HR-процессы под контролем: зачем бизнесу цифровые инструменты для подбора персонала
Привет! Это Андрей Фитисов из ITSM 365. В этой статье обсудим, зачем бизнесу автоматизация HR-процессов, какие задачи она помогает решить и как с этим справляется платформа ITSM 365.
Рекрутинг — это многоступенчатый процесс, включающий в себя составление вакансии, поиск кандидатов в различных каналах, анализ резюме, проведение собеседований, оценку претендентов и принятие решений о найме. Каждый этап требует значительных ресурсов, которые можно оптимизировать с помощью современных цифровых решений.
Что такое автоматизация и для чего она необходима в HR-отделе
Автоматизация — это использование ИТ-инструментов для сокращения ручного труда в различных подразделениях компании.
Компании часто начинают цифровую трансформацию именно с HR-направления. ИТ-решения используются для таких процессов, как набор персонала, оценка навыков, адаптация, обучение и развитие сотрудников. Это происходит потому, что многие задачи в этих областях повторяются, требуют хранения больших объемов данных и быстрой координации между отделами.
По данным McKinsey, автоматизация способна сократить до 30% бюджета на управление персоналом и освободить до 80% времени HR-специалистов от рутинной работы. Это позволяет компаниям сосредоточиться на развитии корпоративной культуры и поддержке профессионального роста сотрудников.
Зачем автоматизировать рекрутинг
Чтобы понять, почему автоматизация процессов рекрутинга является необходимой, следует выяснить, сколько времени у специалистов по подбору персонала занимает выполнение типовых действий.
Для этого мы провели опрос среди рекрутеров, которые поделились, как распределяется их рабочее время при найме новых сотрудников без использования специализированных систем. Вот данные, которые мы получили:
- 50% времени — работа с вакансиями и резюме (поиск, отбор, согласования, ведение базы).
- 30% времени — проведение собеседований.
- 20% времени — коммуникации с кандидатами.
Рекрутеры вынуждены заниматься рутинной работой вместо активного привлечения кандидатов. Задержки в согласованиях и выставлении офферов увеличивают риск отказов кандидатов на вакансии, а в условиях ограниченного кадрового резерва это усугубляет дефицит и повышает стоимость найма.
Системы автоматизации не заменяют рекрутеров, а помогают им держать в фокусе важные задачи и меньше думать о второстепенных. Например, благодаря автоматическому сохранению резюме, функции согласования с заказчиками вакансий, кандидатов и офферов, а также встроенным дашбордам и аналитике, процессы подбора персонала становятся намного быстрее и прозрачнее.
Какие HR-процессы можно автоматизировать
Системы автоматизации позволяют ускорять поиск сотрудников и повышать эффективность других функций HR-отдела. На основе нашего опыта разработки и внедрения платформы ITSM 365 наиболее часто переводят в цифровой формат следующие HR-процессы:
1. Подбор персонала
Современные системы автоматизации помогают организовать подбор на основе реальных потребностей бизнеса. С их помощью HR-специалисты могут не только формировать и согласовывать заявки на открытие вакансий, но и вести централизованную базу кандидатов, хранить резюме и сопроводительную документацию. Также доступны инструменты для отслеживания показателей по каждой вакансии, рекрутеру и этапу подбора — это помогает выявлять узкие места и корректировать стратегию найма.
2. Адаптация новых сотрудников
Автоматизация этапа адаптации позволяет избежать хаотичного и затяжного погружения новых сотрудников в работу. Благодаря системам класса ITSM можно структурировать и упростить этот процесс: заранее сформировать индивидуальные планы адаптации, назначить ответственных, отслеживать выполнение задач и этапов, а также получать напоминания о контрольных точках. Это делает процесс адаптации сотрудников более прозрачным и управляемым как для HR, так и для руководителей.
3. Управление HR-сервисами
Кадровые службы часто сталкиваются с большим объемом типовых запросов — от выдачи справок до оформления новых сотрудников. Без автоматизации эти процессы подвержены задержкам и ошибкам. Современные ИТ-решения позволяют сотрудникам отправлять запросы через единую систему, а HR-отделу — отслеживать их выполнение, автоматически распределять задачи между ответственными и контролировать соблюдение сроков.
4. Оценка персонала
Эффективная система оценки персонала помогает компании развивать сотрудников, позволяя создавать и заполнять анкеты, назначать аттестации, фиксировать результаты и хранить их в едином месте. Вся история performance review хранится в системе, обеспечивая удобный доступ к данным для анализа и принятия управленческих решений.
5. Ведение базы сотрудников
Хранение информации о сотрудниках в разрозненных таблицах и файлах затрудняет работу HR-специалистов. Современные системы обеспечивают централизованный доступ к данным о должностях, подразделениях, контактной информации и истории кадровых изменений. Это упрощает формирование отчетов и повышает прозрачность управления кадрами.
6. Процедура увольнения
Увольнение требует согласованности между HR, ИТ, руководителями и другими отделами. Если процесс не регламентирован и не автоматизирован, то возникают риски потерь или нарушений. Системы автоматизации позволяют структурировать весь цикл — от подачи заявления до передачи дел, назначая задачи ответственным подразделениям и фиксируя статус выполнения.
Преимущества ITSM 365 в автоматизации подбора персонала
Автоматизация с ITSM 365 дает рекрутерам и HR-отделу следующие преимущества:
- Снижение нагрузки на рекрутеров — шаблоны заявок на подбор, вакансий и офферов, парсинг резюме с сайтов и доступ ко всей информации в одном окне позволяют сократить время на рутинные задачи и повышают производительность труда.
- Улучшение взаимодействия с другими отделами — автоматический запуск задач для ИТ, АХО, отдела кадров и бухгалтерии, например, на выход нового сотрудника, ускоряет внутренние процессы и облегчает контроль необходимых действий.
- Повышение эффективности найма — встроенная аналитика по вакансиям, источникам, работе рекрутеров и воронке подбора помогает принимать обоснованные решения и повышать результативность.
Дополнительные возможности для руководителей HR
Также в системе предусмотрены специальные функции для руководителей HR-отдела:
- Оперативный контроль и планирование — сводные данные по вакансиям в разных статусах и продуктивности работы специалистов позволяют руководителям быстро оценивать ситуацию и принимать решения.
- Управление воронкой найма — система помогает отслеживать продвижение кандидатов, анализировать эффективность источников резюме и фиксировать причины отказов.
- Балансировка нагрузки — просмотр количества вакансий на каждом рекрутере упрощает оценку загруженности и позволяет своевременно перераспределять задачи.
Выбор эффективного ИТ-решения — это инвестиция в управляемость HR-процессов: вы получаете прозрачную аналитику, сокращаете время найма, снижаете нагрузку на команду и минимизируете потери от отказов кандидатов. Всё это напрямую влияет на скорость закрытия вакансий и экономию бюджета компании.
Итоги
Автоматизация HR-процессов — это способ оптимизации затрат и важный шаг к стратегическому управлению персоналом. Правильно подобранная платформа для автоматизации HR-процессов помогает снять лишнюю нагрузку со специалистов и руководителей, кратно увеличив производительность труда.
Компании, которые внедряют цифровые решения, быстрее адаптируются к рынку и эффективнее управляют персоналом. Если ваша компания до сих пор не использует автоматизированные HR-инструменты, стоит рассмотреть возможность их внедрения.
Больше о наших инструментах читайте в блоге.
А узнать о нашей команде, вы можете в телеграмм-канале.