Руководство по бэкапу: какие данные защищать бизнесу и как это делать правильно
Разбираемся, какие данные в компании требуют защиты и как организовать резервное копирование.
В любом бизнесе важно уметь работать с данными (базами клиентов, архивами документов, контентом веб-сайта), и резервное копирование должно стать регулярной практикой. Бэкап уменьшает риски безвозвратно потерять информацию, помогает избежать перебоев в работе, защищает компанию от финансовых и репутационных потерь.
В то же время хаотичное или избыточное копирование приводит к неоправданным затратам, а слишком редкое не позволит восстановить нужные данные при сбое или хакерской атаке. Правильная стратегия бэкапирования учитывает бизнес-процессы компании и оценку критичности сохраняемой информации.
Содержание:
Какие данные нужно бэкапить
Безопасность бизнеса начинается с понимания, какие именно данные требуют особой защиты. Например, потеря контактных данных клиентов временно усложнит работу отдела продаж, а повреждение базы склада полностью остановит отгрузку товаров и обработку заказов.
Принципы эффективного резервного копирования
Бэкапы можно делать вручную: регулярно копировать файлы на внешние носители или серверы, а можно автоматизировать этот процесс с помощью специализированного программного обеспечения или облачных сервисов.
Чтобы защитить данные от большинства рисков, особенно критически важную информацию, следует использовать принятый в отрасли стандарт — правило «3-2-1»:
- 3 копии данных — оригинал и две резервные копии.
- 2 разных типа носителей — например, облачное хранилище и локальный жесткий диск.
- 1 копия хранится удаленно — в отдельном облаке, на ленточном хранилище или сервере в другом офисе.
Такой подход защищает от потери данных даже в самых сложных ситуациях: при неисправности дата-центра, выходе сервера из строя или кибератаке.
Большинство систем поддерживает три вида резервного копирования:
- Полный бэкап — копируются данные за всё время работы. Это самый надежный способ для быстрого восстановления, но он сильно нагружает систему, занимает много времени и места: каждая копия не уступает оригинальной базе.
- Инкрементный бэкап — сохраняются только изменения с момента последнего копирования. При этом способе на создание копии уходит меньше времени, но для восстановления потребуется установить все файлы один за другим.
- Дифференциальный бэкап — сохраняются все изменения с момента последнего полного копирования. В этом случае для хранения требуется больше места, чем при инкрементном, но процесс восстановления быстрее.
Обычно эти подходы комбинируют, например:
- по понедельникам создается полный бэкап;
- в остальные дни — инкрементные или дифференциальные.
В этом примере при инкрементном подходе, чтобы восстановиться в четверг, нужно установить полный бэкап за понедельник, а затем изменения за вторник и среду. Если при записи одного из файлов произошла ошибка, например, во вторник, то восстановиться получится только по состоянию на понедельник.
При дифференциальном копировании достаточно полного бэкапа и одного файла за четверг, в котором будут изменения за все три дня.
Дифференциальные копии занимают больше места, но повышают надежность: если один из инкрементов повредится, восстановление может стать невозможным, тогда как при дифференциальной схеме оно всё еще будет вероятно.
Как часто нужно резервировать разные данные
Частота резервного копирования зависит от двух факторов: как быстро обновляются данные и насколько критична их потеря. Универсального подхода не существует — правила нужно адаптировать под процессы, отраслевые требования и риски конкретного бизнеса.
Чтобы разработать правила для своей компании, можно составить матрицу данных. Опишите в ней:
- какие данные формируются в работе;
- насколько часто обновляется информация;
- какие потери допустимы — за день, неделю, месяц;
- как долго данные нужно хранить.
На основе этой матрицы составьте внутренний регламент: кто отвечает за настройку бэкапов, кто проверяет корректность, кто участвует в восстановлении при сбое. Это снизит зависимость от человеческого фактора и ускорит реакции в случае сбоя.
Критически важные данные
Без них нормальная работа компании полностью остановится или существенно затормозится, а именно:
- базы клиентов и заказов;
- финансовые транзакции;
- CRM-системы и базы данных, обновляющиеся в реальном времени.
Где хранить: на локальном сервере или в облаке.
Как часто копировать: ежедневно или даже каждые несколько часов.
Важные, но менее динамичные данные
Они нужны регулярно, но обновляются не так часто. Например:
- контент сайта (тексты, изображения, медиа);
- корпоративные документы, инструкции, шаблоны;
- внутренние отчеты и техническая документация.
Где хранить: в локальном хранилище, на отдельном сервере или в облаке.
Как часто копировать: раз в неделю или при каждом внесении изменений.
Архивные или редко изменяемые данные
Информация, которая почти не используется в повседневной работе, но может однажды понадобиться или обязательно должна храниться по требованиям отраслевых регуляторов:
- завершенные проекты и переписка;
- старые бухгалтерские и налоговые документы;
- юридические и кадровые архивы.
Где хранить: в облачном архиве, на удаленном сервере или в ленточном хранилище.
Как часто копировать: раз в месяц, квартал или при появлении новых данных.
Выбор IT-решения для резервного копирования
Данные небольших сайтов или локальные архивы документов можно копировать вручную. Но это не лучший вариант: человек может забыть, заболеть, уйти в отпуск — и в нужный момент актуального бэкапа под рукой не окажется. Чтобы не зависеть от человеческого фактора, используйте специализированное ПО или сервисы, настройте автоматическое резервное копирование по расписанию. В первую очередь оцените текущий объем данных: сколько необходимо хранить сейчас и как быстро он будет расти.
Например, если компания активно использует CRM-систему и ежедневно загружает сотни сканов документов, стоит сразу выбирать масштабируемое облачное хранилище, иначе через пару месяцев придется переносить всё на более емкую систему. А для хранения резервных копий сайтов, которые почти не обновляются, в большинстве случаев достаточно встроенного решения от провайдера.
Также при выборе системы обратите внимание на эти технические особенности:
- Совместимость с разными хранилищами. Проверьте, может ли система создавать копии на локальных серверах и в облачных хранилищах. Это обеспечит гибкость: вы сможете хранить данные там, где это удобнее и надежнее в конкретной ситуации.
- Типы резервного копирования. Посмотрите, какие варианты бэкапов создает программа. Для крупных баз данных каждый раз копировать всю информацию долго и дорого. Удобнее сохранять только данные, которые изменились с последнего раза, с помощью инкрементного или дифференциального бэкапа.
- Скорость копирования и восстановления. Оцените, как долго формируется бэкап и сколько времени займет восстановление данных из копии.
- Автоматизация и управление. Проверьте, поддерживается ли централизованное управление. Выбирайте решения, в которых можно настроить автоматическое создание бэкапов по расписанию, чтобы минимизировать ручные действия.
- Безопасность. Посмотрите, использует ли система шифрование для данных, а также соответствует ли она требованиям при хранении персональных данных.
- Совместимость с используемыми решениями, чтобы быстрее интегрировать инструмент в IT-инфраструктуру компании.
Что важно помнить бизнесу
Часто про резервное копирование просто забывают: нет регламента, нет автоматизации, нет ответственного. Всё хорошо работает, пока не случится сбой.
Вторая типичная ошибка — небрежное отношение к резервному копированию. Бэкапы создаются, но никто не следит за логами, не тестирует восстановление и не проверяет целостность файлов. В итоге в нужный момент оказывается, что копия повреждена — и восстановить не из чего.
Чтобы этого не произошло, не стоит полагаться на ручное копирование. Программы для копирования, как правило, автоматически проверяют валидность копий.
При создании резервных копий регулярно проверяйте, что их можно восстановить: минимум раз в квартал проводите процедуру восстановления данных в тестовой среде. Также используйте шифрование и защиту резервных копий, особенно критично для копий, хранящихся в облаке и содержащих персональные данные.
Резервные копии можно хранить на выделенном сервере или в облачном хранилище. После ухода зарубежных поставщиков российские провайдеры развили собственную инфраструктуру и предлагают готовые решения.
Для хранения бэкапов рабочих сервисов и сайтов, например, подойдут облачные решения с поддержкой автоматизации и масштабирования. Для систем, которые размещены в облаке Рег.ру, доступна услуга резервного копирования виртуальных машин. Сервис позволяет настраивать расписание и размещать копии на изолированной инфраструктуре.
Такой вариант подходит для критичных систем, которые нужно быстро восстановить в случае сбоя: есть готовый снапшот, который содержит состояние виртуальной машины и данные на ней на определенный момент времени.
Если вам нужно организовать долговременное хранение старых документов, архивов бухгалтерии или переписки, лучше использовать ленточные хранилища. Данные записываются на магнитные ленты, поэтому система не зависит от питания и может сохранять информацию десятилетиями.
Если вы арендуете сервер или работаете в облачной среде, резервные копии можно хранить в отдельном объектном хранилище — это позволяет изолировать бэкапы от основной инфраструктуры. Например, в облаке Рег.ру при использовании панели управления ispmanager есть возможность подключить объектное хранилище S3 и использовать его как резервное.
На виртуальном хостинге провайдеры часто предлагают встроенные решения резервного копирования. Например, в Рег.ру резервные копии сайтов, размещенных на хостинге, создаются ежедневно и хранятся до 30 суток, что позволит быстро восстановить данные в случае ошибки. Для расширенного контроля можно использовать панель управления ispmanager — она необходима, чтобы быстро получить удобное окружение для работы с сайтом.
Читайте еще: