Автоматизация бизнеса в Telegram, PuzzleBot и GoogleSheets

Порыв “Хочу открыть рестик” очень сложно сдержать. Что делать, когда есть бюджет, желание, но нет опыта в общепите? Открыть что-то близкое к общепиту, но не связанное с едой. И вот свой путь в предпринимательстве я решил начать в кальянной индустрии. Хотя законодательство ещё никак не определяет кальянные к общепитам, закрытым табачным клубам или чайным заведениям, считаю что наличие посадочных мест, официантов, хостес и меню с позициями даёт право относить кальянные к общепитам

В этой статье хотел бы рассказать об автоматизации без использования известных CRM и избежать больших трат. Для меня и моей команды важно, чтобы мы самостоятельно контролировали все бизнес-процессы нашего заведения

Для тех, у кого кальянная, бар, студия, или маленький общепит. эта статья поможет понять, как автоматизировать бизнес без лишних затрат

Самое сложное - понять логику всех процессов. Что и куда должно приходить, зачем и как. Придется создавать Telegram-ботов, интегрировать их в свою систему и настраивать интеграции с GoogleSheets

Наглядно покажу на своём примере как сэкономить и автоматизировать свой бизнес

Чтобы оптимизировать и ускорить все бизнес-процессы. И всё это можно сделать на базе Telegram, PuzzleBot и GoogleSheets. И вот какие плюсы моей автоматизации:

До покупки доли в бизнесе вся отчётность велась на бумаге. В конце смены работники заведения записывали сколько и чего продано, по какой цене и потом вручную считали расход, доход и зарплаты. Именно поэтому была необходимость искать технологичное решение

1. Telegram Premium. 4200 руб./год

Для работы всей системы необходимо приобрести подписку Telegram-Premium

2. GoogleSheets. Бесплатно

Всем известные и удобные онлайн-таблицы от Google

Стоимость: бесплатно

3. Конструктор Telegram-ботов PuzzleBot. 10000 руб./год

Это удобный, качественный и мощный инструмент, который поможет связать нам всю систему. У нас 2 бота: для гостей и для работников

Столбцы: “Дата отчёта”, “Хостес”, “Кальянный мастер”, “Наличными”, “Переводом”, “Терминал”, “Расходы”, “Остаток в кассе”, “Зарплата хостес”, “Зарплата кальянного мастера”, “Забрано из кассы”, “Зарплата общая”, “Доход”, “Прибыль”, “Эквайринг”

В этот лист приходят данные из Telegram Mini App, которые заполняют хостес в конце смены

После того, как хостес нажимает “Отправить отчёт” - данные приходят в Google-таблицу, лист 1, где каждому параметру присвоен свой столбец. Все параметры и переменные прописаны в PuzzleBot

Чтобы убедиться, что все данные дошли до таблицы - сделана система уведомлений. Краткий и полный push

Краткое уведомление

Приходит в общий рабочий чат. Весь персонал видит, что смена на сегодня закрыта и данные по зарплатам рассчитаны верно

Оно настроено на стороне PuzzleBot. Логика: при нажатии на кнопку “Отправить отчёт” уведомление приходит в рабочий чат

Полное уведомление

Приходит в чат руководителей. Мы можем смотреть статистику по рабочей смене за любой день

Здесь уже сложнее. Логика: данные из Telegram Mini App приходят в Google таблицу. Google Script анализирует, что в последнюю строку добавлены новые значения и через Telegram Bot API - это все приходит в чат руководителей

Столбцы: “Дата”, “Наименование”, “Сумма”

В этот лист приходят данные из Telegram Mini App, которые вносят работники либо управляющие. При нажатии на кнопку “отправить ответ” - данные приходят в Google-таблицу

На этом листе автоматически рассчитывается полный отчёт с расходами, доходами и зарплатой на основе Лист 1. Telegram-отчёты и Лист 2. Расходы

На этом листе считается полная отчётность по заведению по месяцам

Столбцы: “Месяц”, “Эквайринг”, “Расходы частичные”, “Расходы зарплаты”, “Общие расходы”, “Доход”, “Прибыль”, “Соучредитель 1”, “Соучредитель 2”, “Соучредитель 3”

Автоматизация бизнес-процессов позволяет экономить на расходах, обеспечивает высокую производительность и даёт прозрачность всем денежным потокам в заведении. После внедрения системы мы перестали считать отчёты вручную, сократили время закрытия смены с 30 до 5 минут, и теперь контролируем прибыль в реальном времени. Используем стабильные и надёжные инструменты для ведения бизнеса

Моё решение:

Telegram - 4200 руб./год

Puzzlebot - 10000 руб./год

GoogleSheets - бесплатно

Итого: собственная CRM 14.200 руб./год