Сколько стоит один день с партнёрами: зачем считать экономику офлайн-мероприятия, и как сделать это при помощи Битрикс24?

Многие компании не умеют считать профит от офлайн-мероприятий. А формат, в свою очередь, живет за счет слепой веры в магию живого контакта с клиентом или партнерами. Эта статья о том, как одна компания подошла к вопросу расчета выгоды системно и перестала надеяться на дело случая.

Расходы на офлайн-события ощущаются сразу: аренда площадки, техника, программа, работа команды. День получается плотным, участники активно взаимодействуют, обсуждают задачи и идеи. После завершения остаётся ощущение, что всё прошло хорошо. Хотя если через неделю попытаться собрать фактуру, картина выходит неполной — часть участников не попадает в итоговые списки на пост-коммуникацию, а данные сводятся к точечным заметкам.

Внутри компаний постепенно привыкают к такому режиму. Мероприятие считается полезным по умолчанию, потому что «так принято» и потому что этот формат кажется эффективным сам по себе. При этом у бизнеса не остаётся инструмента, который фиксирует движение участников внутри события и позволяет связать встречу с последующими результатами.

Без такой опоры экономику мероприятия сложно оценить даже примерно: непонятно, какие возможности появились на площадке и как они проявили себя дальше.

Работа с партнёрами во время офлайн-мероприятий обычно начинается с простых инструментов. Список приглашённых собирают в Excel, рассылку отправляют вручную или при помощи простых сервисов по типу Unisender, на входе ставят отметки в распечатанном файле.

Такой процесс кажется удобным, пока поток людей небольшой. Но когда участников становится больше, вместе с популярностью приходят проблемы. Регистрация занимает больше времени, а часть информации о клиентах или партнерах сразу уходит в устные договорённости и личные заметки сотрудников.

Но даже самые продвинутые таблички в Excel не смогут описать весь пользовательский путь. Через несколько дней команда не может восстановить, кто дошёл до обсуждения условий, кто участвовал в активностях, кто просил материалы и какие темы поднимались в личных беседах.

Эта фрагментарность приводит к прямым упущениям. Партнёр остаётся без расчёта, который ему обещали. Запрос на презентацию забывается. Интерес к конкретной продуктовой линейке не доходит до продавца, который мог бы его обработать. Несколько потенциальных сделок проваливаются, потому что никто не зафиксировал, что именно обсуждалось и с кем.

Событие перестаёт быть бизнес-процессом, когда его путь не фиксируется в единой системе. Партнёр проходит через серию шагов — от приглашения до взаимодействия на площадке — и каждый шаг создаёт важную часть общей картины.

Если этой картины нет, команды работают в разных реальностях. Маркетинг видит только отправленные письма и факт регистрации, продажи — лишь часть контактов, дошедших до них случайным образом. Между этими точками образуется разрыв, который лишает компанию понимания, что произошло внутри события и какие возможности оно создало.

Чтобы вернуть событию экономический смысл, путь партнёра удобнее рассматривать как последовательность переходов, а не как набор разрозненных действий команды. Сначала формируется сегмент, партнёр получает приглашение, подтверждает регистрацию, появляется в списке. Затем доходит до площадки, проходит отметку на входе, участвует в сессиях или активности, задаёт вопросы, запрашивает материалы.

Каждый шаг отражается в CRM как изменение состояния: регистрация создаёт сущность, явка переводит её в новый статус, участие фиксируется флагами или тегами, интерес к продукту формирует сигнал для продаж.

Событие превращается в воронку со своими стадиями и триггерами, где видно, сколько партнёров прошло путь целиком, а где цепочка оборвалась.

В одном из проектов это подход партнер-интегратор Битрикс24 Bestrank реализовывал для крупного ритейлера электроники, который регулярно проводит партнёрские конференции.

Список компаний-партнёров был внушительный, мероприятие собирало стабильный поток гостей, хотя после каждого события значительная часть контактов терялась. Команда видела заполненные залы, позитивные отзывы и отдельные договорённости, хотя не могла сказать, сколько конкретных возможностей возникло внутри дня и что с ними произошло дальше.

Все началось с описания маршрута: от базы партнёров до сделки. На доске разложили шаги — попадание в сегмент, отправка приглашения, регистрация через форму, явка с отметкой, участие в ключевых активностях, запрос материалов, переход в продажи.

Под эту схему в Битрикс24 собрали отдельный смарт-процесс «мероприятие», связанный с CRM. Партнёров заранее сегментировали по потенциалу, формату сотрудничества и региону, а рассылка приглашений шла уже по этим группам.

Регистрационная форма создаёт или обновляет карточку компании и одновременно привязывает контакт к конкретному событию. На входе у каждого участника есть письмо с уникальной ссылкой или QR-кодом, скан которого переводит статус в «пришёл» и фиксирует время явки. Внутри дня сотрудники отмечают ключевые действия: участие в закрытой сессии, интерес к определённой продуктовой линейке, запрос коммерческого предложения.

После завершения система автоматически отправляет материалы, а на основе совокупности отметок создаёт сделки или задачи для продаж с разным уровнем приоритета.

В результате у компании появилась цельная картина. Воронка партнёрского события стала измеримой: видно, сколько приглашённых зарегистрировалось, сколько дошло до площадки, сколько проявило активный интерес и сколько перешло в сделки.

На дашборде в BI-конструкторе (кстати, тоже внутри Битрикс24) понятны точки выхода: например, партнёр регистрируется, однако не приезжает, или приезжает и участвует в продуктовой сессии, хотя не получает дальнейшего контакта. Кейс показывает, что бизнесу нужен не отдельный инструмент отметок, а модель, которая удерживает весь путь партнёра — от приглашения до передачи в работу продажам и дальше до выручки.