Просьба всем покинуть помещение: обустраиваем отдельную переговорную комнату в офисе

Привет! С вами Дмитрий Крюков, продакт-менеджер МТС Линк Rooms. Согласитесь, когда переговоры проходят в тёмном, плохо оснащённом кабинете, то это мало располагает к продуктивной беседе и заключению сделок. Рассказываю, какие есть современные решения в обустройстве переговорных комнат и как создать пространство для коннекта с онлайн-собеседниками

МТС Линк Rooms — современное ПО и оборудование для переговорных комнат любого масштаба. Если вы планируете мероприятие онлайн или в гибридном формате, то с помощью МТС Линк Rooms можно обустроить под ключ любой кабинет, аудиторию, конференц-зал. ПО подходит государственным и образовательным учреждениям, крупному и малому бизнесу.

Если вопрос с ПО можно решить с помощью МТС Линк Rooms, то над освещением, мебелью, стилем переговорной комнаты придётся поработать дополнительно. Рассказываю подробнее.

Если есть задача поддерживать статус успешной, серьёзной компании, то лучше отдать предпочтение классическому стилю. Его основные черты:

Если хочется добавить ощущения уюта, то в пространство отлично впишутся живые растения, элементы из натуральных материалов (это может быть деревянная мебель, инсталляции из искусственного мха, декоративные водопады).

Если в компании предусмотрены регулярные встречи с партнёрами или клиентами, то переговорную комнату лучше всего обустраивать недалеко от входа в офис.

Когда речь идёт о крупной компании, то необязательно ограничиваться одной переговорной. Не исключено, что сразу в нескольких управлениях может возникнуть необходимость в проведении онлайн-совещаний. Можно сделать одну большую переговорную комнату для крупных командных совещаний и несколько индивидуальных акустических кабин для созвонов или небольших переговорных.

Если рядом с переговорной расположены другие кабинеты и офисы, то наверняка в помещении будет шумно. Нужно позаботиться об акустическом комфорте и сделать хорошую звукоизоляцию. Для глухих перегородок подойдут панели МДФ, для прозрачных — толстое двойное стекло. Обратите внимание: хорошо подавляют шум напольные кашпо с растениями и деревянные панели.

Если в офисе много естественного света, то для обустройства переговорной можно установить стеклянные перегородки. Они обеспечат приватность совещаний и сохранят пространство светлым.

В остальных случаях нужно уделить особое внимание светильникам. Настенные, потолочные, настольные — лучше всего использовать комбинации источников света. Регулируемые трековые или стационарные светильники помогут организовать локальное освещение и сфокусировать внимание на спикере.

Статья в тему: Как успешно собеседовать топ-кандидатов и причём тут гибридные коммуникации и переговорные комнаты

Сотрудники могут находиться в переговорной несколько часов, поэтому мебель должна быть удобной. Массивные диваны, столы и кресла уходят в прошлое, на смену им приходит лёгкая функциональная мебель. С её помощью можно быстро перестроить рабочие зоны и по необходимости превратить переговорную в конференц-зал, учебный класс или обычный рабочий кабинет. Удачным решением станут лёгкие столы с встроенными USB-разъёмами и розетками. С их помощью можно быстро собрать отдельные рабочие места в зону командной работы.

Чтобы установить оборудование и ВКС, нужно заранее просчитать все нюансы: площадь переговорной комнаты, количество участников, возможные сценарии проведения онлайн-встреч. Необходимо распланировать, где и как будут расположены мониторы, проекторы, интерактивные панели. Важно учесть, чтобы ПО было совместимо с системой ВКС, которую используют в компании. Для оснащения помещений с нуля можно приобрести готовые комплекты для переговорных комнат. В них входят камеры, микрофоны, сенсорные дисплеи, устройства для отображения контента и для захвата экрана с планшетов и ноутбуков.

Наша компания может обустроить переговорную комнату с нуля или модернизировать пространство по запросу заказчика. Бывает, что нужно заменить устаревшую технику, что-то придумать для улучшения коммуникации с клиентами и сотрудниками, настроить оборудование для мероприятий в гибридном формате. Мы успешно справляемся с подобными задачами.

Задача разработчиков — создать такие решения для переговорных комнат, чтобы в них всё было предусмотрено для комфорта пользователей. К примеру, речь может идти о возможности трансляции контента с ноутбуков и смартфонов, интеграции с офисными календарями Microsoft Outlook и Google, подключении в одно касание.

В МТС Линк Rooms можно использовать два дисплея одновременно. На одном вы можете показывать контент, на другом — смотреть видео от участников. В последней версии есть даже функция автоматического старта скриншаринга при подключении ноутбука — это очень упрощает использование оборудования, особенно для новичков.

Скоро мы планируем добавить управление раскладками, улучшить работу с интерактивными сенсорными панелями, упростить бронирование переговорной комнаты. Также пользователям будет доступна функция автоопределения спикеров и текстовая расшифровка с разделением на собеседников.

Крайне важно, чтобы оборудование для переговорных комнат было защищено от несанкционированного доступа. Все настройки под паролем администратора, а остальные сотрудники просто используют учётную запись по умолчанию.

Чтобы исключить риск утери данных и отключения аккаунтов, эксперты советуют работать с отечественными сервисами. Все сервисы МТС Линк включены в Единый реестр российского ПО и рекомендованы Минцифры России. Персональные данные хранятся и обрабатываются только на серверах в РФ в строгом соответствии с 152-ФЗ.

А что поможет улучшить переговоры в онлайне, читайте в других материалах МТС Линк Медиа: