Мы впустую работали над эффективностью команды, потому что не была закрыта база

Высокая мотивация, уважение, ответственность, открытость – почему это просто пустые слова, пока не сделано главное?

Привет! На связи TEAMLY – платформа для построения сильных команд и управления знаниями в бизнесе.

Если спросить любого своего сотрудника или коллегу, что заставит его работать эффективнее, ответ скорее всего будет – высокая зарплата. Относительно свежее исследование ВЦИОМа это подтверждает – «За деньги – да» ответили 45% опрошенных. На этом можно было бы и закончить статью, но не всё так просто.

Мы почитали исследование дальше и предлагаем вам копнуть поглубже. Смотрите:

То есть 37% работников, что тоже немало, называют важными условия труда.

Какие условия труда ускользают от внимания сейчас, когда доля удалённой и гибридной работы растёт? Для IT и другой интеллектуальной деятельности важнее становится не то, какое у тебя кресло и на каком «железе» ты работаешь, а что происходит по другую сторону экрана.

6 часов насыщенных докладов от топовых экспертов, линейные дискуссии, мастер-классы и нетворкинг нон-стопом в трех просторных конференц-залах.

Среди спикеров: Анатолий Вассерман, Максим Ильяхов, Виталий Чесноков, Сергей Попов, Антон Бевзюк и еще 10+ экспертов по управлению рабочими процессами. Встречаемся 8 апреля в ЦДП (г. Москва, ул. Покровка, 47).

Один из наших коллег говорит, что создать удобную базу данных – это как если бы каждый в команде пошёл к психотерапевту. После хорошей серии сессий в голове всё разложено по полочкам и более-менее понятно, как жить эту жизнь. А с базой – становится ясно, как работать свою работу.

Примерно так же устроен Work Management, о котором мы уже несколько раз писали. Он же – управление рабочими процессами. Можно сказать, что Work Management (WM) – это и есть работа над базовыми условиями труда, а именно:

Так как мы тут против общих слов и за конкретные действия, вот что предлагаем сделать, чтобы перевести вашу команду на WM и чтобы она работала эффективнее:

❌ Избавиться от рутины, которая сжирает половину рабочего времени или больше.

✅ Выбрать для этого конкретные инструменты.

❌ Перестать зависеть от конкретных людей в команде и их знаний.

✅ Выстроить не просто базу данных, а систему.

❌ Перестать хаотично выстраивать общение команды.

✅ Создать для сотрудников пространство коммуникации.

Ненадолго отвлечёмся и обратимся к некоторым примерам из книги «Понимание медиа» (1964). Маршал Маклюэн в исследовании, которое стало прорывным для своего времени, изучает только одно – технологические расширения человека. Это, например, колесо, плуг, машина для книгопечатания, конвейер или телевидение. Краеугольным камнем для человечества во все времена становится не то, что мы делаем, а как мы это делаем. То есть технология.

Короче говоря, новые технологии используются, чтобы сделать нас эффективнее. Либо не используются вовсе.

Маклюэн приводит интересные примеры, как в самые разные периоды истории человечества технологии меняли буквально всё. Вот некоторые из них:

Мы почти приблизились к ключевой мысли. Своим знаменитым высказыванием «The medium is the message» (Средство есть сообщение) Маклюэн хочет сказать, что сама технология оказывает большее влияние на общество, чем то содержание, которое через неё передаётся. Например, сам факт существования социальных сетей меняет способы общения, даже если содержание постов различается. А на работе важно не только, что вы делаете, но и – как.

Можно бесконечно смеяться над новыми технологиями, критиковать или даже демонизировать. Так, от Маклюэна мы с удивлением узнали, что даже во времена появления печатного станка находились люди, которые жаловались на печатные книги и говорили, что молодёжь от них отупеет.

В итоге эффективной будет именно та команда, которая освоила современные технологии. Все другие останутся на задворках истории. Сегодня невидимые расширения человека – это те программы, которые мы используем, чтобы быть быстрее и производительнее.

Современные технологии помогают создать базовые условия труда, которые нужны сегодня буквально каждой команде. Без грамотного управления рабочими процессами (Work Management) возникают следующие проблемы:

По этим данным, 62% рабочего времени обычно тратится на рутинные повторяющиеся задачи.

Вот яркий пример – один из наших кейсов. К нам обратился аналитический центр, который выдавал большое количество отчётов в месяц. Главный итог работы рядового сотрудника-исследователя там – выпуск статьи с результатами и выводами. У них были шаблоны, но сотрудники вручную копировали нужные файлы, а подсчёты коэффициентов – выгружали отдельно из таблиц в экселе.

Что они смогли внедрить на базе платформы TEAMLY?

Как итог – у каждого из 90 сотрудников сократились трудозатраты на 2 часа в день. Стоило сместить фокус на Work Management, и теперь 90 исследователей освободили от монотонной рутины 900 часов в неделю!

Эту фразу любит повторять один из наших разработчиков. Мы в команде в шутку его цитировали, когда кто-то забывал выключить свет в офисе перед уходом. Понимание пришло чуть позже.

В идеале система должна быть жизнеспособной, даже если все, кто работает над проектом, уйдут в один день, и вам придётся набирать команду с нуля.

Почему команда работает неэффективно, когда всё завязано на конкретных хранителей знаний:

Так, один наш знакомый долго время искал в свою IT-контору специфического сотрудника. Пока старожилы просили нанять хотя бы пару новых джунов и разгрузить их от рутины, он собеседовал людей вообще не из айти. Этого долго никто не понимал, а когда начальник нанял девушку, которая в прошлом работала в журналистике и образовании, не поняли ещё больше.

«Понимаешь, классные разработчики у меня уже есть. Мне нужен человек, который условно может залезть к ним в голову и простыми словами рассказать, что они делают», – так он описывал, чего добивался. Всё заработало примерно через полгода, когда база знаний начала постепенно заполняться. Каждый программист оценил это уже в ближайший отпуск – когда за две недели отдыха никого наконец-то не дёргали.

Наличие удобной базы знаний и понятного обучения – это и есть стандартные условия труда для эффективной команды. TEAMLY предлагает платформу, где всё для этого есть.

✔ База знаний с исчерпывающим выбором инструментов:

✔ Нативно удобная платформа для создания курсов:

А у вашей команды точно есть инструмент для рабочей коммуникации? Сегодня создать общее комфортное пространство – это такая же база, как раньше – снять офис, поставить мебель, технику и красивый цветок в угол.

Когда к нам пришёл клиент, который строит дороги по всей России, одним из важных условий при выборе TEAMLY было наличие мобильного приложения и офлайн-доступа к базе знаний. Приложение для телефона – потому что многие их коллеги работают буквально в полях, а за компьютером на работе – пару раз в год. Офлайн-доступ – потому что очень часто это работа на стройке, где ещё нет никаких коммуникаций.

Все отчёты и инструкции были под рукой, а эйчарам стало удобно ссылаться на шаблоны документов, которые лежат в общей базе. Коммуникация происходит ровно в том объёме, в которой она нужна, и не мешает работать.

Заметьте, речь не о рабочих чатах – из них как раз мечтают выйти 72% всех россиян.

TEAMLY создаёт возможность коммуникации в команде по вертикали и по горизонтали. Эти способы универсальные – работают ли у вас над проектом 10 человек, которых вы знаете как родных, или же 1000. Вот основные:

Закончить хотим не утверждением, а вопросом: а как вы вообще поняли, что ваша команда не эффективна? В том же опросе ВЦИОМа, который мы приводим в самом начале, у людей спросили – а на основе чего вы оцениваете свою эффективность? Каждый пятый полагался на свои внутренние ощущения.

Но если у вас будет выстроен Work management и работа с базой знаний, вам не нужны будут таинственные внутренние ощущения. Все данные в цифрах и диаграммах можно будет получить за несколько щелчков мыши.

Еще больше полезных материалов для команд, руководителей и HR – в нашем Telegram-канале.