Как автоматизация бизнес- процессов способствует повышению эффективности компании?
Основные бизнес-процессы, которые можно автоматизировать
Что можно автоматизировать в компании, зависит от ее деятельности, выполняемых бизнес-процессов. Вот некоторые области, которые возможно улучшить, внедрив в их управление программы по автоматизации:
- Обработка заказов при продаже, оказании услуг. Сюда включается формирование карточки клиента, подтягивание его данных, истории покупок при звонке или переписке. Вся информация хранится в одном файле, что улучшает взаимоотношения с покупателями, позволяет лучше понимать их потребности.
- Электронный документооборот. Можно частично автоматизировать заполнение внутренних накладных, распоряжений, инструкции. Они будут рассылаться по заранее составленным маршрутам. Настраиваются на автоматизацию маршруты согласования.
- Архивирование документов. Отработанные электронные документы регистрируются сквозным способом, помещаются в архив. Если они понадобятся, то легко находятся автоматически через поиск по заданным критериям.
Преимущества автоматизации для бизнеса
Вот лишь некоторые плюсы для бизнеса:
- ускорение обработки документов при помощи электронного документооборота в 5-10 раз;
- облегчение работы сотрудников, поскольку они занимаются только значимыми задачами;
- сокращение времени от поступления заявки до отправки товара, оказания услуги;
- снижение показателя упущенных заявок при продаже практически до 0% ввиду своевременного информирования системы;
- выполнение большого объема работы прежним персоналом без увеличения штата;
- повышение продаж благодаря хорошему взаимодействию с покупателями;
- увеличение суммы чека за счет предложения сопутствующих товаров, которые точно заинтересуют эту категорию покупателей;
- сокращение затрат при помощи оптимизации процессов, точного учета.
Довольно скоро расходы на автоматизацию окупаются. Тогда компания увеличивает свою прибыль, становится более конкурентоспособной, может выйти на новые рынки.
Примеры успешной автоматизации
У А2Б есть хорошая программа, помогающая автоматизировать рутинные процессы, повысить организованность работы. Здесь модульная структура. Вы можете подключать и отключать модули в зависимости от желаемого функционала. Среди возможностей автоматизации:
- Заполнение стандартных полей документов по заранее созданным шаблонам, подставление данных из карточек сотрудников, клиентов. Все это экономит время на ручной ввод.
- Рассылка файлов по утвержденным маршрутам, чтобы не выбирать каждый раз получателей.
- Подтягивание данных о покупателях (история покупок, предпочтения и пр.) при звонке или написании сообщения.
- Генерация счетов, внутренних накладных и прочих документов на основе шаблонов.
- Напоминание задачи для менеджера при изменении статуса заказа.
- Онлайн постановка заданий от руководителя для персонала с автоматическим уведомлением о поручении.
- Контроль сроков заданий
- Составление отчетов по количеству выполненных проектов, затраченному времени, нагрузке на каждого сотрудника. Это поможет в планировании будущих проектов, перераспределении объемов заданий.
- Архивирование файлов для надежного централизованного хранения, а также легкого доступа по теме, имени автора, дате, другим критериям. Дублирование данных для предотвращения утраты на случай компьютерного сбоя.
Программа от А2Б доступна в коробочном варианте и облачном. В первом случае понадобится собственный сервер. С ним смогут взаимодействовать все подключенные компьютеры. Если машина имеет выход в сеть, получится организовать удаленный доступ. При облачном подключении не нужно ничего покупать. Для заявленного количества сотрудников делается доступ через логин с паролем. Работать можно с любого устройства, подключенного к интернету через браузер. Помесячно взимается небольшая плата за пользователя. Зато не требуется сервер, покупка программы. Количество человек с доступом можно увеличить или уменьшить в согласии с потребностями бизнеса.
Как внедрить автоматизацию: пошаговый план
Если вы решили, что бизнесу нужна автоматизация, вот пошаговое руководство для внедрения:
- Определите, какие процессы будут автоматизироваться. Это поможет решить, какие модули из программы А2Б подключать.
- Проанализируйте, скольким людям потребуется работать с системой. Подумайте, к каким документам им нужен доступ, чтобы разграничить права, предотвратить утечку важной информации.
- Назначьте ответственного, который вникнет во все детали, сможет коротко изложить суть руководству по вопросам, где нужно посоветоваться. Это разгрузит директоров, но не оставит внедрение на самотек.
- Выберите разработчика и его продукт из доступных на рынке. Лучше отдавать предпочтение российским компаниям, чьи сервера в РФ. Так сохранится доступ к документации при любых политических событиях.
- Оповестите персонал о внедрении автоматизации и электронного документоборота. Укажите на плюсы этого решения, озвучьте меры за несоблюдение внутренних нововведений. Это обяжет сотрудников использовать программу, а не саботировать изменения.
- Подготовьте документацию, которую нужно оцифровать для архива или последующей работы.
- Наметьте срок внедрения, оповестите о нем персонал.
- Составьте инструкцию по использованию программы понятным языком, чтобы существующие, а также новые сотрудники помогли ей пользоваться, быстро вникая в детали.
- Пригласите представителя разработчика, установите софт, сделайте доступы.
- Настройте маршруты согласования, покажите персоналу, как работать, задавать новые маршруты, создавать документы, формировать карточки клиентов. Научите руководителей отделов выдавать поручения, следить за ходом исполнения.
- Протестируйте работу, при необходимости внесите изменения в настройки.
Нужно понимать, что первое время работать будет непривычно, и это – нормально. После внедрения необходимо время. Зато потом автоматизация себя оправдает, повысив производительность фирмы.