Ваш бизнес – заложник одного IT-специалиста: 7 красных флагов

Многие компании сталкиваются с тем, что внезапный уход, болезнь или даже обычный отпуск IT-специалиста оборачивается если не коллапсом бизнеса, то большими проблемами. 1С «встает», отгрузки не идут, деньги перестают поступать на счета. Как заранее понять, что ваш бизнес находится в критической зависимости от единственного «мастера на все руки»?

Друзья, всем привет! На связи генеральный директор компании ALP ITSM Дмитрий Бессольцев.

В комментариях к прошлой статье «Как спасти бизнес от коллапса, когда ушел ключевой IT-специалист» мне задали резонный вопрос: а как вообще понять, что бизнес попал в эту самую опасную зависимость от одного человека в IT? Сегодня постараюсь подробно ответить.

Цель статьи – дать вам, собственнику или топ-менеджеру, простую и действенную «лакмусовую бумажку». Я выделил 7 «красных флагов». Они – как трещины в фундаменте здания: игнорировать их опасно для существования компании.

И главное: если вам кажется, что вы заметили один или несколько из этих тревожных сигналов – вам не кажется. Проблема реальна. И это лишь вопрос времени, когда она выстрелит. Давайте проверим, сколько таких «красных флагов» в вашей компании?

Представьте: ваш главный (или единственный) IT-специалист уезжает в долгожданный двухнедельный отпуск. Что происходит?

Идеальный сценарий: бизнес работает дальше, сотрудники решают мелкие вопросы сами или через простые инструкции, специалист отдыхает, не отвечая на раздражающие звонки персонала. Но реальность зачастую иная, и она кричит о проблеме.

Симптомы катастрофы: либо телефон айтишника раскаляется от бесконечных звонков паникующих коллег («Почта не работает!», «CRM упала!», «Доступ к VPN пропал!»), и его отпуск превращается в удаленную работу. Либо он пофигистически отключает связь с внешним миром – и тогда целый пласт задач (от банальной настройки почты до работы бухгалтерских программ) замирает на паузе на две недели.

Тест прост: если ваш бизнес не может спокойно функционировать 14 дней без активного вмешательства айтишника – у вас системная проблема зависимости. IT-инфраструктура не отлажена и не устойчива.

Где хранится карта вашей сети? Кто знает пароли к серверам, конфигуратору 1С, админке CRM? Где список лицензий и ключей? Как настроены резервные копии и как их восстановить? Если ответы на эти вопросы сводятся к «знает Петя» или «где-то у Пети на компьютере в непонятной папке» – это не просто неудобство, это сигнал об опасности.

Симптомы: отсутствие централизованной, актуальной и доступной (особенно для руководства) документации. Все – в голове IT-специалиста или разбросано по неизвестным файлам, которые безнадежно устарели.

Последствия: если «Петя» внезапно исчезнет (уволится, заболеет, уйдет в отпуск), ваш бизнес столкнется не просто с проблемами, а с цифровой беспомощностью. Восстановление работы без этих знаний может занять недели. И это будет стоить дорого.

Ваш IT-специалист постоянно занят? «Тушит пожары», чинит сломанное, оперативно реагирует на жалобы пользователей? Со стороны может казаться, что он незаменимый герой-трудяга. Но за этой видимой активностью часто скрывается глубокий кризис управления.

Симптомы: проблемы решаются точечно, «на коленке». Не заводится тикет для учета и анализа инцидента. Нет и речи о поиске корневой причины сбоя: починили – и побежали дальше. Никто не задается вопросами, почему это сломалось, повторится ли это и как предотвратить подобное в будущем. Сотрудники видят, что айтишник помогает, и он чувствует себя нужным. Но это замкнутый круг «тушения пожаров».

Последствия: накапливается технический долг.

То есть растет снежный ком устаревших решений, хаотичных настроек и ошибок, которые никто не разбирал несколько лет. Однажды он обрушится лавиной – в виде большого сбоя, который потребует героических усилий (если «герой» еще будет на месте) и затрат в сотни тысяч (а то и нескольких миллионов) рублей на восстановление. IT в таком режиме не развивает бизнес, а лишь отчаянно латает прорехи.

Ваш отдел продаж нервничает, потому что CRM снова «глючит». Маркетологи не могут запустить рассылку. Бухгалтерия задерживает платежи из-за проблем с 1С. Вы звоните IT-специалисту и слышите: «Сейчас не могу, перезвоню», «Разбираюсь», «Скоро починю». Но что скрывается за этими словами? Отсутствие системности и прозрачности – верный признак зависимости.

Симптомы: в вашей компании нет четких регламентов того, как быстро должны решаться IT-проблемы разного уровня, то есть отсутствует SLA (Service Level Agreement – соглашение об уровне обслуживания). Нет отчетов, показывающих, сколько задач решено, сколько просрочено и почему. Не определено, какие системы критичны для бизнеса и сколько минут/часов их простоя компания реально может пережить без существенных потерь. Работа IT похожа на движение в тумане: непонятно, куда идут ресурсы и когда будет результат.

Проведите тест: отдельно спросите генерального директора (или руководителя отдела продаж) и IT-специалиста: «Сколько времени наша CRM может не работать, прежде чем бизнес понесет серьезные убытки?» С высокой вероятностью вы услышите два совершенно разных ответа. Коммерсант скажет: «Максимум 30 минут, дальше – срывы сделок и потеря клиентов». IT-специалист, вспоминая прошлые инциденты, может ответить: «Ну, бывало и полдня, пока провайдер разбирался».

Последствия: IT-служба работает в своем ритме, по своим приоритетам, которые часто не совпадают с реальными нуждами бизнеса. Нет управляемости, нет контроля, нет возможности планировать. Решения принимаются ситуативно, несистемно, а бизнес-процессы буксуют из-за непредсказуемости IT-поддержки.

Процесс обновления компьютеров, серверов, лицензий на ПО – очередная IT-тайна. И это не просто вопрос неоптимальных трат (хотя и их тоже) – это вопрос эффективности бизнеса.

Симптомы: отсутствуют утвержденные стандарты рабочего места (какой мощности нужен компьютер для бухгалтера, а какой для дизайнера?). Закупки идут по принципу «IT-специалист сказал – купили», без сравнения цен или прозрачных процедур. Это создает плодотворную почву для завышенных цен, «откатов» или личной выгоды IT-сотрудника.

Дисклеймер: в основном люди порядочны. Но не все.

Обновления парка техники и ПО происходят спонтанно, «когда сломается» или когда совсем невозможно работать без плановой замены устаревающего оборудования и своевременного перехода на актуальные (и безопасные!) версии программ. Появляются «любимчики» – кому-то ПК обновляют раньше, чем другим – по субъективным причинам.

Последствия: бизнес несет нерациональные финансовые потери. Сотрудники работают на устаревших медленных компьютерах, системы «крутятся» на старых серверах, что резко снижает производительность (представьте бухгалтера, ждущего 5 минут, пока откроется тяжелый отчет). Используется нелицензионное ПО или ПО с известными уязвимостями, что открывает двери для вирусов-шифровальщиков и утечек данных. В итоге вместо того, чтобы давать бизнесу преимущества, IT становится его тормозом и источником постоянных рисков.

Этот флаг – психологическая ловушка, в которую могут попасть и IT-специалист, и сам бизнес. Незаменимость может быть не только вынужденной (из-за плохой организации), но и сознательной.

Симптомы: IT-специалист активно (или пассивно) сопротивляется любым попыткам сделать его работу прозрачной или привлечь сторонних экспертов. Он против независимого IT-аудита («Зачем нам это? Все и так нормально!»), против передачи части задач на аутсорсинг («Я сам разберусь, не надо никого звать, это дорого/не нужно!»), против внедрения новых систем или серьезных изменений («И так работает, зачем менять? Это только неудобства создаст!»).

Аргументы обычно сводятся к «это долго», «я сам все помню», «никто, кроме меня, не разберется».

Причина: часто коренится в страхе. Страхе потерять уникальную позицию и рычаги влияния (незаменимость как гарантия, что его не уволят). Страхе, что внешние специалисты обнаружат ошибки или неоптимальные решения, принятые в прошлом. Страхе конкуренции или ощущении, что его авторитет пошатнется. Иногда это просто зона комфорта, из которой не хочется выходить.

Последствия: развитие IT-инфраструктуры тормозится. Бизнес лишается доступа к передовым решениям и экспертизе. Зависимость не только не уменьшается, но усугубляется. Более того, в погоне за незаменимостью специалист может сознательно упрощать настройки (например, оставлять пароли по умолчанию на критически важном оборудовании) или игнорировать лучшие практики безопасности, создавая скрытые бреши, которые могут стать фатальными после его ухода или при атаке злоумышленников.

Первый раз попали под атаку шифровальщика – потеряли данные на несколько дней. Через год история повторилась. Сервер «лег» – бухгалтерия не работала 3 дня, пока ждали новые «харды». Если подобные масштабные сбои происходят регулярно и «каждый раз как первый» – это не «невезение», а закономерный итог системных проблем.

Симптомы: критически важные для бизнеса системы (финансовые, производственные, CRM) регулярно испытывают серьезные сбои — атаки шифровальщиков, полный выход из строя серверного оборудования, длительные перебои в работе из-за проблем с интернет-каналом без резерва. Каждый инцидент парализует процессы на часы или дни и наносит ощутимый финансовый и репутационный ущерб. Анализ после сбоя показывает, что меры для предотвращения не были приняты: нет «теплого» резерва в облаке, резервное копирование либо не делалось регулярно, либо копии невозможно восстановить (особенно критично отсутствие offline-копий, защищенных от шифровальщиков), нет резервного канала связи, оборудование морально и физически устарело.

Последствие: каждый такой сбой – это прямые финансовые потери (простой, штрафы, выкуп ключей шифрования), подорванное доверие клиентов и партнеров, стресс для сотрудников. Постоянное «латание» после катастрофы силами одного героя-айтишника вместо внедрения надежных системных решений – это путь в никуда. Это игра в русскую рулетку с бизнесом, где следующий выстрел может стать смертельным.

Вышеперечисленные красные флаги – это не просто неудобства. Это симптомы системного кризиса управления IT, который работает как мина замедленного действия. Вот почему промедление опасно.

Важно: если хотя бы три из вышеперечисленных семи пунктов совпали – ваш бизнес уже висит на тонкой нити. Это не теоретическая угроза, а реальная оценка риска. Каждый дополнительный флаг многократно увеличивает вероятность и тяжесть последствий.

Надежная IT-инфраструктура должна быть невидимой. Вы не думаете о ней, вы просто работаете – она всегда доступна, предсказуема и безопасна. Зависимость от «героя-одиночки» и постоянные «пожары» – прямая противоположность этому идеалу. Это признак того, что IT не служит бизнесу, а держит его в заложниках.

Не ждите, пока грянет гром. Прямо сейчас возьмите наш чек-лист из 7 пунктов и честно оцените ситуацию в вашей компании. Нашли совпадения? Считайте это сигналом к немедленным действиям. Начните с независимого аудита – он даст вам карту для движения вперед.

Подробный практический план действий при обнаружении «красных флагов» приведу в следующей статье. До скорой встречи!