{"id":6456,"title":"\u041f\u043e\u0447\u0435\u043c\u0443 \u0434\u043b\u044f \u0441\u043e\u0445\u0440\u0430\u043d\u043d\u043e\u0441\u0442\u0438 \u0434\u0430\u043d\u043d\u044b\u0445 \u043d\u0435\u0434\u043e\u0441\u0442\u0430\u0442\u043e\u0447\u043d\u043e \u0438\u0445 \u0448\u0438\u0444\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c","url":"\/redirect?component=advertising&id=6456&url=https:\/\/vc.ru\/promo\/281058-pochemu-vazhno-zashchishchat-dannye-vo-vremya-obrabotki&placeBit=1&hash=dc7f2bae2bc390fd70ec9b439b852fb5901b27f8537bbae69b6bbdceddf340ad","isPaidAndBannersEnabled":false}
Сервисы
Directum_System

Умная система-помощник или электронная почта плюс головняк пользователей

Или Как «Газпром добыча Надым» заменили LanDocs.

Факты

ООО «Газпром добыча Надым» - дочернее предприятие ПАО «Газпром» по добыче и подготовке к транспортировке газа и газового конденсата. Первое газодобывающее предприятие на севере Западной Сибири. По объемам поставок ООО «Газпром добыча Надым» входит в число лидеров отрасли. Предприятие содержит 13 газовых промыслов и 14 филиалов.

Для согласования договоров старая система выполняла роль электронной почты. Сотрудники заносили в нее документы и вручную выбирали согласующих, самостоятельно контролировали их ответы и перенаправляли документы следующим согласующим. В ходе согласования приходилось вручную готовить множество дополнительных документов, например служебных записок. Поэтому в 2020 году стартовал новый проект, целями которого были:

  • заменить в договорных процессах морально устаревшую СЭД;
  • повысить удобство работы пользователей за счет автоматизации рутинных операций в срезе закупочной и договорной деятельности.

Несмотря на пандемию проект оптимизации бизнес-процессов и перехода на систему Directum был выполнен успешно.

Значимые эффекты автоматизации:

  • минимизированы риски при исполнении обязательств, что положительно влияет на репутацию предприятия;
  • ускорился процесс обработки заявок на включение в план закупок за счет четкой формализации маршрутов;
  • действия сотрудников с договорными документами упростились, а компания получила корректный электронный архив документов;
  • стала гибкой настройка регламента согласования: администратор может вносить в неё изменения без программирования;
  • повысилась контролируемость процесса обработки заявок и ведения договорной деятельности (показатели сроков заключения договоров контролируются на высшем уровне компании).

Что система Directum делает за человека:

● карточки автоматически заполняются данными из связанных объектов;

● в зависимости от параметров документа система определит согласующих и организует последовательно-параллельное согласование с ними; Для отправки документа на согласование достаточно нажать одну кнопку.

● служебные записки создаются автоматически на основе типовых форм;

● приходят уведомления по срокам выполнения процедур по закупкам и договорам.

Что говорит руководитель проекта начальник отдела подготовки и проведения конкурентных закупок Евгений Викторович Бокач, читайте ниже.

Фото Дмитрия Эрнста

Прямая речь

Какой видимый эффект от внедрения заметен уже сейчас?

В первую очередь, это уменьшение трудозатрат сотрудников. Самый важный результат нашей работы – это обратная связь от непосредственных пользователей продукта, он им нравится. Мы хотели сделать процессы «умными» – чтобы система выступала в роли помощника, а не надзирателя. Я уже 10 лет занимаюсь внедрением разных программных продуктов и считаю, что человек создает систему для себя, чтобы она адаптировалась под его задачи и потребности, а не наоборот – чтобы пользователи пытались подстроиться под нее. Здесь это получилось. Из видимых результатов можно выделить экономию времени сотрудников и получение удовольствия от взаимодействия с системой. Сотрудникам комфортно с ней работать.

Предыдущая система была «слишком гибкой» – движение документов в ней регулировалось внутренними регламентами, написанными на бумаге, что приводило к большим трудозатратам для контроля за правильностью выполнения сотрудниками всех установленных норм. Порядок движения документов и взаимодействие сотрудников были определены административным ресурсом. В систему Directum мы «зашили» наши регламенты, и она подсказывает исполнителям, каким путем надо идти.

Понятно, что людям нужно время, чтобы привыкнуть к новому, некоторые пока еще не освоились и применяют старые логические приемы в общении с системой. Но мы постепенно прививаем культуру взаимодействия с ней, показываем, что она сама может подсказывать следующие шаги, что она помогает в работе.

За 3 месяца опытно-промышленной эксплуатации постепенно внедряли в умы, что в систему Directum заложены определенные знания и логика наших процессов. Сотрудники видят в ней помощника и отзываются с благодарностью, говорят, что работать стало действительно удобно. Самое главное – это прозрачность и гибкость.

Евгений Викторович Бокач
Начальник договорного отдела ООО "Газпром добыча Надым"

Сейчас мы работаем над гибкостью, потому что бизнес-процессы могут меняться. Благодаря разработчикам вместе мы сделали настраиваемую платформу, которая позволяет оперативно учитывать наши пожелания. Реализация всех наших планов в системе еще в процессе, но я думаю, что у нее есть хорошее будущее.

У нас 14 филиалов, у каждого своя структура, свои правила взаимодействия и специфика. Мы пытались, чтобы система всем подошла, но с первого подхода не удалось охватить потребности всех заказчиков. Остались некоторые участки, которые разрешаются на очень узком уровне. Такие тонкие моменты в систему пока еще не занесены, но мы перенесли в неё уже 90% наших регламентов. Сейчас приводим ее в то состояние, чтобы все пожелания исполнителей были учтены. И это возможно благодаря ее гибкости.

Автоматизация каких процессов является для вас самой значимой?

В этом эксперименте мы с командой попытались объединить разрозненные процессы и «подружить» их между собой. И сейчас я вижу, что «дружба» состоялась: один процесс плавно переходит в другой. Есть некоторые нюансы, которые надо дорабатывать в будущем. Но та концепция, которая была поставлена – беспрерывное движение информации из одного сектора в другой и минимизация человеческих трудозатрат – все удалось реализовать. Теперь на работу вдвойне приятно идти.

Как вы оцениваете, соответствует ли ожиданиям этот проект оптимизации процессов?

Аппетит приходит во время еды: когда я увидел возможности разработчиков и их потенциал, то рискнул реализовать наши задачи в ЭДО. Поначалу казалось, что это невозможно, но с помощью разработчиков и консультантов все получилось. Проект получился в 2-3 раза крупнее, чем я планировал, и сейчас мы занимаемся его развитием.

Какие особенности и принципы организации проекта внедрения помогли достигнуть результатов в сроки?

Я благодарен команде, которая работала с нами. Проект реализовывали во время пандемии, и его ход был нестандартным, отличался от предыдущего – автоматизации общего документооборота. Приятно, что команда все равно была с нами, просто по другую сторону монитора. Такие ограничения открыли нам больше возможностей. Мы смогли спроектировать такой интересный продукт даже без очного присутствия исполнителя. Ближе познакомились с возможностями XXI века: исследование и проектирование проходило через Zoom, схемы процессов выстраивались в нотации BPMN. Для меня это был очень приятный опыт, который позже удалось применить. В результате приобрел полезные знания, работая в команде.

Это был не просто очередной проект, который надо внедрить, а нетривиальный участок жизни, во время которого я познакомился с интересными людьми, которые многому меня научили.

Евгений Викторович Бокач
Начальник договорного отдела ООО "Газпром добыча Надым"

Как относятся к изменениям пользователи, в том числе топ-менеджмент?

В 2019-2020 договорные документы согласовывались в исторической системе, получалось, что мы использовали два продукта, и только сейчас все топ-менеджеры начали смотреть в сторону Directum. Пока еще не поступало ни одного отрицательного отзыва о системе. Может, поначалу было непривычно работать в новом пространстве. Но мы постарались сделать систему максимально удобной. Договорной блок выстроен по той же логике и из тех же частей, что и общий документооборот на прошлом проекте, чтобы подход к работе с документами был одинаковым.

80-90%
документов переведено в электронный вид

Уже 80-90% документов переведено в электронный вид. Если говорить о работниках среднего звена, то все они работают с электронными документами.

Руководители высшего звена вынуждены еще частично обрабатывать информацию с бумажных носителей. Специфика и объем документов, с которыми они работают, пока не позволяют полностью избавиться от бумаги. Документы рассматриваются в ЭДО, но не все из них можно подписать в электронном виде. В том числе, потому что не все контрагенты сейчас к этому готовы. Пока ориентируемся на те условия, в которых живет рынок. Но мы над этим работаем.

{ "author_name": "Directum_System", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 5, "likes": 5, "favorites": 5, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 207534, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Thu, 11 Feb 2021 13:49:47 +0300", "is_special": false }
0
5 комментариев
Популярные
По порядку
1

Акелон красавчики! Ну а Directum потихоньку завоевывает рынок, смещая остальные менее информативные системы.

Ответить
0

Импортозамещение типа статья?

Ответить
0

И LanDocs и Directum российские системы. Или вы о чем?

Ответить
–1

Новая СЭД это хорошо, а что насчёт оптимизации туалетных процессов?
Как продвигается с этим дело?) 

Ответить
–2

А чуть не забыл самое главное.... Первый Нах!

Ответить
Читать все 5 комментариев
Как погрузиться в производство и провалиться в продажах ч.1

Приветствую, вам предстоит прочитать первую часть моей истории, о том как мы с партнером поверили в дело, но что-то пошло не так. Уверен, статья будет полезна для вас и вы сможете сделать какие-н выводы для себя.

«Вам звонок из Циан»: зачем компания скупает номера телефонов и как call-tracking помогает клиентам сервиса

Подменные номера телефонов защищают от нежелательных звонков и упрощают аналитику продаж

Выборы, выборы, кандидаты

Нет, не в рифму известной песни. "Всего лишь" педофилы... Делюсь своим негодованием после посещения избирательного участка.

«Сбербанк» через час после личного визита позвал 84-летнюю бабушку еще раз в прийти офис

Казалось бы удобно - оформил получение пенсии на карту и нет проблем. Но это не про историю со Сбербанком. Здесь через час после получения карты лично в отделении прилетело смс о блокировке онлайн сервисов банка.

Что может быть важнее прибыли. ESG-словарь для инвестора

В 2020–2021 гг. резко возросла популярность темы ответственного инвестирования, или ESG. Идея о том, что инвестиции должны не только приносить прибыль, но и поддерживать экологию и социальную справедливость, привела к тому, что ESG-фонды стали играть значимую роль на мировых рынках капитала.

Дайджест новостей Сбера: AR-экскурсия, распознавание животных и премия для учёных

Прогулки по Политехническому музею с роботом Сепулькой, чудеса компьютерного зрения, научная премия — начало сентября в Сбере выдалось насыщенным. Делимся с вами самыми интересными новостями компании во втором выпуске нашего дайджеста.

Почему не стоит заказывать товары 18+ на Озоне, если вы не готовы их потом нести в пункт самовывоза

Хочу поделиться неудачной историей заказа товара 18+ на Озоне. И как Озон не хочет помогать решить проблему. Текст могут читать только совершеннолетние пользователи сайта.

Конференция GoGlobal! соберет ведущих маркетологов

29 сентября 2021 года впервые состоится GoGlobal! — однодневная онлайн-конференция для маркетологов, заинтересованных в ускорении глобального присутствия своих кампаний.

«Яндекс» оставляет только положительные отзывы о своих сервисах

После ситуации с не доставленным заказом из Яндекс Лавки, я оставил отзыв на сервисе Карт. Его приняли и разместили, но доступен он только для аккаунта, с которого я его оставлял)))

Я задолбался пропускать интересные статьи на vc.ru и создал Capitan

Это самый удобный рабочий стол для браузера

Как я купил симкарту МТС и на следующий день получил блокировку

18.09.2021 г. купил симкарту МТС в салоне сотовой связи МТС, 19.09.2021 г. утром я решил сделать звонок, вместо вызова мне сообщили что данный вид связи недоступен для абонента. Я проверил мобильный интернет, он тоже не работал, сделал вызов на мою новую симкарту абонент недоступен. Позвонил оператору, мне сказали что номер заблокирован по…

null