Как Telegram-бот автоматизировал ответы на 300+ вопросов и освободил организаторов от рутинных коммуникаций?
Кейс MICE Excellence Dacha 2025 & UMAP
У организаторов деловых и корпоративных мероприятий одна и та же головная боль:
- Участники не всегда могут найти нужные локации на площадке мероприятия;
- Многие пишут в личные сообщения или звонят организаторам прямо в день мероприятия — часто в момент, когда ответить оперативно затруднительно;
- Не читают программу на сайте, в рассылках, в чатах и других каналах;
- Поступает множество повторяющихся вопросов: о дресс-коде, месте проведения, тайминге и других организационных деталях.
MICE Excellence Dacha 2025 — самая яркая весенняя встреча организаторов деловых и корпоративных мероприятий от главного отраслевого игрока - MICE Excellence, победителя премии "Событие года", финалиста премии Правительства Москвы "Путеводная звезда". На встрече было: 500+ участников, экспо, шоу-программа, мастер-классы и нетворкинг в атмосфере «чеховской дачи» с видом на Москву-реку.
Организаторы внедрили Telegram-бота как цифрового помощника — чтобы автоматизировать типовые запросы, разгрузить команду и усилить вовлечённость. Мы помогли реализовать это решение.
💡 Решение: мы разработали Telegram-бота с AI-ассистентом, который стал цифровым помощником события. В него встроили:
- Программу мероприятия;
- Запись на встречи “Старинные друзья” — 98 заявок, 100% слотов занято в первые часы анонсирования бота;
- AI-помощник + FAQ — 300+ запросов закрыто автоматом;
- Push-уведомления — все апдейты дошли до участников без опозданий
Какие результаты получились?
- 150 участников изучили программу заранее — это помогло снизить нагрузку на команду;
- 300+ обращений обработано ботом — типовые вопросы решались без участия команды;
- 100% уведомлений дошли — без дублирования в чатах;
- В зале "Старинных друзей" участники назначили 98 встреч через Telegram-бота — слоты разобрали за считанные часы, всё прошло без очередей и фраз в духе “запишитесь у Насти”.
А какие инсайты?
- Даже на «атмосферных» ивентах участники готовы активно использовать цифровые инструменты, если они встроены правильно;
- AI-ассистент + Telegram = гибкий и понятный интерфейс, который многим привычен;
- Отказ от бумажных программ = больше порядка, меньше нагрузки;
- Аналитика использования бота позволяет отследить, какие вопросы больше всего интересуют участников мероприятия.
Это не просто кейс — это наглядный пример, как один правильно встроенный инструмент помогает:
- автоматизировать коммуникацию и снизить нагрузку на команду в день события;
- вовлекать участников в программу и нетворкинг ещё до начала события;
- включать в коммуникацию тех, кто был вне активных каналов, но оставался важной частью аудитории;
- сохранять ресурс команды и внимание к деталям — там, где это действительно важно.
Мы уже внедрили это решение на десятках мероприятий.
Посмотрите, как это работает — подберем решение под вашу задачу.