Дело государственной важности: три кейса автоматизации кадровых процессов в госсекторе
Мы уже рассказывали, как автоматизируют бизнес-процессы государственные организации. В этом тексте разбираем особенности кадровых процессов, характерных для госслужбы, на трех проектах по автоматизации в федеральных и региональных органах власти от команды «БОСС» компании SL Soft.
«БОСС» — линейка продуктов, автоматизирующих большинство HR-задач крупных организаций — от расчета заработной платы до планирования обучающих мероприятий. По оценке ИТ-маркетплейса Market.CNews, занимает первое место в рейтинге HRM-систем 2024 года. Продукты бренда включены в Единый реестр программ и баз данных Минцифры РФ. Входит в продуктовый портфель SL Soft.
Штатно-кадровый контур и расчет оплаты труда госслужащих в одном из органов власти
Заказчик — государственный орган, связанный с законодательной инициативой
Проблема:
В государственных органах существует строгая структура должностей, определенная федеральным законодательством и разделенная на категории и группы. В отличие от коммерческих компаний, в таких организациях в штатном расписании названия должностей и позиций остаются одинаковыми в различных подразделениях, независимо от направления работы.
Должности, их категории и группы, объединены в перечни должностей госслужбы, которые являются соответствующими разделами федерального реестра и должны точно ему соответствовать.
Кроме этого, оплата труда государственного служащего производится в виде выплаты денежного содержания, которое состоит из оклада, соответствующего должности и классному чину, а также дополнительных выплат и надбавок. Эти суммы также одинаковы для совпадающих позиций во всех государственных организациях.
Эти особенности необходимо было учитывать при создании для заказчика электронного реестра должностей служащих и автоматизации процессов кадрового администрирования и расчета денежного содержания.
Решение:
С учетом этой специфики команда SL Soft реализовала штатно-кадровый контур. Теперь соответствующие Перечень и Реестр ведутся в электронном виде в системе «БОСС». Название должностей централизованно, их учет привязан к структуре штатного расписания.
Штатно-кадровый контур — обязательная часть системы управления персоналом. Она внедряется первой и автоматизирует такие задачи, как: формирование штатного расписания и управление штатной расстановкой персонала, расчет зарплаты, формирование данных для передачи в ФНС и Социальный фонд, учет приказов и др.
Также была автоматизирована функциональность по расчету и начислению выплат, с учетом всех надбавок; реализованы перерасчеты при изменении, например, выслуги или получении нового классного чина и настроена выгрузка данных, актуальных на конкретную дату. Экспорт и импорт данных происходит при помощи XML-файлов.
В созданной системе информация отображается в «одном окне», а интерфейс пользователя настраивается под конкретные роли. Реализовано разграничение доступа по операциям и функциям в зависимости от роли. Например, к записям о физическом лице доступ имеет только служащий центрального аппарата. Личное дело заводится один раз и передается вместе с сотрудником по подразделениям. В региональном отделении остается копия дела, доступен просмотр, но внесение изменений невозможно.
Помимо этого, были автоматизированы задачи по учету деклараций: отмечается факт сдачи документов, которые носят конфиденциальный характер, а также реализована защита этих персональных данных.
Результаты:
Управлять штатным расписанием федеральных госслужащих стало проще.
Снижено количество ошибок при расчете окладов и надбавок.
Повышена прозрачность данных за счет единого информационного пространства.
Добавлен модуль для учета деклараций.
Росстат: выявление коррупционных рисков
Заказчик — Федеральная служба государственной статистики
Проблема:
ФЗ №273 («О противодействии коррупции») установил своего рода антикоррупционные стандарты — требования к госслужащим предоставлять сведения о доходах и расходах, имуществе и обязательствах такого характера. В законе были ужесточены требования к госслужащим, закреплены основные принципы противодействия коррупции и борьбы с ней, а также описаны механизмы общественного контроля за работой органов власти.
Заказчику нужно было автоматизировать сбор, учет и анализ деклараций, вести данные о коррупционных рисках для должностей, создавать и передавать отчетность в контролирующие органы.
Решение:
В проекте Росстата на базе системы «БОСС» реализован модуль «Анализ доходов и расходов», который помогает учитывать и автоматически анализировать доходы и расходы государственных служащих. На основе этих данных система формирует отчеты для публичного размещения на сайте Росстата. Этот инструмент разработан в соответствии с законом о борьбе с коррупцией (ФЗ-№273).
Модуль системы позволяет:
Определять коррупционные риски — вводить дополнительный атрибут штатных позиций, обозначающий их как должности с повышенным риском коррупции.
Вести учет недвижимости, находящейся в собственности каждого госслужащего на должности, имеющей коррупционные риски, и членов его семьи. Объекты недвижимости учитываются с разбивкой по требуемым законодательством направлениям (вид объекта, вид собственности, количественные и качественные характеристики).
Собирать информацию о транспортных средствах в собственности каждого государственного служащего на должности, имеющей коррупционные риски, и членов его семьи. Транспортные средства учитываются в соответствии с характеристиками: вид, марка, год выпуска и т.п.
Отслеживать источники средств, за счет которых были куплены различные активы.
Вести учет годового дохода, который декларируют госслужащие.
Реестр должностей для отчетности формируется на указанную дату в двух вариантах: без ФИО (по должностям) и именной. Сведения о доходах на сайт Росстата (Территориального органа Росстата — ТОГС) собираются по предприятию, а сравнительный анализ по всем должностям, относящимся к коррупционному риску Росстата (ТОГСа), — по всей организации.
Результаты:
Сформирована централизованная база данных деклараций, к которой подключены территориальные органы Росстата, в том числе Республика Крым и Севастополь.
Сокращено время на сбор и обработку документов.
Повышена точность отчетности.
Настроена возможность выявления коррупционных рисков на основе автоматического анализа.
Осуществляется защита персональных данных.
Крупный промышленный регион: аттестация, учет прохождения госслужбы и функциональность для работы с наградами
Заказчик — Правительство Ульяновской области
Проблема:
Ульяновская область — крупный промышленный регион с активно развивающимся машиностроением. Задача Правительства этой территории — сохранить позитивные тенденции и создать условия для долгосрочного развития, что требует эффективного кадрового управления.
Ранее учет состава государственной гражданской службы региона велся с использованием офисных приложений — отсутствовала единая система отчетности, точность процессов снижалась и они были очень трудоемкими.
Перед командой «БОСС» поставили три основные задачи в масштабе региона:
Усовершенствовать систему кадрового учета региона, учитывая его специфику в госслужбе.
Повысить точность и качество учета кадрового состава и государственных гражданских служащих.
Сократить временные затраты на кадровое администрирование.
Решение:
Проект автоматизации выполнялся в несколько шагов. На первом этапе была реализована автоматизация общих процессов кадрового администрирования, включая прием на работу, увольнение, формирование стажей и отчетность. Вторым этапом решили специфические управленческие кадровые задачи, такие как аттестация, квалификационные экзамены и отчетность. Затем была автоматизирована деятельность департамента наград.
Проект начался с обучения сотрудников основным правилам работы в системе, поскольку ранее они использовали только офисные приложения. Со временем изменился подход к работе: бумажные документы и папки с распечатками стали ненужными, и сотрудники оценили преимущества и удобство работы с электронным кадровым документооборотом.
Особенности учета прохождения госслужбы охватывают ведение и планирование штатных расписаний, ротацию, назначения на вакантные должности, формирование кадрового резерва и другие процессы. Все они были автоматизированы.
При настройке функций аттестации, квалификационных экзаменов и различных групповых и индивидуальных печатных форм потребовались незначительные доработки. В цифровой вид перенесены отзывы и представления руководителей, а также протоколы экзаменов и аттестаций.
Для автоматизированного учета разных типов приказов и для госслужащих, и для сотрудников, занимающихся административной и обеспечивающей деятельностью (финансово-экономической, хозяйственной и др.), потребовалось кастомизировать функции стандартной версии системы «БОСС». Несмотря на то, что большинство этих документов были неунифицированные с различными особенностями и сложной структурой, их удалось стандартизировать и наладить автоматическую обработку, анализ данных и их представление.
Для некоторых типов приказов (о надбавках за выслугу лет, об установлении классного чина, о возложении обязанностей и некоторых других) в системе был выделен отдельный подмодуль «Приказы». В нем можно настраивать внутренние процедуры Workflow для этих документов, указывая, как обрабатывается каждый приказ в зависимости от его визирования. То есть создавать представление потока задач, возникающих в системе при «проведении» приказа: какие данные появляются, как они связаны между собой и прочие настройки. Также среди доработок в системе — введение дельты доплат в штатном расписании.
Для департамента наград был разработан отдельный модуль, куда перенесли базу данных награжденных из Excel. Создана функциональность для работы с наградами и ходатайствами четырех типов, а также программный инструментарий для работы с геральдикой.
Результаты:
Сокращено время на обработку кадровой документации.
Уменьшен объем бумажной работы.
Добавлена возможность автоматически формировать выборки по фильтрам.
Настроена функция автоматического напоминания о событиях.