ТОП-6 вопросов, которые стоит задать поставщику ERP-системы

Всем привет! Я – Алексей Рыбаков, CEO Omega, международной компании по разработке и интеграции IT-решений. На основе многолетней практики создания информационных систем и сервисов хочу поделиться опытом о том, какие действительно сложные и важные вопросы следует задать потенциальным поставщикам ERP-системы.

Исследование, проведенное консалтинговой компанией Standish Group, показало, что только 10 % проектов внедрения ERP-систем отвечают всем требованиям в рамках затрат и времени, 55 % — пострадали от некоторых перерасходов, а 35 % — так и не были завершены. Таким образом, статистика свидетельствует о необходимости более плотной подготовки и сбора большего объема информации о проекте.

Чтобы получить эту информацию, стоит задать несколько самых важных вопросов. Получить подробные и точные ответы на них не всегда просто, но они помогут определить, хотите ли вы вести бизнес с будущим поставщиком.

Большинство организаций не различают управление запасами и управление складом. Зачастую это два разделенных модуля в ERP-системах. Кажется, что если готовая ERP-система использует RFID-метки и штрих-коды, то она имеет систему управления складом. Но использование одним из модулей этих технологий не является системой управления складом. Так компания теряет значительную сумму на последующее приобретение и интеграцию системы управления складом в выбранный ими пакет модулей ERP-системы.

По сути, система управления запасами дает возможность лишь увидеть количество товара на складе. Непосредственно автоматизацией занимается система управления складом, которая координирует процессы, оборудование и ресурсы, контролирует и анализирует их, предоставляя сотрудникам готовые решения и оценивая их продуктивность.

Если ERP-система не имеет системы управления складом, то вы не получите от нее полной функциональности. В таком случае вы будете терять значительную часть ROI.

Вся суть — в свободе выбора. Получив полный исходный код системы, вы освободитесь от «диктата» организации, которая изначально предоставила вам ПО. По статистике, более 90 % компаний со временем «устают» от постоянного роста затрат и недостаточной технической поддержки поставщиком ПО.

Свобода выбора технологического партнера будет гарантировать, что поставщик ПО будет кровно заинтересован в предоставлении качественных услуг по рыночной цене.

Многие поставщики ERP-систем депонируют исходный код у компании-агента, чтобы в случае прекращения ими бизнеса у вас была копия исходного кода. Не дайте себя обмануть. Это означает ровно то, что у вас нет доступа к коду и что вы навсегда привязаны к поставщику для любой модификации. Кроме того, депонированный исходный код редко синхронизируется с самой последней версией ПО поставщика.

Второй негативный вариант — это предоставление исходного кода за дополнительную плату. В данном случае поставщик возьмет с вас большую часть того, что он получил бы в любом случае в виде дохода от обслуживания.

Максимальный доступ к коду и всем материалам разработки возможен лишь при разработке системы с нуля. Однако, у свободы выбора есть последствие: после модификации ERP-системы иным разработчиком, как правило, гарантии и договор о поддержке системы первоначальным поставщиком аннулируются.

На рынке существует широкий выбор ERP-систем. Но с используемыми в них языками программирования часто встречается одна из двух проблем:

Собственный язык разработки означает, что найти альтернативного программиста, имеющего опыт работы с этим языком, будет крайне сложно. Поэтому его услуги будут в 2—5 раз дороже, чем затраты специалиста, имеющего опыт работы на открытом языке программирования.

Во-вторых, поскольку язык программирования напрямую связан с ПО, он может работать неустойчиво с другим вашим софтом. Это означает, что вам придется использовать какую-то иную платформу разработки ПО.

В-третьих, смешанная среда разработки приведет к дублированию функций и увеличению расходов.

Разработка ERP-системы с нуля гарантирует использование коммерчески доступного современного языка с заделом на будущее.

Обычная схема технической поддержки поставщика готовой ERP-системы выглядит следующим образом. В первую очередь, вам отвечает оператор, который просто записывает разговор, создает карточку запроса и вносит в нее суть запроса. Далее с вами общается специалист первой линии технической поддержки, который знаком с системой поверхностно. Если он не может разобраться с запросом, то передает его на вторую линию.

Сотрудник второй линии также не разбирается в системе до уровня исходного кода. При общении с каждым специалистом вам придется объяснять суть проблемы с самого начала и тратить время на разговоры. Добраться по этой цепи непосредственно до разработчиков ERP-системы невозможно.

Компания, которая разрабатывает ERP-систему с нуля и под индивидуальные запросы, обычно вообще не имеет отдела технической поддержки. Разработкой и дальнейшей поддержкой занимается команда во главе с проектным руководителем. Каждый специалист команды очень хорошо знает свое «детище», за счет чего проблемы прорабатываются на максимально глубоком уровне. Как правило, при качественной разработке собственной системы проблемы возникают намного реже по причинам, о которых я писал в предыдущих статьях.

Любое ПО может иметь баги — программные ошибки из-за недоработок программистов или дизайнеров. Некоторые баги влияют на работу всей системы и бизнес-процессов, поэтому поставщик исправляет их в максимально сжатые сроки.

Компании сталкиваются и с небольшими багами, которые не останавливают, но замедляют бизнес-процессы. В таких случаях поставщик готового ПО заявляет, что баг будет исправлен в следующей версии системы, часто не называя срока релиза.

При индивидуальной разработке процесс исправления ошибок, небольших доработок и выхода новых версий становится полностью предсказуемым и включает в себя четкие договоренности о сроке исправления.

Когда есть готовый продукт, менеджеры продаж на другом конце провода всегда хотят продать во что бы то ни стало. Им не так интересны последствия от покупки для вашего бизнеса. Среди них могут быть не только те, кто будут продавать «в лоб» или приукрашивать продукт, но и откровенные лжецы.

Приобретение готовой ERP-системы похоже на покупку автомобиля. Вы не сможете подтвердить или опровергнуть правдивость обещаний консультанта продаж, пока не сядете за руль и не проверите на практике.

То, как красиво написаны рекламные тексты о системе или как хорошо работает демо-версия на сайте поставщика, не всегда соответствует дальнейшему реальному опыту работы с системой. Как правило, ожидания и реальность не совпадают. Это обычная ситуация при приобретении готового продукта.

В случае с разработкой ERP-системы с нуля заказчик получает не «кота в мешке», а ровно то, что он описал в техническом задании, переписке и других материалах, обсудил с разработчиком. В таком варианте приобретения куда важнее доверие к компании-разработчику. Поэтому разработчик может дать пробный период разработки или бесплатную разработку прототипа системы, с помощью которых можно будет предварительно оценить качество услуг и «пощупать» будущую ERP-систему.

Выбор разработчика ERP-системы — это не то, чем организации занимаются на регулярной основе. В дебрях сложного выбора между готовыми системами и разработкой системы с нуля компании часто уделяют слишком мало времени и внимания анализу поставщиков программного обеспечения.

При выборе вендора или разработчика, конечно, следует найти отзывы клиентов, по возможности опросить клиентов будущего поставщика о качестве взаимодействия с ним, узнать финансовые показатели компании, изучить сайт, кейсы и примеры внедрения систем и сервисов, запросить подробное коммерческое предложение и иные данные о предлагаемом продукте или услугах и всё то, что даст вам больше информации о компании.

Буду рад, если поделитесь своими идеями о том, как должна выглядеть ERP-система, что важно в ней для вашей компании, на что еще вы бы обратили внимание при поиске поставщика системы.

Ранее я уже писал о том, что такое ERP-система, для чего ее внедрять, в каких случаях она нужна и что стоит учесть при планировании внедрения.