Что такое Контур.Доверенность и для чего он нужен? Обзор сервиса для управления МЧД.
Контур.Доверенность — это специализированный сервис от СКБ Контур для управления машиночитаемыми доверенностями (МЧД) в организации. Машиночитаемая доверенность — это электронный документ в формате XML, подписанный квалифицированной электронной подписью руководителя компании или нотариуса. Он содержит все данные о доверителе, доверенном лице и его полномочиях. Сервис позволяет централизованно формировать, подписывать, регистрировать и отзывать МЧД, а также хранить всю историю их выпуска.
Какие ключевые возможности предоставляет сервис?
Контур.Доверенность предлагает комплексный набор функций для полного цикла работы с электронными доверенностями.
- Централизованное управление: Все выпущенные организацией МЧД хранятся в едином пространстве, что обеспечивает удобный контроль и доступ.
- Совместная работа: Руководитель может приглашать в сервис других сотрудников (бухгалтера, юриста). Они могут формировать проекты доверенностей, но право финальной подписи остается за единоличным исполнительным органом.
- Регистрация в реестре ФНС: МЧД, выпущенные в сервисе, могут быть зарегистрированы в реестре Федеральной налоговой службы. После этого они становятся доступны всем, кто использует этот реестр для проверки полномочий.
- Интеграция с другими системами: Сервис уже интегрирован с Контур.Диадок, что упрощает работу с доверенностями в электронном документообороте. Также предусмотрена возможность интеграции с другими информационными системами через API (программный интерфейс).
- Простой отзыв: Руководитель может в любой момент отозвать действующую доверенность. Другие пользователи могут инициировать заявку на отзыв.
Как работает порядок выпуска доверенности в сервисе?
В Контур.Доверенности предусмотрено несколько сценариев работы, что позволяет гибко выстраивать внутренние бизнес-процессы компании.
- Выпуск единолично руководителем: Руководитель организации заходит в сервис с помощью своего сертификата КЭП юридического лица, самостоятельно заполняет все реквизиты МЧД и подписывает ее.
- Выпуск с участием сотрудников: Руководитель приглашает в сервис ответственного сотрудника. Тот формирует проект доверенности и отправляет его руководителю на проверку и финальное подписание. Это значительно экономит время руководителя.
- Заявка от уполномоченного представителя: Представитель (например, бухгалтер из аутсорсинговой компании) может создать заявку на выпуск МЧД, которую затем должен проверить и подписать руководитель организации-доверителя.
- Работа с черновиками: На любом этапе можно сохранить заполненную доверенность как черновик и вернуться к ее оформлению позже.
Каковы технические требования для работы с сервисом?
Для использования Контур.Доверенности необходимо соблюдение нескольких обязательных условий.
- Подключение к интернету: Сервис является облачным, поэтому для доступа к нему требуется стабильное подключение к сети Интернет.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП): Для подписания машиночитаемой доверенности требуется действующий квалифицированный сертификат, выпущенный аккредитованным удостоверяющим центром.
- Средства криптографической защиты информации (СКЗИ): Необходимо соответствующее программное обеспечение для работы с электронной подписью.
Как сервис обеспечивает безопасность и защиту персональных данных?
При работе с МЧД обрабатывается большой объем персональных данных, и сервис уделяет этому вопросу серьезное внимание.
- Ответственность сторон: Согласно лицензионному договору, компания-лицензиат гарантирует, что она получила согласие субъектов персональных данных на их обработку с использованием Контур.Доверенности, в том числе на передачу в реестр ФНС.
- Аттестованные системы: Серверы и информационные системы Контур аттестованы на обработку и хранение персональных данных.
- Ограниченный доступ сотрудников: Сотрудники СКБ Контур не имеют доступа к пользовательским данным, что обеспечивает их конфиденциальность.
Для каких целей можно использовать машиночитаемые доверенности?
МЧД, выпущенные в сервисе, носят универсальный характер и могут применяться в различных ситуациях.
- Электронный документооборот (ЭДО): МЧД необходимо передавать вместе с каждым документом, который был подписан сертификатом физического лица, а не руководителя компании. Интеграция с Контур.Диадок делает этот процесс seamless.
- Сдача отчетности в контролирующие органы: МЧД позволяет бухгалтерам и аутсорсинговым компаниям подписывать и сдавать электронную отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат вместо руководителя.
- Взаимодействие с любыми информационными системами: Выпущенные МЧД можно использовать не только в продуктах Контур, но и в любых сторонних системах после их скачивания или настройки интеграции через API.