ГОСТ Р 7.0.8.2025: изменения в делопроизводстве и архивном деле
Новый стандарт заменил редакцию, действовавшую на протяжении 8 лет. За это время трансформировалось практика документооборота: значительная часть документов существует в электронном виде, а традиционные способы работы часто не отвечают реалиям бизнеса. Обновления актуальны для всех специалистов, работающих с документами — от юристов и архивистов до разработчиков информационных систем.
Обновленный ГОСТ — шаг государства, направленный на адаптацию делопроизводства и архивного дела к бизнес-реалиям компаний. Обновление терминологии в национальном стандарте повлияет на дальнейшее нормативное регулирование в сфере электронного документооборота и практическую работу с цифровыми документами.
Что поменялось
Новые термины и уточнения понятий. В стандарте появилось порядка 50 новых терминов, отражающих тенденции в сфере делопроизводства и архивного дела. Среди них такие понятия, как:
«архивное хранение документов» — это хранение, учет и использование документа после его завершения делопроизводством;
«управленческий документ» — теперь официально закреплен в стандарте;
«документы по личному составу» — этот термин используется только для архивных документов, подлежащих длительному хранению и не выступает синонимичным понятием для «кадровых документов»;
«переходящее дело» — электронное или «бумажное» дело, охватывающее документы за несколько лет, исполнение которых еще не завершено;
«технический архив; служба научно-технической документации» — структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, оперативное хранение, обращение (внесение изменений, замену, изготовление копий и дубликатов, их рассылку и передачу) и организацию использования научно-технической документации (НТД). Эта корректировка должна разграничить ответственность между отделами: научно-техническая документация на практике подолгу находится на оперативном хранении — и здесь за нее отвечает профильное подразделение, работающее с ней (например, служба НТД или производственно-технический отдел). Сотрудники архива «вступают в игру» только по окончании активного использования этой документации, когда она отправляется уже на долгосрочное хранение.
Еще около 120 терминов были изменены. Например:
«оперативное хранение документов» — теперь это хранение и использование документа до начала исчисления срока его хранения, а не как ранее хранение до передачи в архив организации или до уничтожения;
«архивный документ» теперь применим ко всем документам, подлежащим хранению, а не только к находящимся непосредственно в архиве;
Для понятия «жизненный цикл документа» появилось уточнение, что для архивных документов постоянного срока хранения жизненный цикл остается открытым. Расширена трактовка понятий «аутентичность», «достоверность», «целостность» и «пригодность для воспроизведения» — ранее они касались только электронных документов, теперь же их применение распространяется и на бумажные документы.
Акцент на электронный документооборот. Крупным компаниям важно появление в ГОСТ двух определений — связанных с активным развитием автоматизации делопроизводства и электронных форматов взаимодействия:
«система электронного документооборота; СЭД» — информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения.
«система хранения электронных документов, СХЭД, электронный архив» — информационная система, обеспечивающая архивное хранение электронных документов и электронных копий документов, доступ к ним и их использование.
Новый ГОСТ определяет, что электронный архив — это не просто сводная база цифровых и оцифрованных объектов, а система, отвечающая строгим требованиям к хранению и использованию электронных документов. Это позволит ИТ-рынку более осознанно разграничивать решения — электронные архивы от баз цифровых и оцифрованных документов или электронных хранилищ. О системах, позволяющих совершенствовать внутренние процессы в компаниях и соблюдать законодательные нормы, поговорим ниже.
Спорный момент
Хотя многие специалисты ожидали конкретизации и уточнения определения «электронный документ», в новой редакции ГОСТ определение этого термина было вовсе исключено. А вот термин «документ», напротив, оказался уточненным и частично расширенным. При крайней необходимости понятие «электронного документа» можно раскрыть через другие термины или другие отраслевые нормативные документы, однако неопределенность данного словосочетания затрудняет его единообразное применение в сфере электронного документооборота.
К тому же, отсутствие четкого и единообразного понимания данного термина в некоторых случаях может привести к повышению риска возникновения споров между участниками документооборота, в том числе судебных, относительно правомочности и юридической силы электронных документов, порядка их оформления, хранения и уничтожения. На наш взгляд, уточнение определения термина «электронный документооборот» из прошлой редакции стандарта позволило бы устранить ряд правовых пробелов, повысить юридическую определенность и способствовало бы эффективному развитию электронного делопроизводства.
Другие законодательные нормы по обеспечению архивного делопроизводства
ГОСТ стал дополнением к относительно свежему «тематическому» нормативному акту — Приказу Росархива №77 от 31.07.2023 года, который утвердил новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
В приказе №77 обозначено, что электронные архивы компании могут создаваться как с использованием физического носителя, так и путем организации системы хранения электронных документов (СХЭД).
Данный приказ пришел на замену приказа Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015 года.
Минкульт ранее был наделен полномочиями утверждения подобных правил. Но затем, в 2016 году Указом Президента РФ №293 полномочия по утверждению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов были возложены на Федеральное архивное агентство (Росархив), которое сформировало новые Правила и утвердило их приказом №77.
Обновления со стороны Росархива главным образом коснулись работы именно с электронными документами — организации их архивного хранения посвятили отдельные разделы и статьи. Появление обновленного национального стандарта — логичный и ожидаемый шаг на пути оцифровки делопроизводственных процессов. Вместе они помогают унифицировать подходы к работе с документами в СЭД и СХЭД и более четко определить, какие ИТ-системы отвечают базовым ожиданиям от СЭД и электронных архивов с точки зрения регуляторов.
Эти изменения направлены на гармонизацию законодательства и современной практики управления документами, а с точки зрения бизнеса — на оптимизацию процессов делопроизводства и улучшение взаимодействия, как между подразделениями компании, так и между компаниями-корреспондентами и контрагентами.
Что стоит сделать компаниям
- Актуализировать внутренние акты — внести изменения в инструкции по делопроизводству и архивному хранению.
- Оценить ИТ-решения — проверить, соответствуют ли используемые СЭД и СХЭД требованиям актуальных стандартов.
- Оценить возможность внедрения СХЭД, если электронного архива еще нет — просчитать стоимость и возможные эффекты проекта.
Использование ПО для документооборота и долгосрочного хранения позволяет компаниям повысить производительность, качество и скорость работы специалистов, сэкономить человеческие и материальные ресурсы. Рассмотрим подробнее, каким образом.
Возможности автоматизированных архивов
Работать с электронными архивами удобнее, чем с привычными бумажными хранилищами:
- Для архивистов упрощаются прием и размещение документов на хранение, проведение экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения с последующим выделением к уничтожению и др. манипуляции.
- Систематизация и поиск происходят в разы быстрее — экономится время сотрудников.
- Риски утери и повреждения оригиналов документов нивелируются.
- Архивы занимают меньше физического места в офисе или специализированном здании.
- Сотрудники сообща могут работать над одним комплектом документов (в случае бумажных документов необходимо сделать несколько копий) — система позволяет контролировать изменения и версии документа.
Если потребуется изменить структуру делопроизводства и организацию архивного хранения, то системы, поддерживающие типовые процессы архивного делопроизводства, позволят сделать это с минимальными затратами, а системы наподобие «Цитрос Архива», снабженные встроенными визуальными конструкторами, — без привлечения разработчиков.
Говоря об упорядоченном хранении документов компании, важно отличать корпоративные хранилища документов и данных от систем, способных поддерживать процессы архивного делопроизводства. «Настоящие» электронные архивы (СХЭД) в первую очередь поддерживают основные процессы архивного делопроизводства, сохраняют юридическую значимость всех хранящихся документов, дополнительно автоматизируют учет использования архивных документов, сроков их выдачи и возврата,обеспечивают быстрый поиск благодаря интеллектуальным сервисам, интегрированы с другими ИС компании для загрузки и выгрузки документов.
По нашей практике использования, «Цитрос Архив» позволяет высвободить до 30% времени сотрудников, а количество сделанных ошибок снижается в 2-5 раз.
При работе с архивом особенно ценно, когда информацию удается получить быстро и без мучений. Для этого в СХЭД встраивается интеллектуальный поиск: он позволяет искать документы не по прямому совпадению — например, если мы ищем слово «машина», то будут показаны и документы, содержащие синонимы — «автомобиль», «грузовик», «транспорт» и т.п.
Кроме того, в электронном архиве решен вопрос обеспечения юридической значимости электронных документов — система сохраняет ее на протяжении всего времени.
Когда срок действия электронной подписи заканчивается, она не пройдет проверку действительности в других системах — документ больше не имеет юридической силы. Для бизнеса это значит, что такой документ нельзя будет использовать в судебных процессах, теряется правовая защита/преимущества, которые были в нем закреплены, утрачиваются доказательства права собственности или владения объектами, возможно нарушение договорных обязательств (если документ — часть соглашения).