Как перенести весь документооборот в CRM и не платить за лишние программы

Бумажная рутина, поиск нужных шаблонов, ручное заполнение, бесконечные согласования и напоминания подписантам — всё это забирает у сотрудников массу времени, которое можно было бы использовать с пользой для компании. В итоге появляется целый «зоопарк» разных программ: кто-то работает в Word, кто-то в облаке, кто-то через почту. Сотрудники путаются, компания тратит деньги, а порядок так и не наступает.

Можно попробовать решить это с помощью IT-специалистов — настраивать интеграции, обучать сотрудников, переделывать процессы. Но по сути вы просто наводите порядок в хаосе, который всё равно будет расти и требовать больше ресурсов.

Современные CRM-системы избавляют от этой путаницы. В них можно работать с документами прямо внутри CRM — без лишних сервисов, в одном окне. В России самые популярные CRM для этого — Битрикс24 и AmoCRM. Посмотрим, как они помогают автоматизировать документооборот — от создания до подписания и хранения.

Битрикс24 — это больше, чем CRM. Это рабочее пространство, где можно выстроить все процессы компании: продажи, задачи, коммуникации. Большинство нужных инструментов уже есть по умолчанию.

Документооборот начинается с шаблонов. В Битрикс24 уже есть готовые варианты — счета, акты, коммерческие предложения. Можно добавлять и свои шаблоны: просто вставить коды полей из CRM в документ и загрузить файл в систему. Далее данные будут подставляться автоматически.

Стандартный инструмент подходит для простых документов. Но если нужно, чтобы фамилии склонялись, суммы считались, а текст зависел от условий сделки, стоит установить конструктор документов из маркетплейса.

Например, приложение Комбинатор. Оно работает прямо внутри Битрикс24, выглядит как привычный редактор, поддерживает склонения, расчёты и таблицы. Менеджер может за пару секунд собрать комплект документов — договор, счёт и акт — без ошибок и в одном стиле.

В Битрикс24 можно выстраивать цепочку согласования через бизнес-процессы. Документ автоматически проходит нужные этапы — от менеджера до руководителя или юриста. Отправитель видит, кто уже утвердил документ, а где он «застрял».

С 2025 года в Битрикс24 появилась встроенная функция корпоративного ЭДО (КЭДО). Теперь документы можно подписывать квалифицированной электронной подписью (КЭП) прямо в CRM. Подпись возможна с любого устройства, а подписанные файлы сохраняются в карточке сделки. Также система интегрируется с операторами ЭДО, например, Контур.Диадок.

Все документы хранятся централизованно — на Битрикс24.Диске или сервере компании. Файлы сортируются автоматически, сохраняются версии, статусы и права доступа. Найти нужный документ можно за секунды, а открыть — с любого устройства.

AmoCRM — CRM, созданная для продаж. Она тоже позволяет работать с документами без внешних программ, используя виджеты из маркетплейса.

Популярный виджет «Документы» (Команда F5) даёт возможность создавать договоры, счета и акты прямо из карточки сделки. Шаблон можно сделать в Google Docs — данные из CRM подставятся автоматически: имя клиента, сумма, дата и т. д. Можно добавить подписи, печати, таблицы и даже создать несколько документов сразу.

Если нужно организовать согласование, поможет виджет Doku. Он связывает AmoCRM с Google Docs или Яндекс.Документами и даёт возможность назначать проверяющих и видеть статус документа. Всё происходит прямо в CRM, без писем и пересылок.

Для подписания документов используются интеграции с сервисами вроде Контур.Диадок или СБИС. Документы можно отправить на подписание прямо из AmoCRM, а подписанные версии вернутся в карточку сделки.

Хранение документов организуется через облачные сервисы — Google Drive, Яндекс.Диск и другие. Файлы раскладываются по папкам, сохраняют права доступа, а реестр документов с фильтрацией и статусами можно вести прямо в CRM.

✅ Экономия времени. Документы создаются за секунды. ✅ Меньше ошибок. Данные подставляются автоматически. ✅ Быстрее сделки. Документы согласовываются и подписываются онлайн. ✅ Экономия денег. Не нужно платить за десятки программ. ✅ Удобство. Всё хранится в одном месте и всегда под рукой.

Битрикс24 и AmoCRM полностью закрывают цикл документооборота — от шаблона до подписанного договора. Больше никакой рутины и разброса по сервисам: всё работает в одном окне, а сотрудники могут сосредоточиться на работе, а не на бумагах.

Если думаете, что без бумажной магии не обойтись — попробуйте доказать обратное в комментариях 😉