Электронная подпись как ключ к оптимизации бизнес-процессов
То, как бизнес управляет документооборотом и планирует расходы на персонал, влияет на его финансовые показатели. Электронная подпись – надёжный инструмент оптимизации, который не только снижает затраты, но и упрощает работу с документами.
Одна из самых затратных статей бизнеса – зарплаты. Оптимизация фонда оплаты труда – это не про сокращения, а про то, чтобы люди занимались действительно важным. Когда документы подписываются за секунды, у сотрудников остаётся больше времени на обслуживание большего количества клиентов, развитие продукта, сервисов и команды. Рассказываем, как цифровой документооборот помогает использовать время сотрудников эффективнее и делать бизнес более гибким.
Немного теории об электронной подписи, её видах и задачах
Электронная подпись (ЭП) – цифровой аналог рукописной подписи. В российском законодательстве выделяют следующие виды ЭП:
- Простая электронная подпись может быть представлена как логин и пароль, код подтверждения из сообщения или галочка согласия в чекбоксе. Сценарии её применения просты: вход в личный кабинет, онлайн-покупка, подтверждение банковской операции или подписка на email-рассылку.
Мы не рекомендуем использовать ПЭП для документооборота, так как отсутствие криптографической защиты делает её уязвимой перед хакерскими атаками и внесением односторонних правок в документ после его подписания.
- Усиленная неквалифицированная подпись подходит для подписания документов любого бизнеса с физлицами: клиентами и сотрудниками. Например, ей можно подписать договоры оказания услуг, административные и кадровые документы, согласия на обработку персональных данных, акты и многое другое.
УНЭП не подходит для докуменов, которые необходимо регистрировать в госреестрах и для которых требуется собственноручное подписание. К последним относятся, например, журнал прохождения инструктажей по охране труда, приказ об увольнении работника и акт о несчастном случае на производстве.
- Усиленная квалифицированная подпись подходит для подписания практически всех документов. Чаще всего она используется в случаях, когда документы нужно передавать в государственные реестры. Например, с помощью УКЭП можно подписать договор долевого участия, зарегистрировать права собственности на недвижимость в Росреестре, подписать пакет документов на регистрацию юрлица в ФНС или подать заявление об обеспечении иска в суд.
УКЭП не подойдёт для тех документов, которые можно подписывать только от руки (о них писали выше). Больше о применении каждого вида ЭП в кейсах читайте здесь.
Что такое ФОТ и что в него входит
Фонд оплаты труда (ФОТ) – совокупные затраты бизнеса на персонал, которые связаны с выполнением сотрудниками своих трудовых функций.
В ФОТ входят:
- заработная плата;
- премии, бонусы и иные поощрительные выплаты;
- отпускные;
- надбавки за сверхурочную работу;
- больничные и декретные;
- выходные пособия при увольнении;
- страховые взносы;
- компенсации питания, мобильной связи, расходов на проезд;
- и другие выплаты сотрудникам.
Состав ФОТ компании и ИП не определён на законодательном уровне, бизнес утверждает его самостоятельно во внутренних нормативных актах. Полный список выплат, которые могут производиться в пользу работников, можно найти в Трудовом кодексе РФ.
Грамотное планирование ФОТ играет ключевую роль в управлении компанией.
Зачастую для расчёта ФОТ использую следующую формулу:
Годовой ФОТ = среднемесячная зарплата * среднесписочная численность работников * 12 месяцев
Электронная подпись может влиять сразу на оба показателя: цифровизировать однотипные задачи, экономить время сотрудников на рутину, а также повышать лояльность сотрудников, снижая уровень увольнений.
Как электронная подпись оптимизирует ФОТ
Электронная подпись позволяет бизнесу автоматизировать процессы, сокращать временные затраты на документооборот и связанные с ним операции, избавить сотрудников от монотонной работы, перераспределить ресурсы на решение более важных и интересных задач, а также снизить уровень ошибок.
Ключевые направления, которые оптимизирует электронная подпись:
Удобство работы сотрудников
- с электронной подписью есть возможность работы с документами в любое время и из любой точки мира;
- снижается уровень ошибок при автоматизации документооборота;
- происходит снижение административной нагрузки: сотрудники могут решать более важные задачи вместо того, чтобы обрабатывать стопки бумаг;
- автоматизируется процесс архивирования документов.
Высокая скорость подписания и экономия
- подписание документов может осуществляться в 1 клик;
- исключаются затраты на курьерскую доставку документов;
- сокращается количество сотрудников, занятых документооборотом;
- упрощается процесс согласования документов;
- сокращаются расходы на командировки сотрудников.
Оптимизация HR-процессов
- электронная подпись автоматизирует процесс оформления приёма на работу;
- позволяет удобно работать с удалёнными сотрудниками и находить ценные кадры по всей стране;
- обеспечивает быстрое оформление отпусков и больничных;
- упрощает весь кадровый документооборот.
С электронной подписью сотрудникам не нужно тратить время на распечатку, подписание, обработку и архивирование документов. Также компания может доверить рутинные задачи по работе с документами сервису электронной подписи и не нанимать для этого отдельных сотрудников, расширяя ФОТ. Время сотрудников освобождается для более важных задач. Например, они успевают обслуживать большее количество клиентов и предлагать дополнительные услуги компании – всё это стимулирует рост дохода.
Экономия с электронной подписью в цифрах
По нашим подсчётам, применение сервиса электронной подписи Сайн.Клик в среднем дешевле в 8 раз, чем подписание на бумаге. Расскажем обо всём по порядку.
Клик чаще всего используется для разовых подписаний с разными клиентами. В сервисе тарифицируется количество документов, которые бизнесу нужно подписывать.
Стоимость подписания на бумаге:
По данным Росстата, в марте 2025 года средняя зарплата в России составила 97 645 рублей в месяц. По нашей оценке, при внедрении электронной подписи трудозатраты сотрудников сокращаются примерно на 20–50% в зависимости от особенностей отрасли и бизнеса. На подписание одного бумажного документа может уходить несколько рабочих дней, в то время как использование электронной подписи позволяет сделать это в 1 клик. Даже если рассмотреть минимальный эффект сокращения трудозатрат сотрудника на бумажный документооборот, то он окажется существенным.
Если 1 сотрудник со средней зарплатой тратит около 1 часа времени на подписание договора с клиентом, то 1 подписанный документ будет стоит 650 рублей от ФОТ. Это основная и самая большая статья затрат.
Рассмотрим все ключевые затраты бизнеса на бумажный документооборот:
- Средняя стоимость около 1 часа работы сотрудника для подписания документа – 650 рублей.
- Средняя стоимость 1 листа бумаги – 4 рубля.
- Средняя стоимость печати 1 листа бумаги – 4 рубля.
- Средняя стоимость хранения 1 листа бумаги в архиве – 1 рубль.
- Средняя стоимость транспортировки – 2 рубля.
- Курьерская доставка – 500 рублей (опционально, но она часто необходима).
Итого: при подписании 1 договора с клиентом со средним количеством страниц – 3 штуки – и отправке его курьером итоговая стоимость бумажного документооборота составит около 1 200 рублей.
Стоимость разового подписания в сервисе Сайн.Клик составляет 150 рублей. Это самый дорогой тариф, но даже он выходит в 8 раз дешевле, чем подписание на бумаге. А при покупке большего объёма документов стоимость будет снижаться.
Заключение
Электронная подпись – ключевой инструмент оптимизации затрат в современных компаниях. Она позволяет не только сократить расходы на документооборот, но и существенно повысить эффективность работы персонала. При грамотном подходе к внедрению ЭП компания может достичь снижения затрат на административные процессы, повысить общую производительность труда и лояльность команды.