Почему таск-менеджеры больше нужны сотрудникам, а не руководителям: 9 ценных выгод для работников.

При внедрении таск-трекеров, возражения случаются как у руководителей, так и у рядовых сотрудников. И мне всегда очень странно доносить директорам и начальникам, почему это необходимо. А вот в случае рядовых пользователей все гораздо проще.

- Создавать задачи, и двигать по доске - это бред! Мы кучу времени потратим зря! Это контр-продуктивно! Сабота-а-аж!

Во-первых, попробуйте - это не так страшно, и не так много времени занимает. К тому же, чем больше вы пользуетесь, тем проще вам становится - очень быстро нарабатывается неосознанная компетентность. Ну а главное - небольшие потери времени сторицей окупаются на продолжительном отрезке. Объясню далее.

В некоторых компаниях постоянно происходит такое, что надо вспомнить какой-то случай, который произошел 3-5-100500 месяцев назад - как он произошел, как развивались события, к кому обращались, какие там были документы, чем дело кончилось.

Обычно, начинаются поиски по всем мессенджерам, почтам, контактам, документам, сетевым дискам. Очень много времени уходит на то, чтобы по крупицам собрать информацию, разбросанную по множеству источников.

Если же вся ваша деятельность документируется в таск-трекере, то вам достаточно отыскать в архиве карточку нужной задачи, прочитать комментарии к ней, просмотреть приложенные файлы и т.д. Все в одном месте. Вы всегда знаете, где что искать.

Еще одна распространенная ситуация: хороший сотрудник получает взыскание за плохую работу, хотя в этом виноват другой человек, который при этом просто лучше умеет доносить свою правоту руководству.

Если вся история по задаче находится в ее комментариях, и все происходит буквально у всех на виду, вас будет сложно обвинить в чем-то при отсутствии объективных данных вашей вины.

Иными словами, вы всегда можете предъявить историю переписки в задаче, даты прикрепленных файлов и т.д., и обезопасить себя от несправедливых нападок, если что-то пошло не так.

Вообще, в принципе, в случае каких-то провалов, истинный виновник находится довольно быстро - ведь вся работа прозрачна, происходит совместно, на виду у всех. У каждого сообщения есть автор, дата, время и т.д. Поэтому разбираться в сложных и конфликтных ситуациях становится проще. Это очень сильно снижает нагрузку на сотрудников в такие моменты.

Можно быстро разобраться в любой ситуации, и пойти дальше, а не тратить дни и недели на пожирающие время разборки.

Никаких вам больше "мы делаем чужую работу!" или "почему мы должны делать это за них?" Все четко поделено, и все четко ограничено - конечно, это если у вас нормально организован таск-трекер. У любой канкан-доски есть начало и есть конец, и они должны совпадать с началом и концом вашего бизнес-процесса.

Я всегда говорю о том, что мессенджеры - это только для личного пользования или внешних коммуникаций с поставщиками, партнерами, заказчиками и т.д. Внутри компании все общение должно происходить в таск-трекере, потому что:

- Вы уходите от изматывающих общих групп, которые не замолкают 24/7;

- Чем больше вы общаетесь в таск-трекере, тем лучше документируется деятельность, там проще потом защищать себя, находить причины проблем и отматывать время назад.

В любом таск-трекере есть возможность автоматизировать рутинные действия - назначать другого исполнителя при переводе задачи в другую колонку, настроить интеграцию с другими сервисами, программами, почтой, а главное - составлять отчеты с определенным набором данных по нажатию пары кнопок.

Колонки канбан-доски задают определенный путь, по которому проходит каждая задача, поэтому вам не надо изобретать велосипед, думать о том, как действовать дальше. Вы просто берете и делаете, и это намного проще, когда вся работа поделена на мелкие шажки.

Если вы видите, что в определенной колонке копятся задачи - значит, есть какой-то затык на этом этапе выполнения. Может быть, там происходит долгое согласование или какое-то подразделение постоянно тормозит ваш процесс. У вас появляются четкие данные, на основании которых можно улучшить работу.

Экономия времени - при постоянной работе сокращаются потери времени на рутинных действиях, разборках и изобретении велосипедов;

Экономия нервов - у вас больше нет незамолкающих никогда чатов и общих групп, которые превратились в бич компаний, а также непонятных разборок с коллегами и руководством из-за споров и неразграниченных зон ответственности.

Совершенствование рабочего процесса - вы начинаете видеть, где постоянно происходят проблемы, копятся задачи, тормозится процесс, а значит, можете отыскать причину и вылечить ее.

У вас всегда прикрыты тылы - потому что вся ваша деятельность строго задокументирована, ее всегда можно "отмотать", и если вы сделали свою работу качественно, то вас будет крайне сложно в чем-то обвинить.

Все, что я описал - не фантастика, а норма. Однако, эта норма появляется только если таск-трекер организован правильно. Поэтому в следующий раз поговорим о типичных ошибках внедрения.