В прошлой статье мы выявили основные факторы, наличие которых может указывать на необходимость внедрения системы автоматизации бизнес-процессов. Тезисно повторим их:
1. Вы испытываете сложности с хранением и поиском нужного документа;
2. Многие алгоритмы действий и информация теряются с уходом сотрудника;
3. Вы страдаете от ошибок, обусловленных человеческим фактором;
4. У вас в штате есть сотрудники, чей труд носит исключительно механический характер;
5. Не прослеживаются контрольные точки в процессе работы.
Если один и более факторов применимы к вашему бизнесу, то следует приступить к процессу автоматизации. Его можно условно поделить на этапов.
Этап 1. Анализ процессов
Сначала нужно провести анализ всех процессов в компании. Например, если вы занимаетесь предоставлением спецтехники в аренду, то вам следует проанализировать весь рабочий цикл - от получения заявки до оформления закрывающих документов после выполнения работ. Основная цель данного процесса - поделить его на этапы, после чего выявить самые слабые и времязатратные места.
Если слабых мест оказалось несколько, то стоит рассортировать их по степени важности и понять, какие из них больше влияют на скорость рабочего процесса и его результат. Именно на самые слабые места должна быть направлена работа системы автоматизации процессов.
Этап 2. Выбор системы автоматизации
Это один из самых сложных этапов, так как владелец бизнеса должен выбрать один из трех вариантов:
1. Создание системы автоматизации своими силами (с помощью собственного ИТ-отдела)
2. Использование готовых решений (Битрикс24, 1С и т.д.)
3. Разработка собственной системы автоматизации с помощью вендора.
Первый вариант событий - редкое явление в наше время. Не у каждого крупного бизнеса есть свой ИТ-отдел с энтузиастами, которые параллельно своим основным обязанностям готовы разрабатывать систему автоматизации. На разработку системы автоматизации могут уйти годы, поэтому компании отказываются от мысли самостоятельной разработки софта.
Второй способ набрал популярность благодаря многообразию поставщиков готовых систем автоматизации и их вариантов. В каждой системе есть свой готовый набор универсальных инструментов, который так или иначе подойдет для каждой компании с несложными внутренними процессами. Выбирая второй вариант, основное время уйдет на "подгон" готовой системы к вашему рабочему процессу и обучение сотрудников пользованию.
Минусы использования готовой системы:
По началу кажется, что внедрение готовой системы автоматизации - лучшее решение для среднего бизнеса, но есть несколько нюансов. Во-первых, чтобы "привить" системе уникальные функции, которые необходимы вашей компании, нужно нанять специалистов в области разработки конкретной системы. Во-вторых, готовые системы автоматизации очень трудно "срастаются" с новыми решениями, поэтому процесс внедрения тоже может стать весьма затратным. В-третьих, разработчики готовых систем автоматизации стараются впихнуть как можно больше функций и модулей для того, чтобы угодить всем и каждому, поэтому вы можете получить кучу ненужных функций, от которых глаза будут разбегаться по экрану. В-четвертых, база данных готовой системы автоматизации может быть не оптимизирована под ваши процессы. В этом случае может усложниться масштабируемость, которая влияет на скорость работы.
Вывод: используя готовую систему автоматизации, вы либо свыкаетесь со всеми нюансами и минусами, либо тратитесь на внедрение уникального функционала, который может и не прижиться вовсе.
Разработка собственной системы автоматизации с помощью компании-разработчика
Третий способ - разработка собственной системы автоматизации с помощью компании-разработчика. Можно сразу сказать, что это самый дорогой вариант, так как в него входит аналитика компании-разработчика, составление технического задания и разработка системы буквально с нуля. Но взамен вы получаете массу весомых и неоспоримых плюсов, которые вам не может предложить ни самописная система, ни готовое решение.
Уникальность. Дело не в том, что у вам будет своя система, которой больше не у кого нет (хотя и это тоже). Дело в функционале - вы можете создать уникальный набор модулей, которые будут решать ваши задачи и оптимизировать работу.
Быстродействие. Из-за того, что в вашей системе будут только те функции, которые вам необходимы, она будет работать быстро, а на пользователя не будет давить количество ненужных модулей.
Поддержка. В 99% случаев, компания, которая разработала для вас уникальную систему автоматизации бизнес-процессов, станет для вас надежным помощником в случае необходимости модернизации и поддержки качества.
Развитие. Ваша собственная система не будет ограничена в развитии - в нее довольно легко можно будет интегрировать новые функции и решения.
Независимость. Отсутствие привязки к лицензиям и оборудованию поставщика софта.
Если учесть, что системы автоматизации служат от 5 и более лет, то разработка собственной системы через компанию-разработчика кажется оптимальным решением, несмотря на возможную высокую стоимость разработки.
Этап 3. Внедрение
После того, как для вашего бизнеса разработана с нуля или адаптирована готовая система автоматизации бизнес-процессов, настает время для ее внедрения. Вопреки существующим версиям и вариантам неудачного опыта внедрения систем, можно с 99% уверенностью сказать, что это зависит исключительно от квалификации и обучаемости персонала. Выходить из зоны комфорта и учиться новому хочется не всем - привыкли вести бухгалтерию ручкой в тетрадке, ну и что? А ведь за этим "привыкли" скрываются потерянные часы работы и недовольные клиенты. Управленец должен стремиться улучшить качество оказания услуг и постоянно спрашивать себя: "за счет чего я могу сделать свой бизнес лучше, а работу эффективнее?".
Редакция IT-компании The MASCC - чешско-российского разработчика систем автоматизации (BPM/CRM) и мобильных приложений