MWS Tables: только таблицы, только no-code
Попросили продакт-оунера MWS Tables рассказать, как вести проекты и избавиться от рутины без единой строчки кода (ну, почти).
Если вы владеете бизнесом, то понимаете, что автоматизация управления проектами и данными — это база. Однако база дорогая и требующая большого ресурса разработки.
Если работаете в найме, вероятно, и сами пробовали автоматизировать задачи: использовали макросы, функции таблиц, ИИ. Правда, чаще всего это единичные улучшения, которые никак не повлияют на работу всей компании.
В 2023 году в МТС проанализировали инструменты оптимизации работы и собрали их в единую no-code-платформу — MWS Tables. И сегодня продакт-оунер продукта расскажет, чем она может помочь бизнесу.
Что такое MWS Tables
MWS Tables — продукт для создания бизнес-приложений без программирования на основе работы с табличными интерфейсами.
Изначально мы разрабатывали его для цифровизации и автоматизации операционной деятельности, быстрой проверки гипотез и запуска MVP. Спустя полтора года продукт превратился в полноценную платформу для организации совместной работы любых команд, геймификации и упрощения рутинных задач.
Главная фишка продукта в том, что любой сотрудник, даже без знания кода, может настроить систему под свои задачи. Есть, конечно, и более серьёзные запросы, например интеграция с API, но и в этом случае знание кода потребуется минимальное.
С MWS Tables можно:
- настраивать формулы и проводить расчёты, как в привычных таблицах, чтобы быстро обрабатывать и анализировать данные;
- устанавливать уведомления, триггеры и напоминания — так отслеживают, например, сроки выдачи документов воинского учёта для отдела кадров;
- создавать и вести реестры — управлять графиками выхода на работу;
- обмениваться данными с CRM и 1С;
- разделять ролевые модели — регулировать, кто и к каким данным имеет доступ.
А сейчас — о конкретных кейсах, которые мы уже реализовали с помощью MWS Tables.
Наладили систему передачи и отслеживания задач
У МТС есть телеком-подразделение, где работают сотрудники со всей России. Задачи очень разные, а сотрудники в основном на удалёнке. Всё это требует гибкой системы управления, но до недавнего времени её не было.
А вот проблемы были:
- Задачи в региональных командах передавали сотрудникам через чаты или письма — многое терялось.
- Сотрудники вели проекты вручную в разных системах — заметках, сторонних приложениях — или просто говорили, что держат информацию в голове. Разумеется, многие данные упускали, а командам было тяжело планировать время. Да и эффективность работы оценивали субъективно.
После внедрения MWS Tables появился единый список задач с распределением ответственности. По сути — трекер поручений. В нём сотрудники видят только свои задачи с дедлайнами, а руководители — общую картину.
Система присылает уведомление, если задача выполнена или просрочена, а инициатор получает сообщение. Теперь региональный менеджер, ставя задачу команде, точно понимает, кто ответственный, на каком она этапе и когда дедлайн.
Для большей прозрачности ввели общий календарь подразделений. В нём видно все собрания, тренинги и совещания, а если настроить персональные фильтры, можно просматривать только те мероприятия, которые касаются сотрудника.
Разобрались с онбордингом и выстроили систему менторства
Процесс адаптации новых сотрудников тоже был хаотичным: не было конкретной программы онбординга и выделенных наставников. Новичкам приходилось учиться на ходу.
Теперь платформа сама подбирает и назначает ментора. Алгоритм учитывает местоположение, часовой пояс и соответствие компетенций. А в единой форме MWS Tables новичок сам может пошагово пройти процесс адаптации.
Автоматизировали выдачу допусков
В тех же региональных подразделениях была очень сложная и запутанная система выдачи допусков и ключей в служебные помещения — парковки, офисы с инженерным оборудованием, электрощитовые.
Сотрудники вручную оформляли заявки, а охранники проверяли их по бумажным спискам. Из-за этого информация на проходных часто была неактуальной, процессы затягивались, люди нервничали.
Нужна была централизованная база с ролевой моделью доступа. Для этого систему допусков мы совместили с Service Desk и создали сотрудникам охраны единую базу данных в корпоративной системе. Теперь информация подгружается через API безо всякого ручного обновления.
А получение допуска выглядит так:
- Сотрудник заполняет шаблон на витрине Service Desk: ФИО, город и адрес объекта, список помещений для доступа, период действия, сопровождающих.
- Заявка попадает к руководителю сотрудника, ответственному за помещение, и службе безопасности на проверку.
- Если доступ согласован, он подгружается в общую базу за несколько секунд. Теперь охрана может ввести ФИО посетителя в поиск и сразу увидеть категорию его допуска и наличие сопровождающих.
Придумали систему поощрений и увеличили вовлечённость сотрудников
В прошлом году появилась новая технологическая компания — МТС Web Services (MWS), куда вошли ключевые ИТ-активы группы МТС. После внедрения изменений у руководителей возникли сложности с донесением пользы единого процесса и вовлечением в него сотрудников. Для этого мы придумали игровую механику и реализовали её с помощью MWS Tables.
На платформе разместили задания-активности, которые касались инноваций, социальных инициатив и метрик. Сотрудник выбирал задачу, по факту выполнения грузил отчёт на платформу и получал баллы за выполнение. Баллы после конвертировались в призы. Для полной прозрачности процесса дашборд с задачами и рейтингом сотрудников был всегда и всем доступен.
Игровой формат помог улучшить коммуникацию внутри кластера — увеличить взаимодействия, обсуждения, обмен опытом и знаниями. Больше сотрудников начало применять в работе ИИ для автоматизации.
Итак, за 8 месяцев:
✔ вовлечённость сотрудников составила 66%;
✔ игроки создали 860 активностей;
✔ приоритетные задачи выполняются на 25% быстрее.
Что в итоге
Для МТС эти решения стали основой для устойчивых процессов. Причём и автоматизация, и геймификация прошли без привлечения команды разработчиков.
Без сложностей не обошлось: мы проводили много обучений внутри компании, рассказывали про эффекты, транслировали кейсы. Но уже сейчас понимаем, что решения работают.
В новых регионах появилась автоматизированная система допусков, календарь, и задачи легко адаптируются под команды, а механика рейтингов воспроизводится в любом подразделении.