Кейс №1. Excel помог определить объем оптимизации штатной численности инженерного персонала.

В данном кейсе опишу, как я решал с помощью Excel управленческую бизнес-задачу по сокращению штата инженеров, которая стояла перед собственником компании. При этом сделать это (сократить штат) надо было аккуратно и основываясь на вменяемых аргументах, а не по инстинкту.

Сервисная компания с филиальной сетью (подразделениями), занимается обслуживанием электрооборудования промышленных предприятий в зонах своей ответственности. В период пандемии произошел резкий спад финансирования ремонтов и техобслуживания, поэтому по окончании пандемии собственник принял решение о проведении оптимизации инженерных служб по филиалам с целью перераспределения кадров и сокращения затрат. Увольнять никого не хотели, стояла задача оставить всех с работой пусть, при этом перевести на другие должности, но каждый филиал должен был определить количество сотрудников, которых будут переводить на новую должность. Т.к. каждый филиал имеет свой штат инженеров и парк обслуживаемого оборудования, который можно посчитать, то было принято решение об определении вектора оптимизации исходя из реальных и измеримых показателей. В качестве показателя для оптимизации численности была определена цифра в 20%, т.е. на 20% необходимо сократить численность инженерного персонала, который задействован непосредственно в ремонтах и обслуживании. Важным моментом было - не навредить общему процессу и качеству ремонтов.

Я предполагаю (т.к. сам в прошлом инженер, так совпало) следующее:

Задача стоит - оптимизация не в ущерб качеству ремонтов, т.е. при определении количества сокращаемых инженеров в отдельно взятом филиале, надо учитывать насколько вообще в этом филиале загружены люди, чтобы перевод одного сотрудника не ухудшил качество ремонтов и эта нагрузка не стала выше.

Иными словами - в филиалах, где людей больше, а оборудования меньше, по сравнению с филиалом, где наоборот, можно больше людей вывести из службы ремонтов. Сложно? Возможно.

Для проверки этой гипотезы нужно посчитать нагрузку на одного инженера по каждому филиалу. Для этого я запросил таблицу по всем филиалам с указанием количества инженеров и какое количество единиц оборудования эти инженера в филиалах обслуживают. Итого получилось вот что.

После получения таблицы с исходными данными я уже вижу, что нагрузка крайне неравномерная (это было ожидаемо), но нам нужны "сухие" цифры.

Стратегию я выбрал такую:

Итогом проверки гипотезы я должен дать рекомендацию по тому, какое количество инженеров в каждом филиале можно выводить из службы ремонтов. Поехали.

Нагрузка считается легко, просто математическое выражение на уровне 1-2 класса начальной школы. Количество единиц оборудования в филиале делим на количество инженеров. Получаем новый столбец с данными (зеленая заливка).

Невооруженным глазом видно, что нагрузка крайне неравномерная, где то даже превышает в 3 раза от подразделения к подразделению.

Двигаемся дальше, считаем наши статистические показатели.

Если ориентироваться на среднее, то сокращаться инженера будут в филиалах, в которых нагрузка ниже средней. Данный метод очень "грубый" с точки зрения того, что большой пласт реально нагруженных филиалов попадет в эту статистику и по итогу они станут еще более загружены за счет того, что потеряют своих "бойцов". Статистика она такая - бессердечная.

Все мы помним присказку: один ест капусту, второй мясо. В среднем они едят голубцы.

Итак, считаем простым арифметическим выражением расчета среднего значения, опять же из курса школьной математики - сумму значений делим на их количество.

Статистические данные вынес в отдельную подтаблицу, чтобы потом использовать их в расчетах.

Тут уже точнее должно быть за счет того, что медиана менее чувствительна к выбросам значений в ряду переменных (в нашем случае нагрузка на одного инженера), то она более точно может отражать картину происходящего.

Медиану считаем простой встроенной в Excel функцией. Синтаксис тоже простой:

=МЕДИАНА(D2:D31) - я выбрал мой диапазон с данными по нагрузке на одного человека. Получилось следующее.

От среднего отличается несущественно. Посчитаем третий параметр.

Расписывать что такое квартиль не буду, можете сами почитать, в моем случае - значение нагрузки, выше которой работает только 25% отделений, а остальные 75% отделений работают с более низкой нагрузкой (и если ориентироваться на квартиль, то можно сокращаться в этих 75% наименее загруженных отделениях).

Считается также встроенной функцией

=КВАРТИЛЬ(D2:D31;3) - где опять же диапазон с данными по нагрузке на одного человека и параметром "3" я определяю в этом диапазоне третий квартиль, тем самым вычисляем значение, ниже которого филиалу по нагрузке на одного человека опускаться нельзя, иначе будет сокращение.

По третьему квартилю видно, что он существенно отличается от предыдущих статистических параметров. Оно и понятно, т.к. рассматривается весь диапазон значений при его определении.

Здесь рассчитаю количество должностей для каждого отделения исходя из средней нагрузки. Только вычислить надо так, чтобы во всех отделениях, которые имеют нагрузку ниже средней, рассчитало количество шт.единиц по средней нагрузке, а для тех, которые и так работают выше средней - оставило текущее количество шт.единиц.

Теперь посчитаю сколько мы сможем сократить инженеров по каждому отделению, если примем минимальной нагрузкой среднее значение.

Аналогично проделаю для медианы и по Q3. Сводная таблица по расчетам выглядит так.

Исходя из полученных данных по таблице видно, что по поставленной задаче сократить на 20% удовлетворяет расчет по Q3. Таблица наглядно показывает в каком филиале необходимо сохранить инженеров, а где необходимо сократить (значения с отрицательным показателем) и при этом на сколько.

Вот такой логикой и таблицей, совсем небольшой, но при этом наглядной, я помог решить управленческую задачу собственнику. Тут важно понимать, что наш расчет лишь рекомендация, то, от чего можно оттолкнуться. Окончательное решение за собственником. Надеюсь, данный кейс наглядно показывает, как можно решать задачи бизнеса с помощью таблиц Excel. Вопросы пишите в комментариях или в мой ТГК.

Понравилась статья?

Поставь реакцию и дай обратную связь в комментариях.

Подпишись на мой ТГ-канал, там я пишу свои заметки и наблюдения по теме аналитики в excel, выкладываю готовые шаблоны таблиц, интересные приемы применения моих знаний для решения других бизнес-задач и др. полезный материал без лишней рекламы.