Meeting card — структурируем подход к обсуждениям

Для подготовки к встречам, фиксации договоренностей и To-do используйте простой, но работающий инструмент Meeting card. В статье описание с примерами + шаблон.

Всем привет! Меня зовут Вова. Я Head of Realisation в AstraLab и у меня миллион обсуждений. Ниже опишу супер понятный инструмент, который помогает быстро к ним готовиться.

Meeting card — шпаргалка для обсуждений с тезисами, помогающая структурно доносить информацию и фиксировать дальнейшие шаги для масштабирования на команду.

Кому будет полезно: страдающим в высоком потоке информации и задач.

Meeting card делится на 2 блока: подготовка (цифры, цель, план) и постмит (заметки, что делаем после). Подробнее после скриншота шаблона.

Контент для подготовки к обсуждению.

Понятное название карточки, которое при необходимости поможет максимально быстро найти контент. В моем случае это дата и, как правило, участники диалога, иногда тема обсуждения.

Пример: 01/04/21 Ivan-Vova или 31/03/21 Buy out.

Intro

Контент для предметного диалога. Вводная информация к обсуждению, которая потребуется в ходе обсуждения: тезисы, числа, суммы, KPI и т.д.

Пример: 250 000 рублей бюджет на проект или выполнение KPI по качеству креативов 93%.

Goal

Цель встречи, которая должна отвечать на вопрос — «Для чего?». Если возникают сложности с пониманием цели, стоит ли сейчас тратить время на общение? Данный пункт шпаргалки должен быть всегда перед глазами, чтобы коммуникация не уходила в сторону.

Пример: перевод сотрудников Сэма и Баки на грейд Middle.

Plan

Хронология обсуждения и подачи контента. Для меня ключевой пункт, так как является стержнем коммуникации и исключает неудобные паузы, когда участники встречи вспоминают — "что дальше"? Со мной такое часто бывает. А еще этот пункт здорово экономит время.

Пример:

1. Презентовать OKR в формате "было-стало".

2. Понять, почему не достигли KPI в 95% по сборке баннеров.

3. Финализировать цели и ключевые результаты на q2 2021.

Difficulties

Сложности, о которых необходимо договориться на берегу, чтобы потом не появился внезапный критичный критерий для кого-либо, препятствующий компромиссу.

Пример: без детальных материалов по брифу на креатив не сможем начать срочный продакшен.

Контент для итогов обсуждения.

Notes

Поле для фиксирования заметок, тезисов и цитат во время обсуждения.

Пример: в брифе на креатив акцентировать внимание на трёх итерациях.

To-do

Результатом каждой встречи должны быть следующие шаги — то, ради чего собирались. Данный контент, разбавляя заметками, необходимо масштабировать на всех участников встречи.

Пример:

1. Определить ответственного за презентацию для команды.

2. Мотивировать ответственного Егерьмейстером.