

Веб-версия Word ограничена в возможностях, особенно в работе с форматированием. Например, текст часто «съезжает», а колонтитулы отображаются некорректно, что создает неудобства. В Яндекс.Документах таких проблем нет, так как они изначально разработаны как веб-сервис. Этот инструмент больше напоминает Google Документы, чем десктопный Word. К тому же, его не нужно скачивать — можно начать работать сразу. Это удобно и экономит время.

2. Функция «Очистить стиль»

Не могу точно вспомнить, была ли такая функция в Word, но в Яндекс.Документах она находится на вкладке «Главная» прямо по центру. Это очень удобно — функция позволяет быстро убрать всё форматирование и сделать текст единообразным.

В Яндекс.Таблицах эта функция продумана еще лучше: она дает возможность отдельно очистить гиперссылки, текст или форматирование данных в ячейках. На мой взгляд, это действительно удобное и практичное решение, которое экономит время.

3. Удобная смена темы интерфейса

В Яндекс.Документах легко сменить тему интерфейса. В Word я этого никогда не делала, потому что даже не знала, где находится такая кнопка. В Яндекс.Документах она бросилась в глаза сразу. Тем не менее, эта функция скорее приятный бонус, чем необходимость. На выбор есть пять тем: две светлых, две темных и одна — в зависимости от системных настроек.

Яндекс.Документы пока не идеальны, но со временем привыкаешь к изменениям. Надеюсь, мой обзор сэкономит вам время и поможет быстрее освоить сервис или принять решение, что он вам не подходит. Параллельно я начала использовать и Яндекс.Таблицы. Если вам интересно узнать о моем опыте работы с ними, ставьте лайк! 😊