Ошибка в табеле = ошибка в ЗП: сколько вы теряете на ручном подсчёте рабочего времени

Контроль расходов на персонал — задача, которая стоит миллионы.

Представьте: в понедельник утром, вы открываете отчет по зарплате, а там сотрудник получил полную оплату за период, когда брал отгул на пару дней. Информация об отгуле не дошла до бухгалтера, и компания переплатила за неотработанное время. Знакомо?

Для главных бухгалтеров, HR-директоров и руководителей это ежедневная реальность. Эксперты отрасли оценивают потери от неточного учёта рабочего времени в 10-15% фонда оплаты труда. Для компании с ФОТ 500 млн рублей в месяц это до 75 миллионов рублей потерь ежемесячно.

Ваша задача — контролировать расходы на персонал и обеспечить точность начислений. От этого зависят себестоимость проектов, планирование бюджета, соблюдение трудового законодательства. Но существующие методы подводят в самый ответственный момент.

Три критические ситуации, когда ошибки обходятся особенно дорого

Почему традиционные решения не работают

Как современные технологии решают проблему: реальные кейсы

Технологические преимущества FaceReg

Профессиональная репутация зависит от точности данных

В рамках исследования эффективности автоматизации учёта рабочего времени мы провели интервью с руководителями, главными бухгалтерами и HR-директорами компаний до и после внедрения FaceReg. Их опыт показывает, в каких ситуациях неточный учёт времени наносит максимальный ущерб бизнесу.

Вы работаете с подрядчиками, монтажниками, водителями. Каждый час на счету, но сотрудники заполняют табели сами.

"Оплата идёт почасовая, мне важно четкое понимание, когда они пришли на работу, когда ушли. Когда они самостоятельно заполняют свой табель, это не совсем корректно" — объясняет директор производственной компании.

Математика простая: даже 30 минут недоработки в день при ставке 650 рублей и 5000 сотрудниках — это более 35 миллионов рублей потерь в месяц.

У вас несколько офисов, строительных площадок, торговых точек. Физически проконтролировать каждого невозможно.

"На строительных объектах сотрудники часто не соблюдали график работы. Смена до 15:00, а они в 14:15 уже на полпути к дому. Рабочие считали, что выполнили минимальную норму работ и могут уходить" — рассказывает руководитель проекта.

Недоработка 45 минут в день при 100-150 сотрудниках на объекте — 1,9-2,8 миллиона рублей потерь в месяц только на одном объекте.

Трудинспекция, налоговая, аудиторы требуют документального подтверждения отработанного времени. Ручные табели легко оспорить, особенно при расхождениях с другими системами учёта.

Вероятность ошибки при ручном заполнении — 3-5% на каждую запись. В компании с 1000 сотрудниками это 600-1000 ошибок в месяц.

"Мне поставлена задача свести все табели по отделам, и каждый месяц это сложная задача. Сотрудник указал в табеле, что был на работе, но забыл отметить, что два дня из этого периода был на больничном. Бухгалтерия начисляет полную зарплату, а потом приходится все пересчитывать и делать доплаты-удержания" — делится опытом руководитель.

Временные затраты только на администрирование:

При зарплате бухгалтера 100 000 рублей, только на учёт времени тратится 33 000 рублей в месяц.

Инвестиции до 100 000 рублей за терминал, но в производственных условиях постоянные сбои.

"Отпечатки пальцев работают некорректно. Это люди, которые работают руками, у них отпечатки часто отсутствуют — либо грязные, либо стёрты. Работники оправдывались: палец грязный, отпечаток не считывается, поэтому не отмечались" — объясняет директор, перешедший с терминалов на FaceReg.

Было: Система по отпечаткам пальцев, постоянные сбои, оправдания сотрудников.

Стало: "Система распознавания по лицу меня заинтересовала. В целом техподдержка реагирует адекватно. Были технические проблемы, но быстро решались в течение часа-двух."

Результат: Стабильная работа без технических отговорок сотрудников.

Было: Дорогостоящая система с терминалами и постоянным обслуживанием.

Стало: "Понравилось то, что не нужно дополнительных расходов. Просто платишь фиксированную оплату в месяц, не нужно покупать биометрии, терминалы. Всё ставится на планшет. Оптимальная цена-качество."

Результат: Снижение операционных расходов при том же качестве контроля.

Было: Нарушения графика, ранние уходы, сложности с контролем удалённых объектов.

Стало: "Рабочие соблюдают распорядок дня, их проще контролировать. Время обработки после установки сократилось. Пользуемся выгрузкой в 1С."

Результат: Дисциплина персонала + автоматизация документооборота. Готовность рекомендовать решение коллегам.

Было: "Пытались решить задачу учёта рабочего времени на удалённых офисах с минимальными трудозатратами и финансовыми затратами, соблюдая требования законодательства."

Стало: "Удобно добавлять сотрудников. Можем сгенерировать персональный QR-код для каждого сотрудника, далее они просто сканируют его при входе и выходе. Никаких сложностей с законодательством."

Результат: Мгновенное масштабирование на новые объекты без дополнительного оборудования.

Биометрическое распознавание лиц исключает отметки "за товарища". Система анализирует уникальные черты, которые невозможно подделать или передать другому. Уведомления о подлоге придет, если система посчитает проход фейковым — например, показали фото вместо лица — сообщение уйдёт всем, кто указан в разделе уведомлений об опозданиях. Проход будет помечен как подлог и попадёт в журнал событий.

Окупаемость за первый месяц за счёт:

Главные бухгалтеры несут персональную ответственность за каждую цифру в отчётности. Ошибка в табеле — это не просто пересчёт зарплаты, это риск доначислений от налоговой, претензии трудинспекции, искажение себестоимости проектов.

HR-директора оцениваются по KPI управления затратами на персонал и соблюдения трудовой дисциплины. Неточный учёт времени прямо влияет на эти показатели и профессиональную репутацию.

Руководители компаний понимают: каждый процент экономии ФОТ — это прямое увеличение маржинальности бизнеса. Даже 2-3% точности в учёте рабочего времени для компании с ФОТ 500 млн рублей — это 10-15 млн рублей дополнительной прибыли в месяц.

Результат внедрения автоматизации очевиден: сокращение потерь рабочего времени на 12%, экономия 40 млн рублей в месяц, снижение трудозатрат на ведение табелей в 5 раз, полное соблюдение требований по учёту персональных данных.

Выбор простой: продолжать тратить рабочее время на поиск ошибок в табелях или сосредоточиться на стратегических задачах.

Автоматизация учёта рабочего времени — это возможность перехода от контроля к управлению, от рутины к развитию бизнеса. Компании, которые уже сделали этот шаг, получают конкурентное преимущество и освобождают ресурсы для роста.

FaceReg предоставляет 7 дней бесплатного доступа для тестирования всех возможностей системы. Этого времени достаточно, чтобы оценить реальную экономию от автоматического учёта рабочего времени в вашей компании.